A gestão eletrônica de documentos no meio jurídico é um assunto que pode confundir a muitos. Afinal, embora muitas pessoas entendam a necessidade de um sistema de gerenciamento de arquivos, não é todo mundo que sabe que isso vale em dobro para documentos legais. Por isso, nesse artigo, vamos discorrer a respeito do assunto para facilitar um entendimento mais completo.
Entendendo o gerenciamento eletrônico de documentos
Antes de mais nada, devemos compreender as principais vantagens e benefícios da gestão eletrônica. Possuir um GED (gerenciamento eletrônico de documentos) pode fazer toda a diferença na organização e produtividade da sua empresa. Um sistema como o E-CLIC traz muitos pontos positivos que não podem ser ignorados.
Mas como um sistema de gestão eletrônica pode ser uma boa ideia para o seu negócio? Bem, podemos começar com o óbvio: documentos digitalizados são muito mais fáceis de administrar do que documentos físicos. Um documento físico pode facilmente ser perdido ou danificado, enquanto que o digitalizado estaria sempre à mão.
A questão da acessibilidade também é importante. Lembre-se: quanto mais acessível for um arquivo, menos tempo os seus funcionários irão desperdiçar procurando por ele. Enquanto documentos físicos podem requerer, às vezes, até horas de procura, documentos digitais podem ser acessados em segundos. Isso otimiza todo o processo de trabalho.
Por fim, há a questão da segurança. A gestão eletrônica de arquivos permite que você monitore e acompanhe quem acessa e modifica cada documento, garantindo um maior controle sobre as suas informações. Desse modo, torna-se bem mais improvável ter dados roubados ou corrompidos por um competidor.
Vantagens da gestão eletrônica de documentos no meio jurídico
Agora que você já entendeu os benefícios gerais de um GED, podemos nos voltar especificamente para o meio jurídico. Vejamos algumas vantagens que uma boa gestão eletrônica de documentos pode trazer para essa área.
Otimização do fluxo de trabalho
O fluxo de trabalho no meio jurídico deve ser o mais rápido e eficiente possível. Afinal, na advocacia, o profissional com frequência precisa utilizar diversos documentos diferentes para um mesmo caso. Desse modo, ter os documentos digitalizados e facilmente acessíveis se torna uma necessidade.
Possibilidade de colaboração
Uma das principais vantagens da gestão eletrônica de documentos no meio jurídico é a possibilidade de colaboração entre todos os funcionários que estiverem trabalhando num mesmo processo. A facilidade de compartilhar e editar documentos em GED é, portanto, um benefício significativo.
Alertas e notificações
Para o processo de trabalho, às vezes é fundamental poder deixar notas, lembretes, alertas e notificações. Tudo isso é possível com um sistema de gestão eletrônica de documentos. Pode-se, então, tornar o andamento de um processo bem mais fácil e prevenir possíveis descuidos.
Edição e controle de versões
Um bom GED facilita o procedimento de edição de documentos, permitindo que múltiplos usuários deixem notas e comentários no arquivo. Assim, torna-se mais simples chegar até uma versão final.
Além disso, permite também o acesso a diferentes versões de um mesmo documento. Isso pode ser muito útil para o controle dos arquivos e para a administração das informações da sua empresa.
Sistema de busca
Para facilitar o acesso aos documentos, é essencial que um GED possua um sistema de busca eficiente. Desse modo, é possível acessar arquivos buscando apenas por uma frase ou palavra. Isso possibilita uma visão ampla das informações de um determinado processo.
Diante de tudo isso, já deu para compreender que a gestão de documentos no meio jurídico pode ser uma grande forma de alavancar o funcionamento da sua empresa. Quer saber mais sobre o assunto? A Profits Consulting é uma empresa voltada para soluções de tecnologia. Entre em contato conosco e faça seu orçamento!
