Você sabe que os softwares de gerenciamento de documentos melhoram o fluxo de trabalho dos projetos de engenharia, aumentam a eficiência e ajudam a garantir que todos os seus documentos sejam entregues no prazo. O problema é que você precisa ter certeza de que está usando o software certo para atender às necessidades dos projetos e demandas do cliente.
Neste blog, falaremos sobre as 5 principais características que seu sistema de gerenciamento de documentação de engenharia (GED) deve possuir, bem como a importância das configurações para a sua empresa.
Ao final deste artigo, você terá mais confiança para selecionar a solução de software certa, capaz de atender às suas exigentes e sempre mutáveis necessidades de documentação de projetos.
5 Características de um Sistema GED para Projeto de Engenharia
Sejamos honestos: encontrar o software de gerenciamento de documentação certo para o projeto de engenharia pode ser difícil – há tantas opções! É por isso que identificamos as 5 principais características nas quais você deve se concentrar. Também identificamos o valor que estas características devem trazer para sua empresa.
1) Configurando o Repositório de Documentos
Ao trabalhar com documentação técnica na área de projetos e operações de engenharia, você pode ter certeza de que os requisitos mudarão com o tempo.
Podem ser requisitos adicionais de clientes existentes ou requisitos específicos de novos clientes em relação à revisão, numeração do documento ou status. Para ter sucesso nos projetos, você precisa de um GED flexível e configurável que pode ser adaptado conforme os requisitos mudam.
2) Controle de progresso dos documentos
Este recurso se refere ao controle do progresso físico de cada documento, a medida que avançam no fluxo.
Esse tipo de funcionalidade oferece a capacidade de informar o progresso exato dos documentos e melhorar o acompanhamento do progresso do projeto, incluindo o controle de entrega dos subcontratados. Com esse recurso sua empresa terá maior probabilidade de entregar a documentação no prazo, sempre.
3) Ambiente de projeto integrado
Um dos principais objetivos das empresas de engenharia é a eficiência do projeto. Isso significa que você precisa empregar métodos comprovados para economizar tempo e dinheiro.
Uma das maneiras mais rápidas de obter eficiência no projeto é não perder tempo com a comunicação externa por e-mail, servidores ftp e exportações. Em vez disso, estenda a utilização do gerenciador eletrônico de documentos (GED) para clientes e fornecedores por meio de caixas de entrada de tarefas, pesquisa e navegação de documentos, comentários e recursos de upload / download de documentos.
Se você puder estender sua funcionalidade de GED para terceiros e clientes, compartilhando documentos e informações dos projetos no mesmo ambiente, terá a garantia de obter uma melhor qualidade de dados e maior eficiência.
4) Processos de Revisão e Aprovação
O software de gerenciamento de documentos (GED) deve permitir a criação de uma estrutura flexível de revisão e aprovação de documentos, incluindo: revisão entre disciplinas e consolidação de comentários.
Este processo garante que todos concluam as tarefas no prazo, o que é essencial para seus projetos. Certifique-se de ter flexibilidade suficiente para agilizar seus processos dos documentos criando seus próprios fluxos de trabalho, através de um gerenciador de documentos que permita a criação de fluxos de documentos de forma flexível.
5) Controle de acesso e proteção de dados do projeto
Certifique-se de proteger os dados através do correto controle de acessos aos documentos.
Um gerenciador eletrônico de documentos (GED) para projetos de engenharia de alto desempenho deve permitir o controle de permissão das funcionalidades para cada usuário, incluindo: a criação, distribuição, uso, manutenção e descarte de documentos, assim como permitir a rastreabilidade dos responsáveis pelas ações realizadas.
Importância da flexibilidade de configurações
Softwares gerenciadores eletrônicos de documentos (GED) para projetos de engenharia ineficazes impedem as empresas de ter autonomia nas configurações dos projetos. A realidade é que muitas empresas empregam softwares inflexíveis, que exigem o envolvimento do desenvolvedor dos softwares na realização destas configurações, como: criações dos diretórios, dos fluxos de documentos, dos grupos de usuários e suas permissões, entre outros.
Economizar dinheiro com softwares mais baratos, poucos flexíveis, resultam em perda de dinheiro a longo prazo porque o GED que não pode ser configurado para ajudá-lo a resolver as necessidades do projeto tende a reduzir a lucratividade da empresa.
Aqui está o quadro geral: encontrar um sistema de gestão eletrônica de documentos para projetos de engenharia que possuam todas as cinco características que discutimos será um investimento importante para a empresa.
As plataformas de software de gerenciamento de documentos para projetos de engenharia que não atenderem estes pontos agora certamente causarão dores de cabeça para sua organização no futuro.
Conheça os melhores GEDs para projetos de Engenharia!
Agora que você sabe o que procurar em um sistema GED e entende a importância das características, você tem o conhecimento necessário para selecionar a solução de software certa para sua empresa.
Uma alternativa inovadora e prática é o software E-CLIC (www.e-clic.net). Desenvolvido pela Profits Consulting, o E-CLIC atende às necessidades dos projetos de engenharia, sendo considerado o gerenciador eletrônico de documentos para projetos de engenharia com o melhor a melhor relação custo/benefício do mercado.
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