Custo / Retorno sobre o investimento (ROI)
A maioria das empresas não está atenta para o retorno sobre os investimentos. Importante que seja analisada a estimativa de redução de custos ou aumento de receita proporcionada por um investimento a fim de verificar seus benefícios financeiros. Vamos dizer que a implementação de um software de gestão de documentos/projetos, como o E-CLIC, custe R$ 60 por usuário por mês. Outros sistemas tendem a custar mais do que dez vezes este valor. Digamos que um usuário economize 15 minutos por dia (que é uma estimativa muito conservadora) ou uma hora a cada 4 dias. Então, um profissional que possui um valor de R$ 60 por hora paga o investimento mensal em apenas 4 dias! É possível realizar este cálculo de outras formas, o fato é que o retorno sobre o investimento será sempre rápido.
Estudo de caso real
Projeto 1
Controle manual de documentos
Projeto 2
Controle de documentos via E-CLIC
Dados da empresa
- Mercado: projetos de engenharia
- Cidade: Rio de Janeiro/RJ
- Profissionais na área técnica: 200 – 250
- Médias mensais:
- 47.080 consultas de documentos
- 600 documentos produzidos
- 120 guias de remessas emitidas (GRD)
- 120 relatórios gerenciais e de qualidade elaborados
Economia de tempo de consulta a documentos
33,34% de economia de tempo.
- Média de consulta a documentos: 47.080
- Redução de tempo por consulta: 5 segundos
- Redução de tempo por mês: 65,4 horas
- Economia estimada: R$ 3 mil / mês
Economia de tempo para transferências de atividades de documentos
91,67% de economia de tempo.
- Média de documentos produzidos por mês: 600
- Redução de tempo por transferência de atividade: 55 segundos
- Quantidade média de transferências na produção de documento: 8
- Redução de tempo por documento: 7,33 minutos
- Redução de tempo por mês: 73,33 horas
- Economia estimada: R$ 3 mil / mês
Economia de tempo para emitir documentos
75% de economia de tempo.
- Média de guias de remessa: 120
- Redução de tempo para elaboração da guia: 15 minutos
- Redução de tempo por mês: 30 horas
- Economia estimada: R$ 1 mil / mês
Economia de tempo para elaborar relatórios gerenciais e de qualidade
95% de economia de tempo.
- Média de relatórios elaborados: 120
- Redução de tempo para elaboração: 2 horas
- Redução de tempo por mês: 240 horas
- Economia estimada: R$ 14 mil / mês
Melhora na qualidade da documentação entregue aos clientes
50% de melhora na qualidade.
- Média de documentos produzidos: 600
- Documentos com comentários, projeto 1: 120 (20%)
- Redução de documentos com comentários: 60 (10%)
- Economia estimada: R$ 18 mil / mês
Visão geral
| Descrição | Redução estimada |
|---|---|
| Consulta a documentos | R$ 3 mil / mês |
| Workflow de produção dos documentos | R$ 3 mil / mês |
| Guia de remessa de documento | R$ 1 mil / mês |
| Relatórios gerenciais e de qualidade | R$ 14mil / mês |
| Atendimento a comentários de clientes | R$ 18 mil / mês |
| Gestão + Indiretos | R$ 6 mil / mês |
Total | R$ 45 MIL / MÊS |
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