A colaboração na gestão de documentos nunca foi fácil, mas atualmente é algo totalmente novo. Já se foi o tempo em que o engenheiro central de um projeto, ou em uma tarefa de projeto, ficava a poucos metros de distância ou somente do outro lado da cidade.
As equipes atuais de desenvolvimento operam como um negócio global. Entretanto, é necessário comunicar e compartilhar documentos críticos e documentos de design facilmente, como se todos estivessem trabalhando em um mesmo local.
A colaboração na gestão de documentos em escala global deve funcionar de forma semelhante à colaboração local. Dessa forma, as decisões de design podem ser tomadas rapidamente, sem erros de interpretação e sem prejudicar os prazos críticos do projeto.
Veja mais sobre a colaboração na gestão de documentos eletrônica
Automação do fluxo de trabalho
O fluxo de trabalho de desenho e documento integrado do E-CLIC, software de gestão de documentos da Profits Consulting, ajuda as organizações a automatizar o gerenciamento de mudanças de engenharia simples ou complexo. A interface intuitiva dele facilita a criação, o gerenciamento e a reutilização de fluxos de trabalho que aumentam a eficiência, reduzem os riscos e garantem a conformidade normativa.
Para se manter competitivo, colocar os produtos no mercado mais rapidamente e obter projetos concluídos no prazo e abaixo do orçamento, você precisa automatizar o máximo possível de etapas em seu processo. Além disso, precisa da flexibilidade para entrar e modificar essas etapas rapidamente se houver necessidade.
Notificação de e-mail
A notificação de e-mail do E-CLIC funciona com qualquer sistema de mensagens compatível com SMTP ou MAPI e fornece notificação de e-mail automática para indivíduos ou grupos de usuários. Os membros apropriados da equipe são notificados automaticamente por e-mail quando um arquivo é atribuído a eles ou aguarda sua aprovação.
Por padrão, as notificações por e-mail não incluem anexos de arquivos, que propagam a distribuição de documentos não controlados. Em vez disso, inclui-se um link com cada notificação que leva o usuário ao E-CLIC e diretamente aos arquivos que requerem ação.
Isso garante controle de versão integrado, roteamento de aprovação e uma trilha de auditoria, enquanto elimina várias cópias de documentos não controlados enviados por email.
Automação de GRD (Guia de Remessa de Documentos)
Comunicar e rastrear informações sobre projetos e arquivos que você envia para pessoas que não estão usando o E-CLIC ou que estão fora da organização é fundamental. O recurso de Automação de GRD (Guia de Remessa de Documentos) do software facilita e agiliza o processo de criação, envio e rastreamento de transmissões e reduz a chance de erros em comparação com os processos de transmissão baseados em papel.
Você pode procurar e selecionar os documentos a serem enviados com a transmissão de dentro do ambiente controlado do E-CLIC.
Um relacionamento é mantido entre a GRD e os documentos enviados. Um registro histórico na trilha de auditoria mostra todas as atividades relacionadas às transmissões, incluindo quais documentos foram enviados, quando e em qual versão.
Como podemos ver, há muitos detalhes referentes à colaboração na gestão de documentos de engenharia. Há diversas tarefas que precisam estar alinhadas a um software que realmente vá atender o seu negócio de forma eficiente.
O E-CLIC foi desenvolvido pela empresa especializada em tecnologia Profits Consulting e pode ser a solução para a organização de todo o fluxo documental da sua companhia. Entre em contato e faça um orçamento.
