O que é digitalização de processos?
Digitalização de processos é a transferência de dados físicos para o ambiente virtual, o que inclui o envio de documentos para a nuvem, de modo que se tornem acessíveis de qualquer lugar de forma rápida, bastando um dispositivo com acesso à internet.
Na prática, o gestor implementa a digitalização para permitir a execução das tarefas empresariais no ambiente digital.
Por meio de softwares de gestão, aplicativos, sistemas e sites, as empresas conseguem executar muitas atividades que antes eram realizadas presencialmente.
Trabalhar, entregar documentos, fechar negócios, prestar serviços, assinar contratos, tudo isso pode ser feito em ambiente digital quando há digitalização de processos.
Objetivos da digitalização de processos administrativos.
No mundo dos negócios, a digitalização de processos administrativos confere maior dinamismo para as empresas, dentre outros benefícios que apontaremos na sequência.
Porém, além de saber o que é digitalização de processos, você sabe quais são os seus objetivos em uma empresa? Veja:
- Diminuir os erros e retrabalhos na rotina;
- Dar base para a inovação dentro da empresa;
- Garantir a competitividade empresarial no mercado;
- Reduzir custos com deslocamentos e material de escritório;
- Aumentar a produtividade das equipes e os resultados do negócio.
Perceba que não estamos falando aqui somente da digitalização de processos judiciais, algo comum na advocacia. O foco são os processos internos de empresas, independentemente do segmento econômico.
Além de compreender os objetivos da digitalização de processos administrativos, vamos conhecer os benefícios que eles trazem para as organizações?
Quais são os benefícios da digitalização de processos para as empresas?
Ao implementar um bom processo de digitalização na empresa, o gestor poderá aproveitar uma série de vantagens que a prática traz para o negócio. São elas:
- Segurança de dados
- Maior eficiência e produtividade
- Facilidade na troca de dados e informações
- Equipes mais integradas
- Economia de custos
- Sustentabilidade
- Acesso a indicadores estratégicos
- Clientes mais satisfeitos
Quais são os principais desafios para digitalização de processos?
Você já viu o que é digitalização de processos e seus benefícios. Mas como fazer a digitalização de processos? Existem desafios a serem vencidos?
Infelizmente, sim. Apontamos quatro principais desafios, veja:
- Expertise: é interessante contar com profissionais qualificados para este tipo de projeto, mas nem todas as empresas possuem pessoal próprio ou conseguem contratar terceirizados com boa qualificação.
- Mudança de mentalidade: ainda há certa resistência (principalmente por parte de gestores mais tradicionais) na adoção de tecnologias inteligentes para iniciar o processo de digitalização de imagens e documentos.
- Planejamento: o planejamento da digitalização é fundamental para não interromper ou prejudicar as atividades, mas nem todos os gestores dão a devida importância para essa etapa, que depende diretamente de um cronograma.
- Infraestrutura: o processo de digitalização de uma empresa exige infraestrutura para armazenamento de documentos e disponibilização dos dados para no ambiente digital, como softwares, equipamentos e servidores (dependendo do caso), o que pode ser caro.
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