Saber como escolher um sistema de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) certo para o seu negócio pode ser uma tarefa assustadora. Com tantos produtos e recursos diferentes disponíveis, pode ser difícil saber por onde começar.
Um GED fornece uma maneira eficiente de armazenar, gerenciar e acessar documentos digitais, tornando-o uma parte essencial de qualquer operação comercial. Descubra agora como escolher o software mais adequado para você, confira!
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O que é um sistema de Gestão Eletrônica de Documentos (GED)?
Um sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) é um sistema automatizado para gerenciar, criar, armazenar e distribuir documentos digitais. Ele permite que as organizações pesquisem, acessem e analisem informações digitais rapidamente.
Ao escolher um software GED, é importante considerar o tipo de documentos que precisam ser gerenciados, bem como o volume de documentos que precisam ser manuseados.
As organizações devem considerar suas necessidades operacionais, como tempos de processamento de documentos e níveis de controle de acesso, ao selecionar um sistema.
Os benefícios associados ao uso de um sistema GED incluem segurança e acessibilidade de documentos, fluxos de trabalho simplificados e maior colaboração entre os funcionários.
Além disso, a maioria dos softwares oferecem recursos de prevenção contra perda de dados que protegem informações confidenciais contra acesso não autorizado ou usuários mal-intencionados.
Eles também fornecem ferramentas de rastreamento de versão que permitem aos usuários acompanhar as alterações feitas nos documentos ao longo do tempo sem ter que verificar manualmente cada versão manualmente.
Por fim, o GED geralmente vem com recursos avançados de pesquisa, permitindo que os usuários localizem facilmente arquivos específicos ou estruturas de pastas em grandes repositórios de dados armazenados.
Como escolher um sistema de Gestão Eletrônica de Documentos (GED)
Ao selecionar um sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), é importante considerar o tipo de documentos que você armazenará, o tamanho de sua organização e quais outros serviços ou recursos relacionados você pode precisar.
Para garantir que você selecione o sistema mais adequado para suas necessidades, considere sua estrutura de preço, compatibilidade com hardware ou software existente, avaliações e classificações de clientes. Além disso, pergunte aos fornecedores se eles oferecem testes ou demonstrações gratuitas antes de tomar uma decisão de compra para entender melhor como o sistema funciona.
Depois de identificar possíveis soluções, crie uma lista de requisitos que devem ser atendidos por cada fornecedor para restringir ainda mais sua seleção. Depois de restringir suas opções com base em recursos e funcionalidades, revise as medidas de segurança implementadas por cada fornecedor, bem como os acordos de nível de serviço para backups de dados e opções de suporte antes de se comprometer com uma solução específica.
Por fim, certifique-se de que o GED escolhido possa ser dimensionado de acordo com as necessidades futuras, como mudanças de pessoal ou tipos de documentos armazenados nele.
Avaliação de recursos e preços
Ao avaliar recursos e preços para um sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), é importante considerar o escopo e o tamanho de sua organização. Organizações maiores podem exigir recursos e capacidades mais abrangentes do que organizações menores, o que pode aumentar o custo.
Certifique-se de comparar todas as funcionalidades oferecidas por diferentes soluções. Pergunte aos fornecedores sobre o roteiro de produtos para ter uma ideia melhor de quais novos recursos eles planejam introduzir no futuro, para que você possa ter certeza de que está obtendo uma solução que atenderá suas necessidades ao longo do tempo.
Além disso, certifique-se de revisar quaisquer custos adicionais associados ao uso do sistema, como taxas de hospedagem ou custos de transferência de dados. Também é importante considerar o preço do usuário ao avaliar as soluções GED, pois diferentes planos oferecem diferentes níveis de acesso e suporte para os usuários.
Certifique-se de encontrar um provedor de GED que ofereça uma estrutura de preços clara para que você possa entender facilmente quanto custará cada usuário continuamente.
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