A gestão eletrônica de documentos online (GED), tornou-se uma ferramenta essencial para empresas de todos os tamanhos. Com a necessidade de acessibilidade e organização de informações do mundo atual, o uso de plataformas digitais para armazenar e gerir documentos tem se mostrado muito eficiente.
Dentre os benefícios que a gestão de documentos online traz, está a redução de custos operacionais. Neste artigo, você vai ver o quanto que a sua empresa pode economizar ao adotar um sistema moderno e eficiente na digitalização de arquivos, além de outras questões positivas que essa novidade do mundo digital oferece.
Reduzindo custos com a digitalização de documentos
Veja abaixo, três pontos que ao serem solucionados vão trazer uma grande redução de gastos para a sua empresa se você adotar uma gestão de documentos eletrônica!
Abandonando o papel
Uma das principais questões que gera problemas para setores de armazenamento de dados de uma empresa, é o uso da grande quantidade de documentos registrados em papel. O uso do papel é um gasto que pode parecer baixo e passar até despercebido, mas já parou pra pensar o quanto que uma empresa pode gastar a longo prazo comprando lotes e lotes? Dependendo do tamanho da empresa, com certeza é uma boa nota.
Tintas de impressora
Outro custo que acompanha o uso do papel e que também pode ser solucionado ao adotar uma gestão de documentos online, é o de tintas de impressoras. Afinal, a tinta é fundamental para a produção de documentos físicos, assim como as folhas. Em um longo prazo, deixar esse material de lado pode fazer uma grande diferença no orçamento.
Perda de documentos importantes
No modo convencional de armazenar documentos, é muito comum que empresas que contam com um um grande número de arquivos sofra com a perda eventual de dados, o que muitas das vezes, dependendo da ocasião, pode gerar custos para se recuperar o que foi perdido. Por exemplo: Imagina se em meio a diversos documentos físicos, acaba sumindo algum relatório importante que pode ser usado como prova ou indício referente a alguma ação judicial.
Economia de espaço físico
Armazenar documentos em formato digital elimina a necessidade de espaço físico para arquivos, como armários de documentos e bibliotecas. Isso pode resultar em economias de custo relacionadas ao aluguel de espaço de escritório e armazenamento externo.
Em relação a todos esses pontos, uma gestão de documentos online profissional, como a da Profits, garante a segurança dos documentos e ajuda a reduzir significativamente os custos da empresa a médio e longo prazo, já que através do uso do software, toda a documentação de funcionários, relatórios, registros e muito mais, passa a ficar armazenada de modo digital.
Outros Benefícios da Gestão de Documentos Online
Além de reduzir custos, a digitalização de documentos traz diversos outros benefícios para o dia a dia de uma empresa. Veja abaixo alguns deles:
Maior produtividade dos funcionários
A adoção da gestão de documentos online pode resultar em um aumento da eficiência operacional dos funcionários e de um melhor fluxo de trabalho no dia a dia, já que muitas das vezes, achar registros importantes e criar novos arquivos será uma tarefa muito mais prática, com um tempo gasto para isso muito menor.
Melhoria na colaboração e comunicação
Com os documentos digitalizados, os arquivos podem ser compartilhados de forma mais eficiente entre os membros da equipe, mesmo que estejam em locais geográficos diferentes. Isso facilita demais a praticidade e a comunicação do dia a dia.
Maior segurança e conformidade
Um sistema GED oferece maior segurança em relação ao controle de acesso, já que dessa maneira é possível proteger os documentos contra acessos não autorizados e garantir a privacidade de dados.
Você viu neste artigo, o quanto um sistema de gestão de documentos online pode ajudar a reduzir os custos de uma empresa ao eliminar o uso de papel, economizar espaço físico, aumentar a eficiência operacional, garantir segurança e conformidade dos documentos e diversas outras questões.
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