Com o Decreto nº10.278/2020, que define os requisitos técnicos para a digitalização de documentos públicos e privados, a digitalização de documentos é assegurada pela legislação brasileira.
Mas quais são essas regras? Quais documentos podem ser digitalizados?
Reunimos os principais pontos do decreto para sanar todas as suas dúvidas.
Requisitos para a digitalização de documentos
1. Integridade e confiabilidade do documento digitalizado
O documento digitalizado precisa ser idêntico ao original e conter algum meio para comprovar a autoria e integridade do documento.
2. Rastreabilidade e possibilidade de auditoria dos procedimentos
O sistema utilizado para digitalizar e armazenar os documentos deve informar quais foram os procedimentos executados e o histórico dos materiais digitalizados.
3. Qualidade da imagem, da legibilidade e do uso do documento
As ferramentas utilizadas para a digitalização dos documentos devem seguir as normas técnicas definidas no decreto.
A legislação define diretrizes quanto a resolução mínima, cor, tipo original e formato do arquivo, conforme apresentado no Anexo I do Decreto nº 10.278/2020:
4. Confidencialidade do documento
O sistema ou programa de armazenamento dos arquivos digitais deve conceder níveis distintos de acesso, conforme os parâmetros de confidencialidade.
5. Interoperabilidade entre sistemas informatizados
Quando falamos em interoperabilidade, nos referimos à capacidade que dois sistemas (no caso, informatizados) têm de se comunicar de forma eficiente e transparente.
Para que isso ocorra, é necessário que ambos os sistemas trabalhem com padrões abertos. Dessa forma, é possível integrá-los e assim, fazer com que eles atuem de forma cooperada um com o outro.
No caso da digitalização de documentos, é importante que estes arquivos sejam salvos em um formato aberto.
O Decreto nº 10.278/2020 define que seja utilizado o formato PDF/A. Este tipo de arquivo permite que o documento seja sempre reproduzido exatamente da mesma maneira que foi salvo.
Digitalização de documentos – entidades públicas
Além das regras gerais, o Decreto nº 10.278/2020 também define alguns requisitos específicos para a digitalização de documentos de entidades públicas:
Ser assinado digitalmente, ou seja — ter assinatura com certificado digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil);
- Seguir os padrões técnicos mínimos.
- Conter os metadados (os dados estruturados que permitem classificar, descrever e gerenciar documentos) exigidos:
- Assunto;
- Autor;
- Data e local da digitalização;
- Identificador do documento digital;
- Responsável pela digitalização;
- Título;
- Tipo documental;
- Hash (chekcsum) da imagem.
Digitalização de documentos – particulares
Os documentos digitalizados entre particulares, diferentemente dos que envolvem entidades públicas, têm uma maior liberdade quanto a forma de comprovar a autoria e integridade.
Neste caso, não é definido um meio específico para que a confiabilidade seja verificada. A lei permite que as partes envolvidas no documento escolham, de comum acordo, a forma de comprovação de autoria e integridade que preferirem.
Agora, caso não ocorra este acordo prévio entre as partes por alguma razão, serão exigidos os mesmos requisitos dos documentos de entidades públicas.
Exceções do Decreto nº 10.278/2020
Há alguns documentos aos quais o Decreto nº 10.278/2020 não se aplica. São eles:
- Documentos Nato-digitais, que são feitos originalmente em formato digital. Para eles, existe a Medida Provisória nº 2.200-2/2001;
- Às operações e transações realizadas no sistema financeiro nacional, legislados pela Resolução nº 4.474/2016;
- Audiovisuais, pois existem inúmeras leis referentes a direitos autorais;
- Documentos de identificação, como carteira de identidade (RG), Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS), certificado militar, entre outros;
- Documentos de porte obrigatório, como a Carteira Nacional de Habilitação (CNH).
Manutenção dos documentos digitalizados
Agora que você sabe como os documentos originais devem ser digitalizados, vamos para as regras quanto a manutenção dos arquivos!
De acordo com o Art. 10 do decreto, o armazenamento dos documentos digitalizados deve assegurar dois pontos:
- A proteção do documento digitalizado contra alteração, destruição e, quando for necessário, contra o acesso e a reprodução não autorizados;
- A indexação de metadados para:
- Localizar e gerenciar o documento digitalizado;
- Conferir o processo de digitalização adotado.
Existem várias formas de você armazenar seus documentos digitalizados. No entanto, para assegurar os pontos recomendados do Art. 10, a melhor opção é adotar uma solução digital que armazene os arquivos em nuvem e o proteja do acesso de terceiros.
Nesse caso, você pode adotar uma plataforma especializada em documentos e contratos digitais.
Descarte dos documentos originais — é permitido?
Sim! Segundo o Decreto nº 10.278/2020, após o documento ser digitalizado conforme os requisitos mínimos exigidos, ele poderá ser descartado. A ressalva fica para os documentos com valor histórico, que devem ter seus originais mantidos.
O descarte do documento digitalizado, no entanto, só poderá ser feito após o transcurso dos prazos de prescrição ou decadência dos direitos aos quais o documento se refere.
Conclusão
Apesar de a digitalização de documentos ser comum, o procedimento nem sempre é realizado com atenção às questões técnicas.
Esse é um ponto que ganha ainda mais importância no contexto atual. Em um mundo cada vez mais digital, como podemos migrar os documentos físicos para o meio eletrônico, garantir sua validade jurídica e preservar, da melhor forma, as informações?
Com a publicação do Decreto nº 10.278/2020, agora temos a definição de diretrizes que podem nos guiar no processo de digitalização de documentos. Além disso, com um padrão técnico a ser seguido, é possível assegurar a qualidade dos arquivos.
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