O gerenciamento de documentos é uma ferramenta essencial para as empresas na era digital. Confira os 4 principais benefícios de um Software de Gerenciamento Eletrônico de Documentos.
Em muitos casos, trabalho de escritório significa lidar com muito papel – montanhas de documentos para assinar e relatórios para revisar. Segundo dados da Forbes, um trabalhador de escritório médio usa cerca de 10 mil folhas de papel por ano. As empresas até gastam muito em formulários de papel, embora eles fiquem desatualizados em questão de meses. No entanto, atualmente, as empresas estão mudando para métodos mais avançados de gerenciamento de registros – em particular, sistemas de gerenciamento de documentos. Um sistema de gerenciamento de documentos (GED) é uma ferramenta crucial para armazenar e organizar documentos eletrônicos. É um software de gerenciamento de processos de negócios útil que elimina a necessidade de documentos em papel. Isso permite que as organizações façam a transição para operações sem papel. Dito isso, aqui estão quatro maneiras pelas quais as empresas podem se beneficiar da implementação de um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos.
Reduza os custos
Em resumo, um Gerenciador Eletrônico de Documentos, economiza em custos de material e equipamento, custos de armazenamento físico e até mesmo em custos de pessoal. Ele também reduz despesas no longo prazo, aumentando a produtividade da força de trabalho. Isso ocorre porque os sistemas de gerenciamento de documentos tornam mais fácil para funcionários e executivos revisar e corrigir documentos conforme necessário. Não há necessidade de imprimir e assinar novamente documentos em papel porque tudo pode ser feito por meio da plataforma digital.
Facilite a busca de documentos com uma melhor integração
O software de gerenciamento de documentos também facilita o rastreamento e a recuperação de documentos. Como os arquivos podem ser encontrados com uma simples consulta de pesquisa, os funcionários economizam tempo, pois não precisam vasculhar diferentes armários de arquivos. Além disso, os registros eletrônicos podem ser centralizados em um único banco de dados, local ou na nuvem, criando uma fonte de dados integrada que toda a força de trabalho pode acessar. Isso diminui as chances de arquivos serem perdidos ou até danificados. A migração de arquivos de papel para o software de gerenciamento de documentos destrói de forma eficaz todos os problemas de integração de dados dentro da empresa. No geral, os sistemas de gerenciamento de documentos permitem mais acessibilidade aos dados dentro de uma organização.
Manter a segurança e a conformidade
Os sistemas de gerenciamento de documentos também são úteis para melhorar a segurança dos dados. Frequentemente, a proteção dos dados da empresa requer um profissional cibernético. No entanto, devido à crescente lacuna de talentos em segurança cibernética, contratar um se torna extremamente difícil. O credenciamento é crucial, pois garante que os futuros profissionais de segurança cibernética estejam adequadamente equipados para ingressar na força de trabalho. No entanto, a lacuna de talentos em segurança cibernética ainda está crescendo. Assim, embora haja uma seca de talentos em segurança cibernética, as empresas devem adotar meios alternativos para proteger os dados da empresa. Os sistemas de gerenciamento de documentos são um meio excelente para isso, pois fornecem mecanismos de segurança e recursos de auditoria. Além disso, um software de gerenciamento de documentos confiável é desenvolvido para ajudar a cumprir regulamentações governamentais, como de segurança e privacidade. Assim, eles servem como uma opção útil para garantir a segurança dos dados.
Potencial para automação
Por fim, os sistemas de gerenciamento de documentos permitem a automação, aumentando a eficiência do gerenciamento de processos de negócios. A automação aumenta a produtividade, a eficiência do trabalho e a qualidade do produto. Assim, a automação de processos de negócios por meio de software de gerenciamento de documentos é extremamente útil para as organizações. Os painéis integrados ao sistema permitem que os usuários personalizem fluxos de trabalho automatizados específicos, garantindo que os documentos sejam enviados às partes relevantes no momento certo. Ao finalizar o fluxo de trabalho, os funcionários podem rastrear o status e o andamento do documento, garantindo que todos estejam na mesma página em termos de processamento de documentos.
Gerenciamento de documentos é um processo contínuo e complexo que exige apresentação cuidadosa e meticulosa atenção. No entanto, com o software de gerenciamento de documentos, as empresas podem automatizar processos tediosos e se concentrar em melhorar o desempenho dos negócios. Claramente, deixar de usar o papel tem suas vantagens, mas quando complementado com as ferramentas digitais certas, as operações de negócios se tornam muito mais simplificadas.
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