Se você faz parte da área, já deve ter se perguntando como um EDMS pode ajudar empresas de Engenharia. Afinal, mesmo que a opção pareça atraente, antes de adotar um sistema de gestão, é necessário indagar como ele pode ser benéfico para o seu negócio, especificamente.
Diante disso, precisamos pensar no que é um EDMS. EDMS é uma sigla que se refere a um Engineering Document Management System. Se fizermos a tradução do inglês para o português, o significado é “sistema de gerenciamento de documentos de Engenharia”.
Mas quais são as vantagens que um sistema assim oferece? Como ele pode ser usado a favor dos profissionais de Engenharia? Essas são algumas questões que buscaremos responder com esse texto.
Quais são as necessidades de uma empresa de Engenharia
Antes de pensarmos no papel do sistema eletrônico, precisamos compreender quais são as necessidades específicas que a área de Engenharia traz. Somente compreendendo isso seremos capazes de julgar o possível auxílio que um EDMS pode oferecer.
Assim, podemos começar apontando que todo o projeto de Engenharia é executado em etapas. Isso porque, normalmente, os documentos de um projeto sofrem diversas modificações ao longo do processo de trabalho.
Além disso, existe o aspecto da colaboração. Nenhum projeto é realizado por apenas uma pessoa. Há sempre um grupo de indivíduos que precisa trabalhar em conjunto para satisfazer a vontade do cliente.
Por fim, é sempre importante levar em consideração a questão da qualidade. Ao lidar com arquivos de um projeto, existe a necessidade de buscar uma padronização e estar sempre buscando melhorar o processamento. Cada estágio deve buscar a excelência.
Como um EDMS pode ajudar empresas de Engenharia
Diante disso, podemos então nos voltar para as funcionalidades de um EDMS e pensar em como elas podem servir às necessidades da sua empresa. Vale a pena lembrar que um sistema de gestão deve conter as funções que iremos citar.
Controlando o acesso aos documentos
Um EDMS confere ao seu usuário o poder de controlar o acesso aos documentos que ele armazena. Assim, é possível regular quais funcionários têm acesso a alguma informação específica.
Além disso, um sistema de controle de acesso também permite que você monitore e registre quem de fato vê e interage com o documento. Essa monitorização facilita na administração de possíveis edições do arquivo original.
Agilizar a busca pelos arquivos
Quando você se pergunta como um EDMS pode ajudar empresas de Engenharia, uma das principais respostas inevitavelmente será relacionada à agilidade. Afinal, ter acesso imediato aos documentos é a principal vantagem do armazenamento eletrônico.
Essa agilização do processo permite que os funcionários percam menos tempo procurando por informações. Isso contribui muito para a produtividade da empresa.
Permitir a colaboração de profissionais geograficamente dispersos
A disponibilização de um sistema web é uma medida excelente para empresas de Engenharia. Um sistema assim permite que o debate entre os colaboradores de um projeto flua de maneira mais tranquila, facilitando o processo de edição de um documento.
Economizar o gasto com papel
Um EDMS é um investimento que compensa muito a longo prazo. Pode parecer pouco, mas cortar os gastos com impressão, papel, cartucho de tinta e pastas de documentos gera um alívio considerável no seu orçamento. Trata-se de uma medida econômica na qual vale a pena apostar.
Agora que você já entendeu como um EDMS pode ajudar empresas de Engenharia, resta apenas escolher o seu. E uma boa escolha seria optar pelo E-CLIC, um sistema com muitas funcionalidades. Criado pela empresa Profits Consulting, que trabalha com soluções em tecnologia e gestão de documentos, ele pode ser exatamente o que o seu negócio precisa.
