A engenharia nos dias de hoje requer planejamento e projetos bem definidos
Ao realizar um empreendimento, as empresas frequentemente contratam e contam com fornecedores de Engenharia, Compras e Construção [EPC] para garantir que toda a documentação de engenharia para o projeto seja fornecida corretamente. Mas os desafios ocultos no processo de transferência de documentos de engenharia podem trazer para as instalações o risco de falhas, mesmo se apenas um arquivo estiver faltando. Além disso, os custos imprevistos podem afetar de forma crítica os resultados financeiros de uma organização. Isso pode incluir o custo de assimilar a documentação de transferência no ambiente ou ter que contabilizar a documentação incompleta dos ativos.
Um repositório central sempre será necessário para gerenciar o controle de versão de longo prazo de sua documentação de engenharia. No entanto, você precisa ter certeza de que possui a documentação necessária no encerramento de um projeto e antes da operação para garantir que suas equipes de manutenção e operações tenham a documentação necessária no futuro.
Desafios comuns no processo de transferência de documentos de engenharia.
Custos imprevistos quando proprietários/operadores precisam assimilar documentação de transferência inadequada por um EPC podem realmente aumentar no final de um projeto.
O ciclo do projeto para uma instalação pode ser muito complexo e normalmente inclui várias etapas de alto nível. Todos os projetos, seja para implementar mudanças, acréscimos ou construir novas instalações, devem começar com a compreensão de suas necessidades abrangentes e de longo prazo.
Quanto maior e mais complexo for o projeto, mais documentos do projeto serão gerados. Os EPCs geralmente geram centenas ou milhares de documentos de engenharia que os proprietários/operadores precisam analisar e verificar e, em seguida, importar essas informações para seus sistemas para garantir que tenham tudo o que precisam para a operação. A complexidade desse fluxo de dados pode causar dados inacessíveis, inconsistentes, incompletos ou inadequados e, por fim, afetar o sucesso de um projeto a longo prazo.
Envolvimento precoce e definição de expectativas claras para EPCs.
Os EPCs são contratados para construir e projetar plantas e as estruturas dentro delas, com foco na criação de documentação para projeto, engenharia e processo de construção, mas não necessariamente a documentação de que os proprietários/operadores precisam para manter e operar as instalações.
Por causa disso, os proprietários/operadores precisam estar envolvidos no processo de geração de documentos desde o início do projeto para garantir que os EPCs gerem documentos úteis e que possam ser usados após a conclusão do projeto para manter seus ativos. Os proprietários/operadores podem economizar tempo, dinheiro e esforço significativos a longo prazo, simplesmente comunicando no início do processo o que será necessário para as operações gerais e definindo expectativas claras sobre o que o EPC vai entregar.
Garantir que suas necessidades de documentação operacional sejam conhecidas pelo EPC assim que o projeto começar e permanecer envolvido durante todo o processo garantirá que você obtenha as informações críticas de que precisa. Fazer perguntas como, “quanto eu preciso de um orçamento para limpeza?”, “O que vai precisar de limpeza?” e “que tipo de produtos químicos precisamos usar?” pode ter um impacto significativo sobre quais documentos/informações são finalmente entregues.
Se essas informações não forem entregues durante o processo de transferência de documentação, você precisará voltar e contratar novamente o EPC para obter as informações ou precisará buscar os dados do projeto ou, pior ainda, recriar os dados para obter suas respostas.
Por exemplo, um proprietário/operador pode precisar saber que tipo de combustível de aquecimento é necessário para um maquinário, bem como quanto e com que frequência é necessário. Sem a documentação correta, eles precisarão pesquisar materiais de design e construção anteriores, como especificações e análises térmicas, ou definir e construir relatórios caros para obter as respostas. Mas essa informação poderia ter sido facilmente fornecida por um EPC se ficasse claro que tal informação era necessária desde o início.
Com o E-CLIC da Profits Consulting, o processo de transferência pode começar mais cedo, o que permite que sua equipe verifique os documentos e facilite a transferência contínua para uma melhor cobertura do projeto. Utilizar o E-CLIC, permite verificações mais rápidas, para que os clientes saibam que os EPCs estão fornecendo dados de instalações completos e utilizáveis. O E-CLIC ajuda as organizações a otimizar o processo de transferência de dados entre departamentos, garante que os projetos sejam concluídos no prazo e dentro do orçamento e fornece acesso seguro aos dados do projeto, a qualquer hora e em qualquer lugar.
Como uma solução de gerenciamento de documentos de engenharia pode ajudar:
O E-CLIC é um sistema de gerenciamento de documentos de engenharia (EDMS) que atua como uma fonte única de informações para todos os documentos e desenhos de engenharia. Este software fornece fluxos de trabalho configuráveis para otimizar a colaboração entre departamentos internos, com melhor controle de versão do que qualquer sistema de gerenciamento de conteúdo corporativo.
O E-CLIC fornece uma plataforma colaborativa para proprietários/operadores revisarem e marcarem os documentos entregues à medida que são enviados pelo contratante. Isso permite que transferências menores de informações de documentação sejam compartilhadas ao longo do processo, em vez de uma troca massiva no final do projeto, onde surge a maior parte dos problemas.
Ao iniciar o processo de transferência muito mais cedo, as empresas podem verificar a documentação mais cedo e facilitar a transferência contínua durante o projeto para melhor cobertura do que será necessário após a conclusão do projeto. E permitir correções durante o projeto garante que, no final do projeto, informações abrangentes e úteis necessárias para manter a instalação estejam disponíveis.
Gerenciar a transferência de documentos por meio de um software de gerenciamento de documentos, permite um gerenciamento de transferência mais fácil e uma verificação mais rápida, para que você saiba que o EPC está fornecendo dados completos das instalações que você pode usar.
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