Quando se é gestor de um negócio, sabemos o quanto isso pode ser trabalhoso e muito desgastante. Mas, como às vezes podemos contar com uma pequena ajuda, a gestão de documentos está aí para te auxiliar e melhorar sua administração. Por isso, neste artigo você vai conferir como fazer para organizar arquivos de uma empresa.
Veja algumas dicas para organizar arquivos de uma empresa
1- Determine um local exclusivo para guardar os documentos
É essencial ter um lugar certo e único para reunir todos os documentos da empresa, sejam eles físicos ou digitais. Dessa forma, evita-se que os funcionários percam tempo procurando arquivos em locais diferentes. Grandes empresas podem ter um local de arquivo mais amplo, podendo ser até mesmo uma sala inteira. Isso irá depender da demanda de documentos da companhia.
Entretanto, com a chegada da tecnologia no meio tributário e fiscal, é importante, para fins governamentais, que o contribuinte possua todos os seus documentos fiscais eletrônicos seguros. Se esses documentos estiverem centralizados, será ainda mais fácil para encontrá-los e realizar a entrega e obrigações.
2- Documentos funcionais
Organizar arquivos de uma empresa referentes a colaboradores e prestadores de serviços é muito importante. Eles devem ser preservados por um longo tempo dentro das companhias. Cada colaborador deve ter sua própria pasta.
Essa pasta deve conter toda a documentação do funcionário, desde sua admissão, com os laudos de exames periódicos em dia, comprovantes de pagamento, concessão de férias e outros documentos relacionados. Além de todos esses documentos do setor de recursos humanos, a organização de arquivos deve ser feita também com aqueles que se referem ao serviço médico e de saúde ocupacional.
3- Utilize um arquivo suspenso
Para saber como organizar arquivos de uma empresa, é preciso entender que existem muitos documentos que precisam ser guardados na forma física. Para eles, o ideal é utilizar o sistema de arquivos suspensos. Isso porque eles permitem uma maior facilidade na hora de encontrar um documento dentre muitos outros similares.
Isso acontece pois é possível manter um agrupamento por pastas e assuntos relacionados, sem a necessidade de ficar abrindo envelopes ou espalhando documentos pelas mesas. Arquivos suspensos possuem muito mais praticidade do que pastas, porque eles não exigem que você abra um por um para conferir o conteúdo.
4- Possua uma ferramenta para te ajudar
Quando uma instituição conta apenas com documentos físicos, isso demanda um esforço de pessoal que custa caro. Devido a isso, a melhor solução é automatizar todos os processos possíveis.
Para os documentos fiscais, que seguem o padrão eletrônico, é possível centralizar e realizar uma gestão totalmente online. Isso exigirá menos trabalho humano, o que torna o processo muito mais eficaz, evita extravios e aumenta a agilidade na busca por um documento, etc.
A ferramenta de gestão de documentos da Profits Consulting é o E-CLIC, software desenvolvido pela própria empresa. Ele permite o gerenciamento inteligente de documentos durante todo o seu ciclo de vida.
Além de ser uma ferramenta totalmente via web, pode ser personalizado conforme a demanda da empresa, garantindo o gerenciamento dos documentos e informações em qualquer lugar e a qualquer hora. Organizar arquivos de uma empresa não é fácil, mas pode contar com a Profits para te ajudar!
