Investir em um gerenciador eletrônico de documentos é uma das ações mais inteligentes que uma empresa pode tomar. Aumentar a produtividade e permitir o trabalho remoto, ao mesmo tempo em que obtém um ótimo retorno financeiro é uma mudança que as empresas não podem perder.
Atualmente, a necessidade de documentos armazenados digitalmente tornou-se essencial para praticamente todas as empresas. Com um número crescente de funcionários trabalhando fora do escritório, o acesso seguro aos documentos da empresa é uma necessidade. Manter documentos em papel provou ser ineficiente, um passivo de segurança e caro de gerenciar e manter.
Felizmente, um software de gerenciamento de documentos permite uma ótima solução e gera retorno financeiro. Um estudo da NUCLEUS RESEARCH descobriu que as pequenas e médias empresas obtiveram um retorno de US $ 8,55 sobre cada dólar investido em gerenciamento de conteúdo.
Como o gerenciamento eletrônico de documentos permite ótimo retorno financeiro para as empresas?
Economiza custos de material e equipamento
A maioria das empresas gasta milhões em papel para que os funcionários imprimam e façam cópias de relatórios, e-mails, declarações contábeis, relatórios de despesas, formulários de impostos, etc. Além disso, o custo de compra e manutenção de impressoras tem se tornado cada vez mais caro e desnecessário.
Com um Gerenciador Eletrônico de Documentos (GED) a criação, edição, assinatura e compartilhamento de documentos podem ser realizados digitalmente.
Economiza custos de armazenamento físico
O espaço de um escritório é uma despesa enorme para as empresas. Dedicar espaço e armários para abrigar arquivos cheios de papel é um custo irrecuperável. Se você mantiver seus documentos arquivados em armazenamento externo, terá a despesa de armazenamento e de taxas de recuperação. A implementação de um sistema de gerenciamento de documentos ocupa um espaço mínimo para os servidores ou espaço zero e nenhuma manutenção se faz em uma nuvem.
Aumenta a produtividade
Os documentos passam por revisões e aprovações. Executar essas funções manualmente resulta em horas significativas de trabalho para: fazer alterações, obter assinaturas, enviar lembretes por e-mail e controlar o documento final. O controle de versão do Gerenciador Eletrônico de Documentos garante que apenas um usuário possa fazer alterações por vez. Além disso, um log de auditoria registra todas as alterações feitas por cada usuário. Fluxos de trabalho automatizados agilizam o processo de aprovação, eliminando as tediosas etapas manuais.
Reduz os custos de pessoal
De acordo com pesquisa da PRICEWATERHOUSECOOPERS, os trabalhadores passam metade do tempo procurando informações e, a cada ano, a quantidade de dados que as empresas criam aumenta em mais de 65%. Os gerenciadores eletrônicos de documentos (GED) possuem uma interface de pesquisa intuitiva que simplifica a localização de arquivos. As empresas não precisam contratar funcionários adicionais com a responsabilidade exclusiva de digitalizar, realizar a entrada de dados ou pesquisar e recuperar documentos. O gerenciador eletrônico de documentos também permite que os administradores definam permissões de acesso de usuário e função, para que toda a sua equipe possa acessar exatamente o que precisa em segundos.
Economiza seu gasto quando algo inesperado acontecer
Os documentos em papel são vulneráveis a vários fatores como destruição física por vazamentos de água, incêndio ou roubo. Digitalizar e fazer backup de seus dados é a melhor solução em que sua empresa pode investir.
Veja quanto você pode economizar. Confira nossa Calculadora de retorno financeiro com o Gerenciador Eletrônico de Documentos .
