A importância do gerenciador eletrônico de documentos (GED), atualmente, se mostra de diversas formas. Aliás, você sabe o que são sistemas de GED? Tratam-se de ferramentas, cada vez mais indispensáveis para as empresas, para gerenciar um grande volume de informações e arquivos de forma digital.
Softwares de GED, como o E-CLIC, permitem gerar, armazenar, compartilhar, controlar, recuperar e, o melhor de tudo, proteger documentos. Isso faz com que os usuários consigam ter acesso a qualquer documento de maneira rápida e segura, mantendo as informações corporativas protegidas.
Para exemplificar a importância do gerenciador eletrônico de documentos, podemos usar o caso do viaduto que cedeu na marginal Pinheiros, em São Paulo, em novembro de 2018. A Prefeitura, após o ocorrido, procurou o projeto original do viaduto e não o encontrou. Devido a isso, acabou precisando recorrer a acervos e até a viúva do engenheiro responsável.
Assim, destaca-se a relevância de ter uma gestão eletrônica de documentos em projetos de Engenharia. Isso porque quando tudo é documentado e armazenado com segurança, não há risco de perdas ou danos e os arquivos podem ser acessados sempre que for preciso.
Saiba mais sobre a importância do gerenciador eletrônico de documentos
A gestão eletrônica de documentos é vista como uma opção rápida, segura e eficiente para que as empresas possam alcançar, com êxito, seus resultados. Isso porque o GED faz com que o negócio se destaque em relação à concorrência, mostrando muito mais profissionalismo e organização empresarial.
A importância do gerenciador eletrônico de documentos se apresenta diante da garantia de que as informações produzidas serão muito bem, como diz o nome, gerenciadas. Com o GED, qualquer tipo de arquivo da empresa poderá ser rastreado de forma mais fácil.
Além disso, é possível também tornar os documentos confidenciais, fazendo com que eles sejam abertos somente por pessoas previamente determinadas. E, ainda, proporcionar mais eficiência nas rotinas documentais da empresa, já que controla melhor as etapas, desde a produção até a destinação final.
Gerenciamento Eletrônico de Documentos: o que o GED faz exatamente
A verdadeira importância do gerenciador eletrônico de documentos é fazer a conversão dos arquivos para o formato digital. Depois disso, os documentos são gerenciados através de softwares, como o E-CLIC. A estruturação dessas informações é feita de forma inteligente, o que assegura o acesso fácil e rápido.
Bom, mas você deve estar se perguntando o que acontece com os documentos físicos. A resposta é: depende. Existem empresas que precisam conservar os documentos físicos, seja por motivos de segurança ou por questões legais.
Nesse caso, é possível fazer a combinação entre o GED e o armazenamento físico, que é a gestão de documentos de uma forma mais ampla. Se isso não for necessário, os papéis poderão ser eliminados e se tornarão coisa do passado.
Conheça os benefícios do GED
Às vezes é imensurável a quantidade de dados produzidos mensalmente ou até diariamente por uma empresa. A importância do gerenciador eletrônico de documentos é que essa ferramenta oferece diversos benefícios para as instituições, como a melhora na produtividade e qualidade nos processos de decisão.
Veja outras vantagens importantes do GED:
- segurança e confidencialidade das informações;
- maior controle, rastreabilidade e acesso aos dados;
- otimização do tempo das atividades e dos processos;
- redução de custos operacionais;
- identificação e descarte de documentos obsoletos e desnecessários;
- economia de espaços físicos destinados ao arquivamento;
- melhor gerenciamento dos recursos financeiros;
- aprimoramento da gestão empresarial como um todo;
- permitir que a companhia cresça de maneira segura e planejada.
Conseguiu compreender a importância do Gerenciador Eletrônico de Documentos? O GED é essencial para o seu negócio e isso se comprova através de muitos motivos. A Profits Consulting é uma empresa especialista em gestão de documentos e tecnologia empresarial, com soluções que podem te ajudar.
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