A gestão de documentos e arquivos em formato digital também ajuda a eliminar alguns riscos que acometem a documentação tradicional, com pilhas e mais pilhas de papel.
É comum que as empresas tenham uma sala específica para os documentos ou deixem os arquivos em armários e gavetas. Assim, mesmo com uma rotina intensa de cuidados, eles podem sofrer com uma série de riscos. Conheça os principais.
- Ambientais
Os raios solares são um dos principais riscos ambientais, já que estragam o papel e a tinta. Se um documento ficar muito tempo exposto ao sol, pode perder a autenticidade, já que o conteúdo começa a ficar apagado.
- Físicos
Os riscos físicos incluem altas ou baixas temperaturas, excesso de iluminação e de umidade. Para evitar problemas graves, o ambiente deve ser climatizado, com temperatura sempre entre 20°C e 22°C.
Importante avaliar a qualidade do ar, já que a umidade excessiva pode mofar a papelada, enquanto ambientes muito secos danificam a fibra do papel.
- Químicos
Excesso de poeira ou a poluição do ar também podem provocar danos aos documentos – e esses fatores nem sempre são levados em consideração.
- Biológicos
Fungos, roedores e insetos, como traças e formigas, podem se tornar um enorme problema para os documentos. Os pequenos “furinhos”, que surgem no começo, logo tomam conta do papel, destruindo por completo os arquivos.
- Humanos
E, claro, há o risco do erro humano. Já que as pessoas podem manusear os documentos com pouco ou nenhum cuidado, derramar água e alimentos, guardá-los de forma equivocada ou simplesmente não fazerem o arquivamento.
- Riscos de segurança
Importante, ainda, falar sobre a insegurança do arquivamento tradicional. Os papéis podem ser acessados por qualquer pessoa, oferecendo o risco de perda de documentos e vazamento de dados.
Um dos maiores benefícios de trocar o ambiente físico pelo digital, é a agilidade e eficiência das operações.
O sistema de gestão de documentos permite o acesso de arquivos de forma muito mais rápida, e garante uma entrega muito melhor de resultados.
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