Utilizar um GED é uma ótima ação para seu negócio, mas talvez você ainda não tenha ideia do quanto isso pode ser importante ou talvez apenas saiba que seu gerenciamento atual está ficando fora de controle e você não consegue encontrar o que precisa quando precisa.
Este guia o ajudará a esclarecer como o software certo pode ajudar a transformar seus negócios, especialmente em comparação com outras soluções em potencial.
Primeiramente,
1. O que é um sistema de gerenciamento de documentos e por que sua empresa precisa de um?
Um sistema de gerenciamento de documentos é uma plataforma para armazenar, organizar e gerenciar documentos como arquivos eletrônicos.
No entanto, um sistema de gerenciamento de documentos não deve ser confundido com simplesmente “armazenamento em nuvem”, como o que você pode usar com sua conta do Google ou até mesmo do Dropbox.
Isso ocorre porque, ao contrário do armazenamento em nuvem, um GED pode fornecer muito mais à sua empresa em termos de segurança, conformidade, automação de fluxo de trabalho, integração com outros softwares como o Power BI e demais recursos como mostraremos adiante. É claro que mesmo o uso de armazenamento em nuvem pode colocar sua empresa um pouco à frente de manter todos os seus documentos em um servidor local ou em sistemas de arquivamento baseados em papel, como também veremos neste artigo. Imagine um aplicativo de armazenamento baseado em nuvem como sendo semelhante ao manuseio de todas as suas pastas de arquivos manualmente, enquanto um sistema de gerenciamento de documentos fornece uma solução automatizada para compartilhamento, armazenamento seguro e criação de um fluxo de trabalho para os dados contidos em seus documentos, tanto interna quanto externamente à sua organização.
Algumas das principais razões para sua pequena empresa usar um sistema de gerenciamento de documentos baseado em nuvem em vez de uma solução de armazenamento em nuvem incluem:
• Eficiência na disseminação de conteúdo e informações em suas operações diárias. Isso se resume a não apenas encontrar coisas quando você precisar delas e compartilhar documentos e dados importantes com outras pessoas, mas também poder estruturar um fluxo de trabalho eficiente.
É aqui que um verdadeiro sistema de gerenciamento de documentos eleva suas operações além de um sistema de armazenamento baseado em nuvem, pois cria a estrutura, a eficiência e a escalabilidade difíceis de serem replicadas em uma solução básica de armazenamento em nuvem.
• Aproveitando os benefícios da transformação digital do seu negócio. A migração para a nuvem é essencial para as empresas hoje – com a pandemia de Covid-19 percebemos que precisamos estar preparados com uma sólida estratégia de continuidade dos negócios. Isso só pode ser feito quando sua empresa tem acesso seguro aos arquivos a qualquer momento.
Além disso, um bom GED pode melhorar significativamente o fluxo de trabalho do seu negócio. O que queremos dizer com isso? Com recursos como integrações de assinatura eletrônica e scanners, você pode economizar muitas horas.
• Redução significativa nas despesas de TI. Outro benefício importante do gerenciamento de documentos baseado em nuvem é a redução das despesas de TI quando comparado a uma pequena empresa que gerencia um servidor local e recursos de VPN remotos para sua equipe. Se você fizer as contas, descobrirá que a utilização de um sistema de gerenciamento de documentos seguro e baseado em nuvem tem um custo muito menor do que ter que manter servidores locais, pagar pela equipe de TI ou provedores de serviços terceirizados para manter software e hardware bem como as despesas de infraestrutura relacionadas a soluções não baseadas em nuvem.
• Proteção de dados e segurança aprimoradas. Um dos benefícios mais importantes de um sistema de gerenciamento de documentos baseado em nuvem é a segurança que ele oferece para informações confidenciais, como registros pessoais e financeiros, bem como o controle de acesso para os indivíduos que têm acesso aos seus arquivos. O uso de uma solução de gerenciamento de documentos segura e baseada em nuvem (dependendo do que você escolher) pode oferecer proteção significativa para sua empresa e as pessoas e entidades cujos dados você armazena e compartilha.
• Habilitar recursos de trabalho remoto para manter seus funcionários conectados. Agora que o trabalho remoto se tornou uma necessidade devido à pandemia do coronavírus, é essencial ter acesso seguro e externo aos documentos da sua empresa por funcionários e outros terceiros, como fornecedores ou contratados.
É exatamente isso que um GED baseado em nuvem oferece, dependendo da solução que você escolher, seus funcionários podem simplesmente fazer login com segurança em seu telefone ou laptop com seu nome de usuário e senha, obtendo acesso apenas aos arquivos para os quais foram concedidas permissões. Isso fornece uma solução fácil para equipes remotas, bem como a capacidade de trabalhar de forma síncrona em arquivos com dados em tempo real, evitando problemas de versão.
2. Como escolher a plataforma certa para o seu negócio?
Idealmente, o GED escolhido usa um ambiente seguro baseado em nuvem e não em um disco rígido de computador ou um servidor local. O motivo é que uma opção baseada em nuvem fornece benefícios significativos em relação a uma solução local. Considere as diferenças:
Sistema de gerenciamento de documentos baseado em nuvem
• Permite pastas personalizáveis e estrutura de gerenciamento de arquivos que suporta o fluxo de trabalho personalizado e automatiza o trabalho administrativo repetitivo.
• Suporta recursos de trabalho e colaboração remotos, bem como assinatura eletrônica de documentos.
• Oferece níveis avançados de segurança da informação e melhor conformidade com os regulamentos de privacidade e proteção de dados do consumidor.
• Não requer manutenção interna de TI—o suporte técnico é fornecido como parte do serviço
• Suporta a continuação dos negócios permitindo que as empresas façam a transição para locais alternativos em caso de circunstâncias que afetem os negócios.
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Depois de implantar o GED mais aderente em sua empresa, você verá que ele é realmente transformador quando se trata de aumentar a eficiência operacional e da equipe, facilitando os recursos remotos, e aumentando sua própria tranquilidade sobre a capacidade de sua empresa de perseverar em quase todas as condições de negócios e mitigar seus riscos de segurança.
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