Faz algum tempo que as empresas vêm utilizando servidores de arquivo para fazer o armazenamento das suas informações corporativas. Esses servidores são uma unidade comum, que pode ser acessada por meio dos desktops conectados em um mesmo escritório.
Quando os servidores de arquivo foram criados, eles caracterizaram um enorme avanço no ramo empresarial. Isso porque os colaboradores passaram a poder salvar arquivos em uma área compartilhada, sem precisar se preocupar com documentos ocultos em unidades pessoais.
Entretanto, o que acontece é que os servidores de arquivo tradicionais demonstram inconvenientes graves, que podem mais atrapalhar do que ajudar as empresas que os utilizam. Podem existir falhas na colaboração, versões antigas de documentos podem ser confundidas com as mais recentes, o conteúdo pode ser duplicado, entre outras coisas.
Além disso, é desperdiçado muito tempo para procurar arquivos em um servidor. Circunstâncias como essas causam problemas na colaboração da empresa de um modo geral, podendo haver ruídos na comunicação que prejudicam a eficiência das práticas de trabalho.
Para mudar isso, a melhor opção é, se você os utiliza, fazer uma migração dos servidores de arquivo para o uso do gerenciador eletrônico de documentos (GED). Neste artigo, você vai ver as vantagens de fazer essa mudança e entender como ela pode ser benéfica para o seu negócio.
Por que mudar dos servidores de arquivo para o GED
Ter total controle de acesso aos documentos
O que não faltam são motivos para utilizar um gerenciador eletrônico de documentos. Entre eles está a possibilidade de os gestores possuírem um controle efetivo sobre o acesso aos arquivos e, consequentemente, à segurança deles. Dessa forma, documentos da empresa que são extremamente confidenciais só serão disponibilizados para pessoal selecionado.
Ao definir o grupo de pessoas que poderão acessar certos documentos, o GED oferece proteção aos dados através de senhas. Além disso, as funcionalidades de segurança também podem incluir um mecanismo de auditoria. Assim, mostrando sempre quem acessou um documento, ou fez alterações, etc.
Contar com processos nivelados
Mostrar apresentações de qualidade, incluindo os processos documentais, faz com que uma instituição seja reconhecida pela sua eficiência. Migrar dos servidores de arquivo para um GED permite que você tenha os processos de documentos nivelados. Dessa forma, a emissão, o transporte e o armazenamento deles serão realizados sempre de maneira uniforme. Assim como os arquivos digitalizados estarão dentro das condições adequadas e com fácil acesso para utilização.
Ter uma única cópia em um espaço único
O GED possibilita que um documento seja armazenado em um só lugar. Assim, os usuários que possuírem acesso a ele poderão vê-lo e modificá-lo sem criar versões em diversos dispositivos. Isso elimina a criação de várias cópias de um mesmo arquivo. Apenas uma versão é criada e fica no lugar certo, garantindo transparência para todos.
Ter mais agilidade nas tarefas
Para todo gestor, o tempo é um recurso precioso. Por isso utilizar um GED é tão importante. Com ele, os funcionários de uma companhia não desperdiçam tempo procurando por um documento. Buscar arquivos torna-se uma tarefa simples, pois basta digitar uma palavra-chave para encontrá-los. Considerando a demanda documental de uma empresa, essa vantagem é bastante relevante e proporciona muito mais agilidade no trabalho.
Acesso ampliado
Através do gerenciador eletrônico, gestores e funcionários podem acessar documentos a qualquer hora, em qualquer lugar e através de diferentes dispositivos. Não é preciso estar, de fato, no escritório para ter acesso a alguma informação importante.
Se convenceu a sair dos servidores de arquivo e mudar para o GED? A Profits Consulting pode de ajudar! A empresa especialista em gestão de documentos oferece um conjunto de estratégias e ferramentas que são utilizadas no armazenamento, preservação e disponibilização das informações relacionadas às principais necessidades do seu negócio.
