Pode ser difícil manter o contato com os documentos no escritório. Sem uma estratégia completa de gerenciamento de documentos, isso pode levar a falhas de comunicação e desorganização. Um plano de gerenciamento de documentos pode ajudar a orientar uma empresa para práticas mais produtivas e eficientes.
É importante criar um plano de gerenciamento de documentos sólido. No entanto, existem alguns erros que podem levar a um gerenciamento inadequado de documentos. Em última análise, isso afeta o negócio como um todo. O gerenciamento deficiente de documentos pode afetar os negócios de várias maneiras, incluindo financeiramente, legalmente, produtividade e perda de dados.
Vários impactos do gerenciamento inadequado de documentos
Ter uma manutenção inadequada de documentos pode levar a uma série de riscos que se espalham para outras áreas da empresa. Se os documentos não forem gerenciados adequadamente, isso pode se transformar em problemas futuros.
Problemas financeiros
As empresas podem ter problemas quando os documentos são perdidos ou não são rastreados de forma adequada. Isso pode afetar orçamentos, impostos e folha de pagamento. O não rastreamento adequado dos documentos pode levar a ineficiências financeiras.
Legal
No caso de uma empresa enfrentar uma ação legal ou uma auditoria, um sistema desorganizado de manutenção de documentos pode dificultar a produção de documentos em tempo hábil, o que é contra a lei. Além disso, isso pode levar a usos com rastreamento de retenção, o que também é contra a lei.
Produtividade
Os funcionários podem passar horas incontáveis procurando documentos específicos. Isso desperdiça seu tempo e também o dinheiro da empresa. Seu tempo deve ser usado para fins mais produtivos. Um sistema de gestão deficiente pode acabar desperdiçando tempo e dinheiro, o que inevitabilidade prejudicará seus resultados financeiros.
Perda de dados
Ninguém quer que um desastre aconteça. No entanto, é fundamental se preparar para um caso. Isso pode acabar economizando custos de recuperação para suas empresas.
Uma maneira de evitar a perda de dados é criar cópias de backup dos documentos. Isso garante a recuperação completa dos dados em caso de desastre. Em vez de parar de trabalhar ou fechar o escritório, você pode continuar trabalhando sem problemas.
Como prevenir o gerenciamento ineficiente de documentos
O gerenciamento de documentos ajuda as empresas a criar práticas mais eficazes e eficientes dentro do escritório. Em geral, pode melhorar as operações e aumentar o fluxo de trabalho dos funcionários. No entanto, é importante tomar as medidas adequadas para evitar o gerenciamento de documentos insatisfatórios.
Para evitar a má gestão, é importante criar um plano que ajude a orientar a empresa para um processamento mais eficaz.
- Coloque um plano em prática: você precisará decidir onde armazenar e gerenciar seus documentos. Para documentos eletrônicos, existem sistemas de armazenamento em nuvem e gerenciamento de documentos. Para documentos em papel, há armazenamento externo, onde as instalações lidam com os documentos.
- Hora de colocar seu plano em ação: Depois de implementar o plano, você pode estabelecer um documento das abordagens anteriores. Isso permite que você se prepare para novos planos de armazenamento e gerenciamento de documentos para o futuro.
- Desenvolva um plano de recuperação de desastres: os acidentes acontecem o tempo todo e é essencial se preparar para isso. uma maneira é criar cópias de backup de documentos. Além disso, esses backups podem ser armazenados em uma instalação externa de armazenamento com sistemas de controle de temperatura e supressores de incêndio.
- Faça uma autoavaliação do seu sistema quanto à precisão: depois de implementar o plano e criar backups, é fundamental voltar atrás para ter certeza de que não há problemas ou ineficiências. A auditoria regular pode garantir que o plano continuará a funcionar de forma eficiente.
No geral, é importante continuar a revisar seu plano para garantir que eles levem em conta tudo. Isso irá garantir que seus documentos permaneçam organizados e seguros.
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