Gerenciamento Eletrônico de Documentos – GED
Todos organizam seus documentos de alguma forma, utilizando ou não um Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED). Mas, quais as vantagens em utilizar um Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED).
Em geral, as empresas que não utilizam um Gerenciamento Eletrônico de Documentos passam tempo considerável buscando documentos perdidos, sendo muitas vezes necessário re-digitálos. Estas buscas ocorrem em subdiretórios que foram arrastados e largados quem sabe onde quem sabe por quem. Estas são algumas das questões que normalmente levam as empresas a adotar um Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED).
Atualmente, somos sobrecarregados com uma grande quantidade de informações. Um Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) busca traz ordem a este caos, organizando os documentos (por cliente, categoria, entre outros), assim como os direcionando para o local apropriado.
Porque utilizar um Gerenciamento Eletrônico de Documentos?
Para empresas de médio e grande porte, com dezenas ou centenas de milhares de documentos, um Gerenciamento Eletrônico de Documentos para organizar, indexar e controlar os seus documentos é uma necessidade absoluta.
No entanto, muitas empresas pequenas não identificam esta necessidade. Elas entendem que com uma estrutura bem planejada de diretórios poderão ter acesso adequado aos seus documentos. Estas empresas argumentam que as funcionalidades adicionais oferecidas pelo sistema de gestão de documentos não vale o custo adicional com hardware, software, treinamento e administração. Apresentaremos neste artigo algumas vantagens de utilização do Gerenciamento Eletrônico de Documentos em pequenas empresas.
Como funciona um Gerenciamento Eletrônico de Documentos?
Em um Gerenciamento Eletrônico de Documentos, cada documento é cadastrado, fornecendo normalmente, as seguintes informações: cliente, projeto, código, título, autor, tipo de documento, além de outros itens. Por exemplo, um escritório de projetos de engenharia precisa de campos extras para identificar a disciplina do documento (civil, mecânica, arquitetura…) o formato do documento (A0, A1, A2…). O cadastro é indexado para recuperação rápida. Um nome de arquivo é atribuído pelo Gerenciamento Eletrônico de Documentos, que decide onde armazenar o documento com base em critérios estabelecidos pela empresa (cliente, projeto, subprojeto…). Este processo é transparente para o usuário que nem sequer vê a estrutura subjacente de diretórios.
Uma das primeiras questões que a empresa precisa decidir é se o uso do Gerenciamento Eletrônico de Documentos deve ser obrigatório. O uso opcional do sistema resulta na redução dos principais benefícios do sistema, como redução dos erros causados por falha humana e aumento da cooperação entre os usuários. Assim, normalmente são bloqueadas as alternativas de acesso aos documentos, tornando o uso do Gerenciamento Eletrônico de Documentos obrigatório.
Quando um usuário desejar recuperar um documento, bastará digitar os critérios de pesquisa na tela de documentos para encontrar o documento desejado. O Gerenciamento Eletrônico de Documentos normalmente disponibiliza pesquisas mais avançadas, incluindo a possibilidade de combinar critérios de pesquisa dos documentos.
Dependendo do sistema, os recursos adicionais podem fornecer opções avançadas de segurança, controle de versão, auditoria das ações realizadas pelos usuários (mostrando quem acessou o documento), e assim por diante.
Principais Motivos para Utilizar um Gerenciamento Eletrônico de Documentos
Quais são as principais considerações que levam uma empresa a adotar um Gerenciamento Eletrônico de Documentos em vez de continuar com um sistema manual? Serão apresentadas a seguir algumas destas considerações.
Visão Cliente / Assunto: Muitas empresas usam o Outlook como o seu “Gerenciamento Eletrônico de Documentos”, muitas vezes armazenando mais de 10.000 e-mails. O problema é que o Outlook está baseado em e-mails, não havendo uma maneira automática para localizar todos os e-mails relevantes para um assunto específico de um cliente. O Gerenciamento Eletrônico de Documentos, por outro lado, tende a ter visão cliente e assunto: tudo está organizado em torno de clientes e assuntos. Desta forma, torna-se simples para o sistema perguntar: “mostre-me todos os documentos do cliente X ou assunto Y”.
Base Centralizada: O gerenciador eletrônico de documento possibilita a padronização e centralização do armazenamento de documentos. Quando todos os usuários são obrigados a usar o mesmo sistema, existe certeza de que, por exemplo, toda ata de reunião será armazenada em “Ata de Reunião” em vez de “Atas”, ou em “Registro de Reunião”, obrigando que todos usem a mesma convenção. Além disso, ele garante que todos os documentos salvos são armazenados no mesmo lugar, em vez de alguns serem armazenadas no servidor e alguns na área de trabalho local; assim como, que todos os documentos são organizados usando o mesmo sistema, em vez de ter os documentos de um determinado cliente armazenado usando critérios diferentes – por usuário, por área, etc. Este é um critério cada vez mais importante, pois facilita a recuperação rápida e completa de todos os documentos relevantes.
Maior Velocidade de Recuperação de Documentos: Em um sistema manual, o usuário deve saber onde um documento existente foi armazenado e qual o seu nome. Enquanto a maioria dos usuários é bastante eficiente em encontrar os seus próprios documentos, a busca de um documento criado por outra pessoa pode levar uma quantidade significativa de tempo. Em muitos casos, um usuário gasta 5 minutos ou mais à procura de um documento, ou mesmo redigitando. Com o Gerenciamento Eletrônico de Documentos a recuperação de documentos para alguns segundos.
Redução do Erro Humano: O tempo perdido em um sistema manual, devido a erro humano é substancial. Um usuário pode ter armazenado um documento no lugar errado, ou esqueceu o nome que deu ao documento, ou até mesmo “arrastar e soltar” um diretório inteiro para algum lugar novo, mesmo sem estar ciente disso. Quando alguém que não seja o autor original tenta acessar um documento, as dificuldades são agravadas. Um usuário pode ter que olhar em quatro ou cinco lugares antes de encontrar um documento, ou mesmo ser incapaz de encontrá-lo. Se o autor original do documento está fora do escritório por motivo de doença, férias, etc. isso pode ser um problema sério. Quando as pessoas mudam de emprego ou atribuições, o problema é agravado.
Controle de Acesso aos Documentos: O gerenciador eletrônico de documento normalmente dá a empresa um controle muito maior sobre a segurança dos documentos e o acesso. Os documentos confidenciais podem ser disponibilizados apenas para as pessoas que precisam vê-los.
Ao definir que grupos de pessoas têm acesso a quais tipos de documentos, o gerenciador eletrônico de documento evita os problemas inerentes à proteção de documentos com senha. As funcionalidades de segurança podem incluir um mecanismo de auditoria, mostrando quem acessou um documento, quem fez alterações, etc.
Além dos itens mencionados acima, existem motivações adicionais para que as empresas adotem um Gerenciamento Eletrônico de Documentos. Apresentaremos a seguir as motivações relacionadas ao E-CLIC (Gerenciamento Eletrônico de Documentos da Profits Consulting)
Aumento da Produtividade da Equipe:
Agilidade na distribuição e acompanhamento das atividades
- Abertura automática de atividades
- Envio de e-mail para responsáveis pelas atividades
- Controle dos dias em andamento das atividades
Agilidade no acompanhamento do projeto
- Relatórios (status documentos, emissões, markups…)
- Indicadores (erros checklist, prazos…)
Agilidade na busca de documentos
- Filtros e pesquisas rápidas de documentos
Agilidade na participação de pessoas externas
- Acesso aos documentos e informações via internet
Agilidade em outras atividades do projeto
- Geração automática da Guia de Remessa de Documentos
- Geração automática do Relatório de Qualidade
Maior Qualidade do Documentos Produzidos
Padronização do processo de elaboração dos documentos
- Definição de fluxo para cada tipo de documento do projeto
- Obrigatoriedade do preenchimento do Checklist
- Possibilidade criação de documentos a partir de padrões do projeto
Redução de falhas operacionais
- Controle automático de revisões e versões dos documentos
- Impede a edição simultânea dos documentos
Suporte no aperfeiçoamento dos profissionais
- Ranking dos itens incorretos no Checklist
- Identificação dos profissionais relacionados aos itens incorretos
Suporte na gestão das informações de referência
- Envio de e-mail na inclusão e alteração de documentos de referência
- Relacionamento de documentos referência com documentos produto
Organização de comentários e anexos relacionados aos documentos
Maior segurança para os documentos
Controle das permissões do sistema
- Acesso via login e senha (criptografada) individual
- Controle das funcionalidades do sistema para cada usuário
Controle das permissões dos documentos por projeto
- Controle de acesso aos documentos de cada projeto por: tipo de documento, por disciplina e por status do documento
- Controle das ações permitidas nos documentos: leitura, edição, suspensão, exclusão…
Mapeamento das ações realizadas no sistema
- Mapeamento das ações realizadas pelos usuários, com data e hora
Custo / Retorno sobre o Investimento (ROI)
A maioria das empresas não está atenta para o retorno sobre os investimentos. Importante que seja analisada a estimativa de redução de custos ou aumento de receita proporcionada por um investimento a fim de verificar quais os benefícios financeiros daquele investimento.
Vamos dizer que a implementação de um Gerenciamento Eletrônico de Documentos, como o E-CLIC custe R$ 60 por usuário / mês. Sistemas maiores tendem a custar mais do que dez vezes este valor. Digamos que um usuário economiza 20 minutos por dia (que é uma estimativa muito conservadora) ou uma hora a cada 3 dias. Então, um profissional que possui um valor de R$ 30 por hora paga o investimento mensal em apenas 6 dias! É possível realizar este cálculo de outras formas, o fato é que o retorno sobre o investimento será sempre rápido. Naturalmente, este varia de acordo com produto.