Para organizar seus documentos, buscar por sistemas de gerenciamento de arquivos é uma boa ideia por diversas razões. Afinal, sejam documentos materiais ou online, existem muitos benefícios em sistematizar a sua organização. Neste artigo, vamos citar e examinar alguns deles.
Redução de custos
A adoção de sistemas de gerenciamento de arquivos é um investimento que, a longo prazo, pode fazer toda a diferença para o seu negócio. Para entender melhor essa afirmação, pense no quão cara a perda de um documento importante pode ser para a sua empresa. Investindo num sistema de gestão de arquivos, você previne essas situações, evitando gastos potencialmente prejudiciais.
Além disso, no caso de um sistema de gerenciamento eletrônico, como o E-CLIC, há também uma grande economia no orçamento que é gasto com o manejo de documentos físicos. Imprimir documentos faz com que você gaste com tinta e manutenção de impressora, além dos materiais em que seus arquivos forem impressos. Esses gastos podem não parecer significativos, mas cortá-los só vai beneficiar a sua empresa.
Menor gasto de espaço
Esse é um ponto de muita importância. Documentos físicos ocupam muito mais espaço do que parece – remover uma pilha de arquivos da sua mesa pode transformar completamente o seu ambiente de trabalho. Isso cria um espaço mais agradável para os funcionários, e um espaço agradável é sempre mais produtivo.
No caso de documentos eletrônicos, um sistema de gerenciamento também te ajuda a poupar espaço na sua base de dados. E como isso acontece? Bem, o sistema é feito para armazenar arquivos, então ele impede que os seus documentos fiquem soltos em computadores aleatórios da empresa, juntando-os numa única área. Isso deixa o computador mais organizado e leve de se manusear.
Mais segurança
Nesse aspecto, um software de gestão de documentos é a melhor solução. Não importa como você os guarde, seus arquivos físicos nunca estarão tão seguros como eles estariam com a ajuda de um software feito para armazená-los. Isso porque um sistema como esse permite que você regule o acesso aos documentos muito mais rigorosamente.
Você pode, por exemplo, determinar quais funcionários podem acessar determinado arquivo. Desse modo, você tem completo controle da disseminação de informações dentro e fora da sua empresa.
Sistemas de gerenciamento de arquivos melhoram a acessibilidade dos documentos
Arquivos desorganizados são difíceis de administrar. Afinal, se você precisar procurar por um documento para usá-lo, você vai gastar mais tempo nessa tarefa do que se ele estivesse facilmente à mão. Devido a isso, nesse aspecto, um sistema de gerenciamento de arquivos pode te garantir uma acessibilidade mais rápida e mais simples.
Melhor comunicação entre funcionários
Documentos que podem ser acessados por diferentes usuários em diferentes locais podem ser modificados com muito mais facilidade. Isso porque não há necessidade de perder tempo passando o arquivo físico de uma pessoa para a outra. Assim, o tempo dos funcionários é otimizado e pode ser mais produtivo.
Possibilidade de evitar perdas
Um software de gerenciamento de documentos precisa ter, antes de mais nada, um sistema de backup e recuperação de arquivos. Portanto, se houver alguma falha ou erro do sistema, o software ainda pode resgatar os seus documentos para evitar um prejuízo maior.
Diante de tudo isso, você deve ter entendido os muitos benefícios de sistemas de gerenciamento de arquivo. Práticas assim podem ajudar muito a sua empresa a crescer e a se manter organizada.
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