Um GED, também conhecido como Gerenciador Eletrônico de Documentos, pode ajudar as organizações a gerenciar seus documentos eletronicamente. O software permite que seus usuários recuperem informações mais rapidamente, que armazenem seus arquivos em ambientes seguros, que compartilhem documentação com demais usuarios autorizados e também que gerenciem as revisões dos documentos;
Muitas soluções de software de gerenciamento de documentos no mercado hoje são voltadas para setores e tamanhos de empresas específicas.
Quatro desafios que o software de gerenciamento de documentos resolve
É comum que as empresas recorram a diretórios compartilhados, dentro ou fora da nuvem. No entanto, isso pode ser um problema à medida que sua empresa cresce e precisa compartilhar documentos com vários usuários e diferentes departamentos.
Confira a solução para 4 desafios críticos do dia-a-dia:
Desafio nº 1: Demora na localização de documentos
Buscar documentos físicos, procurar em sua sua caixa de entrada de e-mail ou navegar pelos diretórios de arquivos usados por várias equipes para encontrar um documento pode ser um processo demorado. O software de gerenciamento de documentos E-CLIC, permite acesso rápido para que os usuários possam encontrar o que precisam quando precisam. O software funciona via web e pode ser utilizado também em dispositivos móveis como celulares ou tablets.
Desafio nº 2: Controle eficiente de permissão de acesso aos documentos
Vou fazer duas perguntas:
1 – As equipes precisam de você para obter acesso aos documentos?
2 -Você tem que perder tempo determinando quem tem acesso a documentos específicos?
Se você respondeu “sim” para qualquer uma delas, saiba que com um Gerenciador Eletrônico de Documentos (como o E-CLIC), você pode configurar as permissões dos usuários da plataforma e deixar que ela faça o controle para você, permitindo que se concentre em outras atividades inerentes ao gerenciamento de documentos.
Desafio nº 3: Rastreabilidade das movimentações dos documentos
O software GED, que possua uma ferramenta de fluxos (workflow), permite automatizar os processos de revisão e aprovação de maneira prática. Você saberá exatamente quem assinou o documento e quem ainda precisa revisar sem buscar aprovação por e-mail ou bate-papo.
Desafio nº 4: Confusão no Controle de Revisão dos Documentos
Quando você finalmente encontra o documento que passou horas procurando, você tem certeza de que esta é realmente a versão mais recente dele? Ou existe uma versão mais recente em algum outro lugar na sua empresa?
Um Gerenciador Eletrônico de Documentos eficaz permite que as principais partes interessadas gerenciem o ciclo de vida do documento para obter o máximo de controle. Com recursos de controle de revisão, você pode capturar detalhes do histórico para maior responsabilidade e rastreabilidade. Você sempre terá a versão mais recente de seus documentos
Podemos ajudar?
Com o E-CLIC: Gerenciador Eletrônico de Documentos, você resolve estes 4 problemas e muitos outros que possam aparecer em sua organização. Com soluções de workflow, controle de revisão, compartilhamento de arquivos e a integração com scanners, sua empresa tem confiança de estar armazenando seus documentos em uma fonte real e segura, com mais de 12 anos no mercado.
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