Muitas empresas continuam se adaptando às inúmeras inovações que nascem todos os dias na transformação digital buscando aumentar a produtividade e performance. Em um mundo em que a mídia de conteúdo é hoje o ator principal e traz conversão aos produtos nos diversos canais de comunicação (ON e OFF), as empresas tem focado mais e mais em produção de conteúdo em diversos formatos.
Com a grande quantidade de arquivos digitais que a empresa precisa gerenciar é muito fácil que se perda o controle e a visão geral de tudo o que é produzido e distribuído em toda a cadeia de mídia da empresa. O que as empresas têm feito com mais frequência é recorrer a soluções de emergência como plataformas de armazenamento de arquivos ou mesmo soluções de transferência de arquivos que podem impactar a segurança da informação e acesso à rede interna da empresa e isso significa que o caos é quase garantido à medida que as quantidades de conteúdos, dados, canais e players aumentam exponencialmente.
Para solucionar esse problema a indústria de software criou o modelo GED (Gerenciamento Eletrônico de documentos) que é uma plataforma desenvolvida para organizar, enriquecer, versionar, arquivar e distribuir arquivos digitais. E ela traz inúmeros benefícios para a indústria. Listamos aqui 4 deles:
- Organização: O sistema de gestão de documentos certifica-se de que os ativos digitais estão armazenados corretamente. Isso significa que os dados não se perdem, portanto, não há versões incorretas dos seus recursos. Isso cria uma visão geral clara, economizando tempo e principalmente, espaço no servidor uma vez que, normalmente, as plataformas trabalham em nuvem.
- Pesquisa rápida e simples: Um bom sistema de gerenciador de documentos mostrará como você pode facilmente usar seus ativos de várias maneiras: função de pesquisa para encontrá-los de maneira rápida e simples e, em seguida, atribuir o conteúdo relevante a diferentes canais e distribuí-los na sua cadeia sem impactar a segurança. Você sempre saberá exatamente onde e quando o recurso foi consumido e por quem.
- Controle Autorais: Gestão de controle autorais é uma ótima ferramenta dentro de um software de gestão de documentos. Diferentes funções podem ser atribuídas para controlar quem tem qual nível de acesso aos ativos e como eles podem ser visualizados e editado.
- Conteúdo: Uma estrutura central é extremamente importante. Se, por exemplo, apenas o gerente sabe onde certos documentos estão em um sistema de pastas complexo, esse conhecimento é isolado. Se o gerente se ausentar temporariamente ou deixar a empresa, todo o trabalho investido nesses documentos é desperdiçado, pois os mesmos não poderão ser encontrados e, muito provavelmente, precisarão ser refeitas. Um sistema gerenciador de documentos se torna um hub de conteúdo, disponibilizando ativos para todos, perante cada permissão de cada usuário.
Todas as outras devem considerar se a compra de um sistema GED viria a agregar o tema de inovação significativo da sua estratégia digital quando se quer prover agilidade dentro de toda a cadeia de documentação no que diz respeito a conteúdo digital. Se o seu time de campo não consegue encontrar o arquivo certo na hora, ou se você expõe a segurança da informação da sua empresa na hora de distribuir seus ativos digitais para todos os players então está na hora de você agir!
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Depois de implantar o sistema de gestão de documento mais aderente em sua empresa, você verá que ele é realmente transformador, facilitando os recursos remotos, e aumentando sua própria tranquilidade sobre a capacidade de sua empresa de perseverar em quase todas as condições de negócios e mitigar seus riscos de segurança.
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