Deixe-me apresentar a Profits Consulting. Somos uma empresa especializada em gestão de documentos e informações. E com isso desenvolvemos o E-CLIC nosso Gerenciador Eletrônico de Documentos, um software inovador e prático que vai te ajudar enfrentar alguns desafios que com certeza você vem enfrentando no seu ambiente de trabalho.
Esse artigo trará respostas para os 10 (dez) principais desafios do gerenciamento de dados e documentos de engenharia.
O que separa as empresas excepcionais das medianas é a rapidez e a eficácia com que identificam e resolvem seus principais problemas.
A boa notícia é que muitos desafios podem desaparecer rapidamente com algumas ações importantes, como mostraremos nesse artigo.
1. Encontrar qualquer documento
Um dos problemas mais comuns é achar onde esta o documento de maneira fácil.
Quanto mais esforço você dedica ao gerenciamento de documentos em sua organização, é mais provável que as pessoas percam mais tempo procurando os arquivos de que precisam. Mesmo quando os padrões de localização existam, as pessoas cometem erros. Eles perdem arquivos, perdem e-mails, os armazenam em seu disco rígido ou em locais da rede. Na maioria das vezes, existem muitos documentos sem controle.
Este problema só piora quando a empresa está atuando em conjunto com outros profissionais e outras empresas, em diferentes localidades. Todo mundo tem sua própria maneira de trabalhar, tornando quase impossível compartilhar informações de forma eficiente.
Solução para esse problema:
Com o Gerenciador de Documentos Eletrônicos “E-CLIC” você pode:
• pesquisar ou navegar por documentos com base nos atributos dos documentos, independentemente da localização do documento.
• encontrar arquivos sem a necessidade de lembrar nomes de pastas ou arquivos
• pesquisar ou navegar por documentos com base nos seus conteúdos, incluindo busca de conteúdo em imagens;
2. Segurança dos documentos
A segurança é um grande desafio para qualquer organização. As informações de um departamento de engenharia por exemplo estão localizadas em pastas espalhadas por toda a empresa, em diversos computadores – às vezes até no disco rígido local de um usuário – Isso precisa ser acessível de forma fácil e segura por outros departamentos. Um sistema seguro de armazenamento protege os arquivos e garante a sua organização. Informações do departamento de engenharia não correm o risco de serem perdidas, extraviada, excluída ou até mesmo roubada. Você precisa de segurança, precisa ter acesso aos seus arquivos armazenados. Um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos que embaralha os nomes dos arquivos e os move para pastas erradas, vai tornar mais difícil e tedioso acessar seus arquivos e se seu sistema travar ou você desejar migrar para outro sistema será complicado.
Solução:
E-CLIC fornece acesso seguro e controlado a documentos de qualquer local através de um sistema que permite dar permissão a usuários. Nosso sistema mantém uma estrutura de pastas e nomes de arquivo sem embaralhar ou mover seus arquivos. O E-CLIC permite o acesso à última revisão, a qualquer hora, em qualquer lugar do mundo. Sua equipe de TI não é obrigada entrar em ação e tudo isso pode ser feito por um gerente de projeto ou especialista em controle de documentos.
3. Você tem mais do que uma versão legitima?
Os métodos manuais de controle de versão são difíceis e sujeitos a erros. Um erro pode significar que um indivíduo gaste horas atualizando uma versão obsoleta e tem que repetir todo esse trabalho. Sem controle de versão, é comum encontrar várias revisões de um documento em toda a organização. Há uma cópia no servidor, no disco rígido de um usuário e uma cópia em papel em uma sala de impressão, tornando difícil determinar qual é a revisão mais recente e mais precisa do documento.
Solução:
Com E-CLIC acaba o problema de utilizar documentos desatualizados ou com sua versão anterior.
E-CLIC também salva versões anteriores e mantém os metadados históricos para que você possa acessar de maneira instantânea e com fácil acesso, bem como um histórico completo do documento. O E-CLIC também mantém uma trilha de auditoria para cada documento ao longo de seu ciclo de vida e todas as ações feitas no documento ficam registradas.
Uma curiosidade acerca deste problema é que:
Usar uma versão incorreta de um documento de engenharia faz com que você fique vulnerável a um risco corporativo, auditorias malsucedidas e custos desnecessários que podem chegar a milhões de reais e riscos significativos para a segurança, cronogramas e reputação.
4. Fique em conformidade, passe por auditorias.
Manter um histórico de auditoria completo para cada documento em todo o seu ciclo de vida é importante não apenas para análise interna e otimização de processos, mas também para conformidade com os padrões e regulamentos da indústria. Implementar uma auditoria eletrônica fornece à sua empresa responsabilidade para com seus clientes e para a indústria e agências reguladoras. Uma auditoria eletrônica reduz drasticamente o tempo, custo e mão de obra necessária para obter e manter a certificação e aumentar as chances da empresa de passar por auditorias rapidamente.
Solução:
O E-CLIC permite um registro das ações realizadas nos documentos, ao longo de seu ciclo de vida, automaticamente. Sua empresa fica mais protegida de exposição legal, com registros de ações tomadas e seu caminho para conformidade e certificação é simplificado. Este controle inclui qual ação foi realizada, por quem e a data e hora da ação ocorrida, permitindo cumprir os padrões e regulamentos da indústria e contribuindo para obtenção das certificações do setor, como, por exemplo a ISO-9001, e muitos outros que exija este nível de detalhe da história do documento.
Uma curiosidade acerca deste problema é que:
Já passou por uma certificação ou auditoria do setor? Então você conhece o impacto: incontáveis horas são gastas fornecendo documentação enquanto a produtividade do seu negócio principal sofre um impacto.
5. Workflow de atividades.
Sua capacidade de competir, prosperar ou apenas sobreviver depende de sua capacidade para mudar … e mudar rapidamente. Caminhar não é aceitável, você precisa correr. E, para muitas empresas de engenharia, o temido processo de workflow é uma das reclamações mais comuns que ouvimos.
“Nosso processo de tramitação de documentos é dolorosamente lento, difícil de gerenciar, não tem visibilidade e está sujeito a erros.”
E a maioria dos processos workflow oferecidos por outros provedores de gerenciamento de documentos são difíceis de configurar e são inflexíveis. Já com E-CLIC o usuário tem toda autonomia para criação de workflow de atividades, criando fluxos de documentos e monitorando em que etapa está e com quem está.
Mudanças no ambiente de engenharia se não gerenciadas de forma eficiente, podem arrastar um projeto, adicionando tempo e despesas e reduzindo seus lucros.
Processos manuais dificultam a aceleração do fluxos de trabalho e dificultam o cumprimento das mudanças de políticas e procedimentos de engenharia.
Solução:
Com o E-CLIC você pode criar fluxos de documentos que permitem acelerar seus processos de aprovação para manter seus projetos dentro do prazo, e enviar de maneira automática notificações por e-mail. Você pode configurar alertas baseados em tempo para ajudá-lo a identificar gargalos antes de paralisar um projeto. Incluindo todas as etapas restantes e aquelas que precisam ser completadas. Então aqui está uma pergunta para você: quanto dinheiro e quantas horas de trabalho sua empresa pouparia com um sistema automatizado de fluxo de documentos?
6. Gerenciar arquivos CAD e seus complexos relacionamentos no projeto.
Gerenciar arquivos CAD e uma série de relacionamentos entre eles como revisão e versões anteriores, é um grande desafio concorda?
Isso fica ainda mais desafiador quando você está gerenciando no projeto arquivos CAD, imagens, Word, Excel, PDF…
E se você quiser reutilizar arquivos para novos projetos, mantendo relacionamentos e revisões intactas manualmente isso poderá ser bem complicado. Quando você faz alterações em um projeto, pode haver um efeito cascata em outros projetos.
Solução:
O E-CLIC permite o relacionamento entre documentos, de maneira manual ou até mesmo automática. Sendo possível um relacionamento automático entre documentos, que geram alertas aos usuários sempre que um documento relacionado for modificado.
Uma curiosidade a cerca deste problema é que:
Os profissionais de engenharia na maioria das vezes não conseguem encontrar todos os documentos de projeto que procuram! Um dos maiores desafios que as organizações enfrentam hoje é o gerenciamento eficaz de seus arquivos CAD, por exemplo, saber com quais outros arquivos ele está relacionado, e se ocorrer alguma alteração no projeto quais arquivos são diretamente afetados.
7. Colaborar entre departamentos e diferentes localizações.
Se você estiver usando o Windows Explorer para compartilhamento de arquivos, você já sabe que é um pesadelo compartilhar documentos. Não existe uma versão única do documento e o compartilhamento é frustrante e demorado. Além disso, usando e-mail para colaboração você não tem controle de versão, o que leva ao caos completo.
Solução:
O E-CLIC torna mais fácil a tramitação de dados e documentos para garantir que usuários em qualquer lugar tenham acesso rápido a última versão dos documentos. Com o E-CLIC você corta os processos manuais de controle de arquivos, reduz erros e tira seus documentos do controle de versão de e-mail, que é um transtorno.
8. Permitir que usuários sem AutoCAD visualizem e comentem arquivos
Visualizar e comentar arquivos CAD, pode ser um processo caro e demorado, visto que é necessário comprar licenças CAD e treinar as pessoas. Você poderia converter tudo para formatos neutros como PDF, mas isso leva tempo e adiciona ainda uma segunda cópia de um documento para gerenciar. Provavelmente o pior cenário do caso é usar cópias impressas de arquivos CAD e marcar eles – uma opção que você provavelmente gostaria de evitar.
Solução:
O E-CLIC fornece visualização, comentários e comparação de arquivos CAD. Além de CAD, ele permite a visualização de vários arquivos, incluindo MS Office, imagens, vídeos e arquivos 3D.
9. Criando Guia de Remessa de Documentos.
Ninguém gosta de quanto tempo leva para criar uma GRD. Reunindo todos os documentos, certificando-se de ter as versões corretas, certificando-se de que todas as imagens e arquivos estão incluídos.
Mesmo quando essas GRDs são montadas com muito cuidado, há um alto risco de faltar componentes importantes. Além disso, uma vez que a GRD é enviada, como você rastreia, gerencia e acessa seu conteúdo futuro?
Solução:
O E-CLIC reduz o tempo de criação de GRD e elimina erros caros. Ele dispara e-mail para os destinatários que você selecionou com um link no corpo do e-mail para baixar o conjunto de documentos que foram emitidos. Além disso, organiza as informações das emissões de forma automática.
10. Diferentes padrões de nomenclatura de arquivos podem ser um problema.
As pessoas nomeiam os arquivos de uma forma que faça sentido para elas, o que é um grande problema quando eles têm que colaborar e compartilhar arquivos com outras pessoas. Algumas empresas tentam impor padrões de nomenclatura, mas sem nenhuma maneira de fazer cumprir ou automatizar esses padrões. Se uma pessoa sair do padrão de nomenclatura é possível que ela perca um arquivo importante e isso pode ser irrecuperável.
Solução:
O E-CLIC permite que você crie regras de codificação dos arquivos para os seus projetos e departamentos. Ou seja, é possível predefinir um padrão de nomenclatura. Se você somar o tempo total que seu pessoal gasta nomeando, organizando arquivos e, em seguida, tentando encontrar eles, você sabe quanto tempo você economizaria se toda a sua nomeação fosse feita de forma automática?
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