Os princípios de Segurança da Informação na Gestão Eletrônica de Documentos referem-se ao conjunto de diretrizes e normas que garantem a confidencialidade, integridade e disponibilidade dos documentos eletrônicos. Os princípios abrangem aspectos técnicos e não técnicos que influenciam a proteção de dados.
Os aspectos técnicos incluem o uso de senhas, firewalls, entre outros, enquanto os aspectos não técnicos incluem políticas de segurança, programas de conscientização sobre segurança da informação, entre outros.
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Confidencialidade
A confidencialidade é um dos princípios fundamentais da segurança da informação na Gestão Eletrônica de Documentos. Ele garante que apenas indivíduos autorizados tenham acesso a dados confidenciais, incluindo informações pessoais e financeiras. Isso pode ser obtido por meio de vários mecanismos, como controle de acesso e autenticação do usuário.
Os controles de segurança implementados adequadamente devem fornecer criptografia em nível de documento, protocolos de autenticação seguros para usuários que acessam os documentos eletronicamente e controles de acesso rígidos com base nas funções do usuário.
No geral, a confidencialidade é um componente vital da segurança da informação no Gerenciamento Eletrônico de Documentos. Ele fornece garantia para empresas e indivíduos de que seus dados confidenciais permanecerão protegidos contra divulgação não autorizada ou roubo.
Integridade
É essencial garantir que os documentos permaneçam completos, precisos e confiáveis durante todo o seu ciclo de vida. Manter a integridade significa proteger contra acesso não autorizado, modificação ou exclusão de informações contidas em um documento.
Isso pode ser alcançado implementando controles de acesso rígidos e monitoramento regular para detectar quaisquer alterações não autorizadas feitas no documento.
Além disso, garantir a integridade dos dados requer a adoção de uma estratégia robusta de backup para evitar perda acidental ou corrupção de dados armazenados em documentos eletrônicos.
Backups regulares devem ser executados em arquivos críticos e dispositivos de armazenamento para garantir que os dados possam ser recuperados rapidamente em caso de falha do sistema ou cenários de recuperação de desastres.
Em resumo, garantir a integridade dos documentos eletrônicos é crucial para manter a confidencialidade, disponibilidade e confiabilidade dos dados confidenciais armazenados neles.
As organizações devem adotar políticas e procedimentos apropriados para proteção contra acesso ou modificação não autorizados, ao mesmo tempo em que implementam estratégias de backup adequadas para cenários de recuperação de desastres.
Disponibilidade
A disponibilidade garante que operações críticas de negócios possam continuar mesmo durante interrupções inesperadas, como falta de energia, falhas de sistema ou ataques cibernéticos.
Para garantir a disponibilidade em sistemas GED, as organizações devem implementar procedimentos robustos de backup e recuperação. Backups regulares devem ser feitos em intervalos programados e armazenados com segurança fora do local para evitar a perda de dados devido a desastres.
No entanto, a disponibilidade também representa um desafio quando se trata de segurança, pois pode aumentar o risco de acesso não autorizado por invasores.
Portanto, as organizações devem implementar medidas apropriadas de controle de acesso, como protocolos de autenticação e políticas de autorizaçãopara garantir que apenas indivíduos autorizados possam acessar informações confidenciais, mantendo altos níveis de disponibilidade.
Autenticação e Autorização
Autenticação refere-se ao processo de verificação da identidade de um usuário ou sistema antes de permitir o acesso a informações confidenciais. Isso geralmente é feito por meio de uma combinação de identificadores exclusivos, como nomes de usuário e senhas ou dupla autenticação.
A autorização, por outro lado, envolve a determinação do nível de acesso que um determinado usuário ou sistema deve ter com base em sua identidade autenticada.
Isso pode envolver a configuração de níveis de permissão para diferentes tipos de usuários e grupos dentro de uma organização, como administradores ou funcionários regulares.
Ao implementar processos fortes de autenticação e autorização em sistemas de gerenciamento de documentos eletrônicos, as organizações podem gerenciar melhor o acesso a informações confidenciais e reduzir o risco de acesso não autorizado ou violação de dados.
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