Com pandemia devido ao COVID-19, muitos funcionários agora estão trabalhando em casa e muitas empresas estão tendo que mudar a forma como armazenam e gerenciam os documentos e outros arquivos que os funcionários usam em seu trabalho diário.
Com a incapacidade de acessar recursos impressos, as empresas estão se voltando para o uso de armazenamento em nuvem. Isso resolve vários problemas que vêm com o trabalho em casa.
Neste artigo iremos apresentar como o armazenamento em nuvem oferece soluções para vários problemas de trabalho remoto. Isso inclui aprender o que exatamente é o armazenamento em nuvem e como ele te ajudar em seu home office.
Armazenamento em nuvem: uma resposta para os problemas do home office
Em vez de armazenar seus documentos e arquivos importantes em um único local, como um HD de algum computador, os arquivos de armazenamento em nuvem são armazenados em uma “nuvem” digital onde, contanto que você tenha acesso a essa nuvem, você tem acesso a todas as informações e arquivos de que você precisará, independentemente de sua localização.
O que é armazenamento em nuvem?
O armazenamento em nuvem é uma opção SaaS (Software as a Service) baseada em assinatura para o gerenciamento de arquivos digitais. Em vez de arquivos ou pastas em um computador, os dados são armazenados em um servidor em um local físico remoto, fornecendo acesso instantâneo a partir de qualquer dispositivo com conexão à Internet.
Os provedores lidam diretamente com os aspectos de TI, o que é outra vantagem do armazenamento digital. Isso facilita a implantação das ferramentas pelos colaboradores, mesmo com pouco conhecimento técnico.
Os benefícios do armazenamento em nuvem durante o trabalho em casa
O armazenamento em nuvem oferece aos funcionários a conveniência de trabalhar em casa e muitos outros benefícios como:
1 – Acessibilidade aprimorada
O termo “home office” sugere que os funcionários só podem trabalhar quando estão confinados em casa. No entanto, o armazenamento em nuvem permite uma acessibilidade e eficiência mais ampla.
Armazenar e organizar arquivos em um servidor de armazenamento em nuvem remoto fornece acesso a eles de qualquer lugar através da conexão com Internet.
2 – Evita duplicação de arquivos
Com arquivos digitais, você pode trabalhar com outras pessoas e, quando os arquivos são editados, uma única versão é atualizada para manter as alterações organizadas.
A edição de documentos em papel requer a impressão de duplicatas. Se várias pessoas criarem e editarem diferentes cópias do mesmo arquivo, perdemos a rastreabilidade das versões atualizadas deste documento.
3 – Backups simplificados
Com o armazenamento em nuvem, você sempre tem um backup de todos os seus dados armazenados em servidores de armazenamento remoto para ficar mais tranquilo.
Em muitos casos, os sistemas de armazenamento em nuvem possuem ferramentas para backups automáticos. Você pode carregar e adicionar novos arquivos imediatamente após a criação.
4 – Redução de custos
Chega de comprar uma infinidade de dispositivos móveis para guardar seus arquivos e ainda ter que vigiar cada um deles. Armazenar informações valiosas da empresa em discos rígidos, por exemplo, é extremamente perigoso, já que o mero extravio pode ocasionar o vazamento dos dados de clientes e comprometer a reputação da empresa no mercado.
Assim, com a computação em nuvem, você paga somente pelo que efetivamente consome. Além disso, obtém facilidade na consulta (afinal, tudo estará armazenado na internet) e eleva os investimentos de acordo com a demanda.
5 – Facilidade de compartilhamento
Com a computação em nuvem, tanto os gestores como os colaboradores podem compartilhar arquivos de forma descomplicada. Os líderes podem, inclusive, restringir o acesso somente para quem realmente precise daquela informação.
Essa é outra forma pela qual a organização mantém as operações em pleno funcionamento mesmo no trabalho remoto ou em relação aos colaboradores que estejam em campo. Desde que eles tenham acesso à internet em algum dispositivo, poderão receber arquivos em poucos segundos.
6 – Segurança
Com diversas violações e crimes cibernéticos ocorrendo por aí, é normal que as organizações fiquem receosas quanto ao condicionamento das suas informações na internet. No entanto, esse pensamento deve ser esquecido.
Realizar o arquivamento de documentos confidenciais ou sensíveis em nuvem é, muitas vezes, mais seguro do que armazená-los localmente. Com esse tipo de serviço online, é viável autenticar o acesso aos dados, que são criptografados durante a transmissão e quando em repouso, garantindo que usuários não autorizados não consigam acessar os arquivos. Dessa forma, há um controle muito maior.
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Na Profits Consulting, temos o E-CLIC, software de gerenciamento de documentos em nuvem. Estamos prontos para ajudá-lo a se adaptar ao trabalho em casa e adotar um sistema de armazenamento em nuvem para gerenciar seus arquivos remotamente.
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