Um sistema de gerenciamento de documentos é uma parte essencial nas empresas que buscam maximizar sua eficiência de trabalho. Esses sistemas visam garantir que todos os seus documentos sejam facilmente acessíveis, arquivados adequadamente e devolvidos ao lugar certo com backups feitos regularmente.
Saiba mais sobre o que torna a organização de documentos um fator muito importante, incluindo detalhes como os vários impactos diretos e indiretos do gerenciamento inadequado de documentos, bem como alguns dos problemas mais comuns com programas de gerenciamento de documentos e como resolvê-los.
O que torna o gerenciamento de documentos importante?
Um gerenciamento de documentos insatisfatório leva a muitos problemas e pode ser muito sério quando você precisa de seus documentos para coisas como impostos, orçamento ou folha de pagamento.
Embora esses problemas possam passar despercebidos no início, o gerenciamento incorreto de documentos leva a uma série de consequências e, se não for eliminado logo no início, pode causar um grande impacto nos projetos e operações.
Portanto, é essencial que você conheça os sinais de alerta que deve procurar.
As consequências de um gerenciamento deficiente de documentos
- Diminuição da produtividade
Quando as informações não são organizadas e bem gerenciadas, um bom tempo é perdido tentando rastrear os documentos necessários e também arquivá-los.
Embora possa demorar apenas alguns minutos aqui e ali, o tempo e o dinheiro (tempo = dinheiro) desperdiçados irão se somar.
- Problemas Financeiros
Sem um plano de gerenciamento de documentos bem organizado, documentos financeiros importantes correm maior risco de serem perdidos, o que, por sua vez, pode levar a problemas no gerenciamento de impostos, orçamentos e folhas de pagamento, por exemplo.
- Questões legais
No caso de quaisquer ações judiciais ou auditorias, o gerenciamento desorganizado de documentos pode dificultar a produção de documentos em tempo hábil. Quando se trata de tempos de retenção de documentos legais, as chances de perder as datas de destruição exigidas são muito maiores.
- Perda de dados
Quando os sistemas de gerenciamento de documentos não incluem um plano para recuperação ou backup de dados, há um grave sinal de má gestão.
Sinal 1: Você consegue rastrear os documentos rapidamente?
Ao avaliar seu sistema de gerenciamento de documentos atual, a primeira pergunta a se fazer é quanto tempo leva para rastrear seus documentos.
Se a resposta for que leva muito tempo, provavelmente significa que você está desperdiçando dinheiro com o tempo gasto pelos funcionários tentando localizar os documentos. Além de também impactar seus próprios resultados financeiros, se você for auditado ou enfrentar uma ação legal, a impossibilidade de produzir informações em tempo hábil pode deixá-lo em apuros.
Tornando os documentos mais fáceis de serem encontrados
Um componente importante para o armazenamento interno de documentos e as alternativas de gerenciamento é a capacidade de simplificar a localização, o rastreamento e o uso de documentos.
Armazenamento de documentos fora do local
Quando as caixas de arquivos são armazenadas em uma instalação externa, elas são etiquetadas com um código de barras para que possam ser rastreadas pelos fornecedores e recuperadas mediante solicitação. O trabalho de manter os arquivos organizados e prontamente disponíveis é feito pelos fornecedores, permitindo que você e seus funcionários usem seu tempo com mais eficiência.
GED e armazenamento em nuvem
Semelhante a uma instalação de armazenamento externo, assim que os arquivos digitais são adicionados a um GED ou sistema de armazenamento em nuvem, eles são imediatamente indexados e organizados para que possam ser rastreados rapidamente. Muitos sistemas têm uma variedade de maneiras de ajudar a localizar arquivos à medida que o nome pesquisa e ferramentas de filtro para classificar os arquivos por coisas como nome, data de criação e formato do arquivo.
Sinal 2: Você tem várias cópias do mesmo arquivo?
Um problema comum, especialmente com o gerenciamento de documentos em papel, é ter várias cópias do mesmo arquivo. Quando várias cópias do mesmo documento estão sendo distribuídas, há uma boa chance de que as edições de pelo menos uma das diferentes versões sejam perdidas, prejudicando o controle dessa documentação.
Como consolidar várias cópias de um arquivo?
Ter várias cópias do mesmo arquivo tende a ser um problema que afeta principalmente o gerenciamento de documentos impressos. Uma das melhores soluções para o problema de edições sendo perdidas ou acidentalmente sobrescritas é digitalizar os documentos em papel e criar uma nova versão digital do arquivo original.
Com um arquivo digital, não é necessário imprimir uma nova cópia de um documento para fazer alterações – em vez disso, todas as atualizações são aplicadas ao arquivo digital original, como acontece com qualquer .doc, .pdf ou outro formato de arquivo onde sempre há a capacidade de salvar edições no arquivo existente à medida que você avança.
Sinal 3: Você está rastreando a retenção e a destruição de arquivos?
Muitos tipos de arquivos, desde documentos pessoais a prontuários de pacientes, têm períodos de retenção e destruição exigidos por lei.
Os requisitos de retenção e destruição estabelecem diretrizes específicas sobre por quanto tempo manter diferentes tipos de documentos e quando eles precisam ser destruídos e são importantes não apenas para ajudar a limpar regularmente a desordem de documentos antigos, mas também porque o não cumprimento desses prazos pode gerar multas.
Rastreamento de retenção de documentos em papel
Quando os documentos são armazenados em uma instalação externa, você simplesmente designa quais caixas precisam ser rastreadas e por quanto tempo. As caixas são então etiquetadas com código de barras com tempos de retenção e outros identificadores exclusivos pelos provedores para que possam ser rastreadas durante todo o tempo de vida necessário dos documentos.
Rastreamento de retenção de documentos digitais
Com software de sistema de gerenciamento de documentos ou rastreamento de retenção de armazenamento em nuvem também pode ser configurado. Um sistema automatizado pode ser configurado para funcionar diariamente e excluir todos os documentos com tempos de retenção expirados.
Sinal 4: Você tem um plano de backup para seus documentos?
É bom sempre ter uma atitude positiva e esperar o melhor, mas também é importante que você planeje o pior com seu plano de gerenciamento de documentos.
Mais especificamente, há uma série de riscos potenciais a serem considerados com o gerenciamento de documentos, desde perigos físicos, como incêndios e roubo, até discos rígidos e outros componentes eletrônicos danificados. Como resultado, é importante que seu plano inclua etapas para se preparar para quando um desastre inevitavelmente ocorrer, fazendo backups regulares dos dados.
Como garantir que você sempre terá uma cópia de seus documentos?
Sua organização pode utilizar a “regra de backup de 3”. Esta estratégia recomendada onde, como o nome indica, os dados são copiados para três locais separados de modo que mesmo no evento extremamente improvável de dois desastres acontecendo simultaneamente, haverá uma terceira cópia armazenada com segurança.
Qual é a eficiência do seu programa de gerenciamento de documentos?
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