Com os avanços tecnológicos recentes, um escritório sem papeis não é mais um sonho distante. Os novos sistemas de nuvens e gerenciamento eletrônico de documentos (GED), tornaram a redução de papéis mais viável do que nunca. Ainda que, em alguns setores seja impossível eliminar o papel, há diversas maneiras de reduzir significativamente essa quantidade.

1- Eficiência

               Você com certeza já perdeu tempo procurando os arquivos que você precisa, certo? Um escritório com um gerenciador eletrônico de documentos é a solução para que você não fique procurando em armários, gavetas desorganizadas. Com uma simples busca, é possível encontrar o documento que você deseja em pouco tempo.

               De acordo com um artigo escrito no “The Economic Times”, funcionários podem gastar até 25% do tempo pesquisando os arquivos para a conclusão de um trabalho.

               Com as novas tecnologias de OCR ou digitalização de caracteres, é possível tornar cada parte do documento pesquisável.

2- Simplifique o trabalho remoto

               Para empresas, um dos maiores aprendizados que tivemos no que se refere a pandemia do COVID-19, é que abrir e fechar o escritório inesperadamente pode causar atrasos na produção. Mesmo após a pandemia, muitas empresas seguiram com a forma de trabalho remoto.

               Com a possibilidade de utilizar um GED, a colaboração remota é mais simples do que nunca. Você e seus funcionários podem ter acesso a qualquer arquivo que precisarem, basta ter um aparelho (computador, smartphone, tablet) com conexão a internet. Isso significa tudo, desde a realização de comentários em um documento, até mesmo a visualização de um log detalhado, onde é possível ver os dados de uma alteração.

               Não é segredo para ninguém que, após a pandemia, muitas empresas tiveram que se adaptar às opções híbridas ou remotas. Ao utilizar um GED como o E-CLIC, é possível que sua equipe fique no controle das tarefas, independente de estarem no mesmo escritório ou a quilômetros de distância.

3- Maior segurança

               Ao usar um GED, os acessos de um usuário são acessíveis, portanto, ter um log detalhado te dão mais segurança. Apesar de armários com fechaduras parecerem seguros, ainda há uma grande chance de a fechadura ficar aberta, da papelada se perder ou até de ocorrer algum acidente com a documentação.

               Ao invés de imprimir diversas cópias de documentos contendo informações confidenciais, utilizando o E-CLIC é possível permitir acessos específicos para cada usuário, portanto, apenas aqueles selecionados poderão obter acesso a esses documentos. Agora, imagine que se perca uma pasta contendo esses documentos, isto é uma ameaça muito mais séria para a segurança da sua empresa.

               O uso de GED permite que cada um tenha seu usuário, com senhas individuais e até mesmo autenticação de múltiplos fatores, portanto, os recursos de segurança são muito maiores que o uso de documentação física.

4- Redução de custos

               De acordo com o The Paperless Project, nos EUA, estima-se que o custo para manter um armário de arquivo, de forma adequada, seja de cerca de 1500 dólares ao ano. Ainda há o caso em que um documento pode ser arquivado incorretamente, o que ocasiona em um custo médio de 125 dólares por documento, esse valor é uma estimação com base no tempo gasto.

               Esse custo pode ser muito maior, em um caso de violação de dados ou perda de documentos, o valor pode chegar a milhares de dólares.

               Compare esse custo com o custo de usar um Gerenciador eletrônico de documentos, além da redução de custos, há a redução de tempo gasto na busca de arquivos, na manutenção e descarte adequado de arquivos inutilizados.

5- Desenvolvimento eco sustentável

               Ao implementar um GED, há uma redução considerável na documentação física, isso significa uma redução no uso de papel e até mesmo plástico. A maioria das empresas, nos dias de hoje, buscam maneiras de ajudar o meio ambiente, quer seja por razões pessoais ou relações públicas.

               Além de poder se promover como um negócio sustentável, de acordo com um estudo realizado pela AIIM (The Association for Intelligent Information Management), 59% das empresas que possuem documentos digitalizados tiveram um retorno sobre o investimento em um ano ou menos. Quando reduzimos o tempo para 6 meses, cerca de 30% das empresas conseguiram esse retorno.

Deseja se tornar um escritório sem papel?

              Caso positivo, podemos te ajudar. Entre em contato para conhecer o E-CLIC, o nosso gerenciador eletrônico de documentos, além de outros serviços.