Nem todo mundo acha que fazer a gestão documental da empresa é importante. Porém, quando isso é colocado de lado, várias adversidade podem aparecer. Conheça os principais problemas que uma gestão documental ineficiente pode causar.
A gestão dos documentos da empresa não serve apenas para colocar tudo em ordem através da catalogação e indexação das informações. Ela também facilita o acesso as informações, assim como pode ajudar na comunicação entre os mais diversos departamentos, no planejamento estratégico, dentre outros. Ou seja, negligenciar esta área é colocar em perigo toda a empresa!
Veja, então, essa lista com os principais problemas que um gestão documental ineficiente pode causar:
Perda de documentos
É bem evidente que, se não há um sistema para gerir os documentos da empresa, sua perda será algo bem comum. Se o documento é recebido e largado a própria sorte, sem passar por uma análise para ser armazenado no local correto, é muito provável que se torne quase impossível de encontrá-lo. E com o passar do tempo, o desorganização e o acúmulo só aumentam.
Perda de tempo
Quando torna-se fundamental encontrar um documento, o principal problema é que ocorre uma enorme perda de tempo neste processo. O funcionário (ou grupo) as vezes passa horas buscando pelo documento até encontrá-lo, para utilizá-lo por apenas alguns minutos. Passa-se mais tempo procurando por um papel do que realmente utilizando-o.
Excesso de burocracia
Quando é complicado achar um documento, é normal que ocorra o famoso “jogo de empurra”. Um departamento vai jogando o problema para o outro e ninguém consegue, de fato, resolvê-lo. Com uma gestão documental eficiente, o acesso a informação é facilitado e é possível evitar este tipo de indisposição entre as equipes.
Problemas com a justiça
A atual legislação exige a guarda de uma série de documentos por um determinado tempo e isto pode ser fiscalizado por alguns órgãos governamentais. Se um fiscal chega a uma empresa, pede para ver sua documentação e ela não está disponível, isso pode resultar não só em problemas jurídicos, como também em multas pesadas.
Gastos desnecessários
Quando não se tem um controle sobre os documentos da empresa, é comum que isso leve a muitos gastos desnecessários. Além das possíveis multas que podem ser aplicadas caso não se encontre um determinado documento, a quantidade de papel gasto com reimpressões e cópias também pode ser enorme.
Problemas de desempenho geram umagestão documental ineficiente
Se um funcionário (ou uma equipe) precisa passar muito tempo procurando um documento para poder trabalhar, ele certamente não está entregando tudo o que poderia, além de provavelmente também não conseguir mostrar todo seu potencial. Ao conseguir se concentrar em seu próprio trabalho, sem precisar se preocupar com outras coisas, é muito mais fácil entregar um bom trabalho com mais agilidade e eficiência.
Para acabar com todos estes percalços, é preciso enfrentar a origem de todos os problemas, ou seja, adotar um sistema de gestão documental realmente eficiente. E a grande maioria das empresas optam, atualmente, por soluções tecnológicas, especialmente a digitalização de documentos e armazenagem em um banco de dados digital.
Isso faz com que torne-se quase impossível perder um documento, desburocratizando o sistema através de buscas e acessos facilitados aos mais variados tipos de informação. Além disso, o desempenho das equipes tende a melhorar porque não é mais necessário passar muito tempo procurando os documentos que elas precisam para trabalhar.
Uma ótima alternativa, que pode inclusive ser mais econômica, é terceirizar a gestão de documentos da sua empresa e contar com o apoio de uma equipe especializada e que já está a muito tempo realizando este tipo de trabalho, como é o caso da Profits Consulting.
