Para que uma empresa cresça e tenha sucesso em seus objetivos é necessário que ela mantenha ao menos um certo nível de organização. Para que essa organização seja desenvolvida na parte documental da companhia, um bom gerenciamento de documentos pode ser um começo. Entretanto, para que isso seja instituído corretamente, existem ações para implantação da gestão de documentos que precisam ser compreendidas.
Entenda o que é gestão de documentos
A gestão de documentos consiste na aplicação de práticas e processos eletrônicos em toda a demanda documental de uma empresa. Documentos necessários em suas formas físicas terão um lugar adequado para serem guardados e fáceis de achar. Em contrapartida, os documentos que podem ser digitalizados ficarão arquivados em um sistema especial.
Isso possibilita uma liberação de espaço na empresa e facilita o trabalho dos colaboradores, que deixam de perder tempo em tarefas simples do cotidiano.
Os procedimentos adotados para realizar a gestão de documentos irão levar em conta alguns fatores. Características específicas dos arquivos, conveniências da empresa, arquivos que ela mais acessa, qual a melhor localização para determinados documentos e outras especificidades que sejam apropriadas.
Documentos que são muito utilizados na rotina diária de trabalho precisam possuir um acesso rápido. Eles são considerados como aqueles que estão em fase corrente. Documentos que não são mexidos durante muito tempo estão em fase intermediária e também possuem lugares certos para serem alocados.
A gestão de documentos apresenta diferentes vantagens para a empresa e cuida para que tudo isso seja organizado da melhor e mais correta maneira.
Principais ações para implantação da gestão de documentos
Otimização da organização documental
Segundo Otto Machado, especialista da Profits Consulting em gestão de documentos, “a primeira etapa é analisar e otimizar a organização documental da empresa”. Segundo ele, é nessa fase que serão definidos ou revisados os processos e procedimentos relacionados ao acervo documental daquela corporação.
Isso significa que serão avaliados todos os documentos daquela empresa para que a organização deles tenha seu pontapé inicial. A partir daí os arquivos são estruturados de acordo com sua natureza, datas, pelo número de vezes que são acessados e mais outras subcategorias que sejam necessárias.
Ou seja, cada empresa possui suas particularidades e demandas. Por isso, cada uma será atendida pela gestão de documentos de uma maneira única.
Implantação de um GED
Ainda segundo Otto, o gerenciador eletrônico de documentos (GED) é uma poderosa ferramenta entre as ações para implantação da gestão de documentos de uma companhia.
Todas as definições feitas na primeira fase, falada anteriormente, serão consideradas como um direcionador para configurar ou customizar o GED a ser implementado naquele negócio.
O gerenciamento eletrônico de documentos ajuda na diminuição de papéis utilizados. Com ele é possível digitalizar os documentos e mantê-los organizados dentro de um sistema automatizado. Isso possibilita, ainda, um acesso muito mais fácil a algum documento quando for preciso.
Gestão de mudança
Para Otto Machado, não é possível obter sucesso na gestão documental sem o apoio dos colaboradores. Por isso, é muito importante que eles sejam envolvidos no processo de mudança.
É necessário que eles entendam os benefícios das mudanças que chegam junto com as ações para implantação da gestão de documentos. Dessa forma, é fundamental que os colaboradores participem das definições, etapas do processo de implantação e dos treinamentos oferecidos.
Seguir as principais ações para implantação da gestão de documentos é muito importante para obter eficácia nos processos. Essa prática oferece muitas vantagens e a instituição onde ela for implantada só tem a ganhar.
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