A gestão de documentos eletrônicos tornou-se uma prioridade para organizações que buscam eficiência e organização. Neste cenário, o gerenciador eletrônico de documentos (GED) emerge como uma ferramenta crucial.
A crescente complexidade das informações torna indispensável o uso de um software eficiente de captura de documentos. Portanto, essa ferramenta é essencial para agilizar o controle, a digitalização e a organização de dados em um ambiente corporativo dinâmico. Com a implementação dessas soluções, as empresas podem otimizar sua gestão documental, aumentar a produtividade e garantir que estejam em conformidade com as regulamentações atuais
A seguir, exploraremos esses conceitos, assim como suas aplicações.
Revisitando o Gerenciador Eletrônico de Documentos
O GED, ou Document Management System (DMS), é essencial para a digitalização, armazenamento e recuperação de documentos eletrônicos. Contudo, com o avanço das tecnologias, o GED se tornou indispensável para organizações que lidam com grandes volumes de informações.
Esse sistema organiza eficientemente arquivos, desde textos até imagens e vídeos, facilitando a pesquisa rápida e o acesso à informação, promovendo uma gestão mais produtiva. O GED registra, em tempo real, modificações feitas por diferentes usuários, garantindo controle rigoroso sobre as versões dos arquivos.
Entre suas funcionalidades, o controle de versão e o check-in/check-out permitem o controle de edições feitas e que estão sendo realizadas, evitando a utilização de versões desatualizadas. Além disso, a trilha de auditoria oferece um histórico detalhado das interações em cada documento, crucial para a conformidade e segurança.
Assim, o GED não apenas organiza a documentação, mas também contribui para uma gestão segura e colaborativa, impulsionando a eficiência operacional nas empresas.
Principais funcionalidades de um Software de Captura de Documentos
O software de captura de documentos oferece funcionalidades essenciais, como a captura de imagens, permitindo digitalizar documentos via scanners ou diretórios com várias opções de resolução e modos.
De maneira similar, outra função importante é a definição de saída dos arquivos, que abrange formato, local e nomenclatura (DOC, TXT, XLS, PDF ou PPT). Além disso, a gestão de captura em lotes permite a digitalização simultânea de documentos relacionados, tornando o processo mais eficiente e facilitando o manuseio posterior.
O que é a captura em lote?
A função de captura em lotes permite a digitalização simultânea de documentos relacionados, como aqueles de uma mesma área, data ou pessoa. Portanto, um software de captura organiza esses documentos de maneira estruturada, fornecendo ferramentas para nomear diretórios e arquivos, tornando o processo mais intuitivo.
A separação pode ser feita por quantidade de páginas, folhas em branco, códigos de barras ou folhas de separação. Além disso, é possível extrair dados dos códigos de barras e outros elementos para nomear arquivos ou gerar um arquivo de índices. Em resumo, esse arquivo de índices pode ser utilizado para alimentar um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos (GED), facilitando a organização e acesso aos dados.
Diferenças entre GED e Software de Captura de Documentos
A distinção entre GED e software de captura de documentos é essencial para uma gestão eficaz das informações dentro de uma organização. O GED é responsável pelo armazenamento, guarda e controle de acesso a documentos eletrônicos, permitindo que as empresas organizem e acessem rapidamente seus arquivos. Por outro lado, o software de captura de documentos é crucial na criação e digitalização desses itens.
Ele permite que instituições transformem documentos físicos em formatos eletrônicos, facilitando a captura de informações de diversas fontes, como scanners e diretórios. Esse processo de digitalização preserva a integridade dos documentos e otimiza a gestão, tornando as informações facilmente acessíveis e pesquisáveis.
O Gerenciamento de digital de documentos é essencial para a organização e gerenciamento eficaz de documentos digitalizados, sendo uma peça central na otimização de processos dentro das empresas.
Entretanto, embora a captura de documentos seja uma etapa importante, é o GED que possibilita uma gestão inteligente, com funcionalidades como indexação e classificação que garantem acesso rápido e eficiente às informações. Com o GED, as empresas conseguem otimizar fluxos de trabalho, melhorar a produtividade e garantir que as informações estejam sempre disponíveis e organizadas
O E-CLIC como uma Solução de GED
O E-CLIC se destaca como uma plataforma de gerenciamento eletrônico de documentos que oferece uma gama completa de funcionalidades para otimizar a gestão documental nas organizações. Em adição, com uma interface intuitiva e recursos avançados, o E-CLIC permite a importação dos arquivos digitalizados e o armazenamento de documentos de maneira eficiente, facilitando o acesso e a recuperação de informações essenciais.
A solução também oferece recursos de automação, como a integração com sistemas existentes e a personalização de fluxos de trabalho, permitindo que as empresas adaptem o E-CLIC às suas necessidades específicas. Além disso, o E-CLIC garante segurança e conformidade, assegurando que os documentos estejam protegidos e acessíveis apenas a usuários autorizados.
Essa ferramenta não apenas aprimora a eficiência operacional, mas também promove uma cultura de organização e controle de informações dentro da empresa.
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