Se você não priorizar o controle da versão do documento, estará comprometendo a eficácia das operações de engenharia e isso pode custar muito dinheiro.
Por quê? Sem um controle de versão eficaz, seus funcionários e tomadores de decisão podem acabar agindo com base em informações desatualizadas, incompletas ou ausentes em indivíduos e departamentos – e isso pode levar a grandes preocupações financeiras e de eficiência.
E esse problema é mais comum do que você imagina, principalmente em organizações que operam com sistemas manuais ou legados. Veja como garantir um controle de versão eficaz para manter a integridade dos documentos, aumentar a produtividade e fazer bom uso de seus dados relevantes.
Controle de versão de documentos:
O processo de armazenamento de documentos e controle de versão passou por algumas evoluções nas últimas décadas. Originalmente, os documentos eram atualizados e armazenados manualmente usando caneta, papel e arquivos. Era direto e simples, mas confuso e inconsistente. A formatação variava dependendo do documento e do usuário, o processo estava sujeito a erros humanos e as empresas muitas vezes enfrentavam informações incompletas ou difíceis de encontrar.
Depois, houve os primeiros sistemas de armazenamento de documentos online: sistemas complexos que muitas vezes eram difíceis de atualizar e enfrentavam problemas como baixa adoção do usuário, integrações inadequadas e dificuldade de enviar e armazenar arquivos. De certa forma, isso tornava o armazenamento de documentos e o controle de versão ainda mais difícil. Algumas informações ainda estavam no papel, outras no sistema corretamente, outras parcialmente carregadas, mas formatadas incorretamente – a lista continua.
Em todos os casos, a ineficiência e inconsistência muitas vezes levou a consequências significativas, incluindo:
- Uma compreensão incompleta do ambiente as-built
- Diminuição da eficiência dos funcionários
- Rascunhos e versões de documentos imprecisos em membros da equipe e dispositivos
- Dificuldade em manter a conformidade regulamentar
- Produtividade e segurança comprometidas
- Baixa integridade de dados
O nascimento dos sistemas modernos de gerenciamento eletrônico de documentos de engenharia (Engineering Document Management System – EDMS)
Então, sistemas robustos de gerenciamento eletrônico de documentos de engenharia (EDMS) começaram a surgir. Esses sistemas oferecem gerenciamento de documentos mais preciso em um sistema fácil de usar, bem integrado e altamente adotado.
No geral, um Gerenciador de Documentos de Engenharia moderno irá:
- Fornecer uma única fonte de verdade para todas as suas informações e documentos importantes
- Garantir que cada alteração de documento seja devidamente rastreada e gerenciada
- Ajudar a manter a conformidade com todos os órgãos reguladores
- Aumentar a eficácia da equipe
- Simplificar a colaboração entre os departamentos
- Melhorar a eficiência da equipe e produtividade
Dito isso, isso só funcionará se o seu Gerenciador de Documentos de Engenharia for altamente adotado, fácil de acessar, simples de integrar – e propício para um controle de versão de documento eficaz.
Benefícios mensuráveis do controle de versão de documento
O controle automático de versão de documento e auditoria ajuda a garantir que todas as versões e rascunhos de um documento sejam registrados e gerenciados com precisão entre os membros da equipe e dispositivos. Este tipo de gerenciamento de conteúdo pode levar a benefícios marcantes, incluindo:
Uma compreensão histórica de documentos
O sistema de controle de versão correto permitirá que você acesse facilmente uma versão anterior de seus documentos e projetos, o que pode ajudar a proteger suas informações importantes no caso do computador travar, gerar erros ou perda de dados. Também permite que você veja quem editou documentos específicos e quando, o que pode ajudar sua equipe a rastrear e gerenciar melhor as alterações em arquivos.
Trabalho mais eficiente e simultâneo
O software de controle de versão de documento eficaz permite que vários membros da equipe possam acessar um documento para realizar comentários em paralelo, diminuindo os atrasos que ocorreriam com apenas uma pessoa verificando um documento por vez.
O gerenciamento de versão evita que os membros da equipe trabalhem em versões desatualizadas ou em várias versões.
Conformidade regulatória fácil
Sem acesso a desenhos e documentos de engenharia atualizados, os profissionais de serviços públicos muitas vezes têm dificuldade para colaborar dentro de seu departamento e com outros departamentos. Além disso, eles também podem encontrar maior dificuldade em permanecer em conformidade com os órgãos reguladores.
O controle de versão do documento resolve essa preocupação, ajudando os membros da equipe a organizar informações de conformidade importantes e permitindo que eles acessem facilmente a documentação relevante.
Tempo economizado
O fato de serem vários interessados, empreiteiros e engenheiros envolvidos em um projeto pode dificultar a manutenção da integridade dos dados de engenharia disponíveis. Sem um Gerenciador de Documentos de Engenharia, também é difícil pesquisar documentos e desenhos – na verdade, em média, as equipes de manutenção, engenheiros e operações gastam cerca de 2 horas por dia procurando informações de engenharia precisas e atualizadas.
Usando um Gerenciador de Documentos de Engenharia com controle de versão de documento, todos os usuários têm acesso a informações atualizadas e precisas – o que, em última análise, ajuda a maximizar a produtividade, economizar tempo, aumentar a segurança e garantir a integridade dos dados.
Barreiras comuns para manter o controle de versão de documento
Só porque o controle de versão de documento traz benefícios, não significa que seja fácil de executar. Muitas empresas hoje enfrentam obstáculos comuns ao tentar executar com eficácia o controle de versão de documentos:
Sem recursos móveis
Recursos móveis e remotos são essenciais para o controle eficaz de versão de documentos – e, de forma mais ampla, para operações eficazes em vários sites. Isso é particularmente importante em um contexto pós-coronavírus. Dito isso, muitas empresas funcionam em sistemas que são:
- Não adaptado aos dispositivos móveis
- Sem integrações
- Não conectados via Wi-Fi ou nuvem
- Restritos à instalação local
Isso torna a agilidade móvel impossível, o que pode, em última análise, impedir o controle efetivo da versão e seus benefícios.
Sistemas legados
Em muitos setores, incluindo serviços públicos e manufatura, as empresas costumam trabalhar com sistemas legados desconectados e em grande parte manuais. Embora muitos não vejam isso como uma preocupação porque é “como eles sempre fizeram as coisas”, esses sistemas legados podem se tornar um obstáculo particular no contexto do COVID-19 e devido ao ataque moderno de dados que a maioria das empresas enfrentou em anos recentes. Eles também podem tornar o gerenciamento de documentos eficaz quase impossível.
Adoção inconsistente de um Gerenciador de Documentos de Engenharia
A adoção em si pode ser uma grande barreira para o controle de versão de documento eficaz – e é uma preocupação comum, especialmente se:
- Está usando um Gerenciador de Documentos de Engenharia que não é intuitivo
- Técnicos e outros usuários não veem o valor do sistema
- Há treinamento incompleto ou inconsistente
- O sistema não é compatível com dispositivos móveis.
E a adoção inadequada pode tornar um sistema ineficaz, pois causa informações de documentos muito desatualizados, incompletos e inconsistentes que os Gerenciadores de Documentos de Engenharia são implantados para evitar.
Dificuldade em criar procedimentos operacionais eficazes
Para que o controle de versão do documento funcione, sua empresa deve estabelecer procedimentos operacionais claros que regerão suas práticas de controle de versão. Isso ajuda a garantir a consistência na hora de inserir informações, obter aprovações e finalizar a documentação. Procedimentos eficazes também podem ajudar a obter facilmente a certificação ISO.
Dito isso, muitas empresas não têm SOPs bem desenvolvidos ou processos de fluxo de trabalho claros, o que pode criar ineficiências e resultados de processo inconsistentes.
Dicas para superar problemas e garantir o controle preciso da versão do documento
Tenha um administrador
Um administrador dedicado para o Gerenciador de Documentos de Engenharia pode ajudá-lo a manter seus documentos e seu sistema após a implementação. Este indivíduo pode ser responsável por:
- Desenvolver documentos e gerenciamento de documentos de longo prazo
- Atualizar consistentemente seu Gerenciador de Documentos de Engenharia
- Determinar e gerenciar suas métricas e KPIs
- Desenvolver, gerenciar e distribuir relatórios baseados em dados
- Garantir que os usuários tenham acesso aos treinamentos
- Manter a conformidade com órgãos reguladores
Essa pessoa pode ajudar sua organização a evitar os erros citados anteriormente neste artigo, economizando dinheiro e aumentando sua eficácia operacional.
Manter o histórico do documento
Se você deseja executar o controle de versão do documento com eficácia, é importante manter um histórico claro do documento, descrevendo todas as alterações feitas, quando foram feitas e quem as fez. Esse recurso de controle de versão pode ajudá-lo a obter transparência sobre a versão atual, ao mesmo tempo que permite reverter para versões anteriores do documento sempre que necessário.
Bloquear documentos
Da mesma forma, o Gerenciador de Documentos de Engenharia certo permitirá que você “faça check-out” de um documento eletrônico, fornecendo assim o controle de revisão, bloqueando-o contra futuras edições. Isso pode ajudar a proteger os documentos contra alterações não aprovadas, evitando revisões desnecessárias e o desenvolvimento de versões imprecisas.
Implantar controles de membros da equipe
Todos os seus documentos devem ter controles claros quando se trata de quem pode acessá-los, quem pode editá-los e quais edições cada membro da equipe pode fazer. Por exemplo, um documento de segurança importante só deve ser editado por pessoal qualificado.
Na mesma linha, você também pode habilitar notificações para que os principais membros da equipe sejam alertados quando alterações são feitas (ou seja, quando um documento é editado ou aprovado).
Criar fluxos de trabalho definidos
O Gerenciador de Documentos de Engenharia pode garantir que as pessoas certas saibam quando e como realizar uma tarefa, mesmo se vários membros da equipe ou departamentos precisarem acessar um documento específico. Os fluxos de trabalho no software podem informar todos os usuários relevantes sobre suas responsabilidades, mantendo uma trilha de auditoria completa sobre as atividades.
Torne os documentos acessíveis em todos os dispositivos
Se você quiser fazer o controle de versão funcionar, abandone os sistemas legados e opte por um Gerenciador de Documentos de Engenharia modernos e fáceis de integrar que permitem acessar e editar documentos de um computador, tablet ou telefone celular.
Verifique a segurança de seus documentos
Certifique-se de que seu sistema tenha recursos de segurança para garantir que seus documentos estejam sempre seguros e privados. Além disso, certifique-se de ter um sistema de backup adequado – possivelmente na nuvem – para evitar perda de dados ou travamentos do sistema.
Conheça o E-CLIC, um dos melhores Gerenciadores de Documentos de Engenharia do mercado!
Agora que você sabe da importância do software na gestão no controle de versão dos documentos de engenharia, está na hora de selecionar a solução certa para sua empresa.
Uma alternativa inovadora e prática é o software E-CLIC (www.e-clic.net). Desenvolvido pela Profits Consulting, o E-CLIC atende às necessidades dos projetos de engenharia, sendo considerado o gerenciador eletrônico de documentos para projetos de engenharia com o melhor a melhor relação custo/benefício do mercado.
