Você já teve pressa em encontrar em seu computador um contrato importante que parece ter desaparecido? Ou talvez você tenha passado muito tempo enviando documentos por e-mail para seus funcionários.
Sem um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos, os arquivos se tornam difíceis de encontrar e podem até ser perdidos.
Isso não apenas toma seu valioso tempo, mas pode custar dinheiro à sua empresa em termos de perda de produtividade. Você pode até enfrentar problemas de segurança de dados.
Felizmente, sua empresa pode obter muitos benefícios se você optar por implementar um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos que mantenha todos os seus documentos em um só lugar. Continue lendo para aprender sete motivos pelos quais sua empresa deve mudar para este sistema.
1. Mais flexibilidade para seus funcionários
Você tem funcionários que viajam muito, trabalham em casa ou usam dispositivos móveis? Nesse caso, o uso de sistemas de gerenciamento de documentos corporativos dá a você e sua equipe acesso a todos os seus documentos importantes, não importa onde você esteja.
Esses sistemas fornecem acesso 24 horas por dia, 7 dias por semana a partir de qualquer dispositivo habilitado para web que sua empresa possa usar.
Essa flexibilidade permite que sua equipe pegue qualquer documento de que precise sem precisar ir ao escritório ou pedir que outra pessoa o envie por e-mail.
2. Menor risco de perda ou corrupção de arquivos
Quando você usa gerenciadores de documentos baseados em nuvem, pode se preocupar menos em perder seus arquivos devido à corrupção, exclusão acidental, desastres naturais ou travamentos do computador. Todos os seus arquivos terão backup na nuvem, de onde você poderá baixá-los se perder uma cópia local.
Melhor ainda, esses sistemas têm um backup de dados que pode até permitir que você acesse versões anteriores de arquivos se algo acontecer.
Portanto, se outro funcionário apagar acidentalmente metade do conteúdo do documento, você não precisará pedir a ninguém para refazê-lo. Você pode simplesmente restaurar o arquivo para uma versão anterior.
3. Comunicação mais simplificada em toda a empresa
Ter todos os seus documentos armazenados eletronicamente em um sistema torna muito mais fácil para sua equipe se comunicar e colaborar.
Você e seus funcionários não precisarão mais se preocupar com o encaminhamento de documentos. Em vez disso, você pode pesquisar o sistema e obter o documento de que precisa instantaneamente.
Você pode esperar que os projetos ocorram com mais tranquilidade, pois os funcionários perderão menos tempo entregando arquivos e perseguindo uns aos outros. Sua equipe também poderá trabalhar nos mesmos documentos em conjunto e monitorar as alterações.
4. Segurança aprimorada de documentos
Quando você mantém todos os seus arquivos armazenados nos computadores de sua empresa, em vez de em um local centralizado e seguro, você fica mais suscetível às ameaças de segurança cibernética.
Se alguém invadisse a rede da sua empresa, poderia obter acesso aos seus arquivos confidenciais de negócios e roubar informações.
Se um funcionário baixar um anexo de e-mail com vírus, isso pode até corromper ou excluir os arquivos.
Um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos vem equipado com controles rígidos que permitem que você escolha exatamente quem pode acessar os arquivos. Esses sistemas também usam servidores em nuvem seguros com firewalls e ferramentas de segurança cibernética que ajudam a prevenir hacks.
5. Economia de custos
Embora você tenha as despesas de um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos, descobrirá que o sistema ajuda sua empresa a economizar dinheiro a longo prazo.
Você pode pensar na economia de tempo quando não precisa procurar arquivos ou solicitá-los de outras pessoas. Isso significa menos tempo de trabalho remunerado gasto nesta tarefa desnecessária.
Você também evita ter que pagar por erros como documentos perdidos. Afinal, isso pode fazer com que um cliente afetado escolha outro negócio, em vez de perder seu tempo esperando que sua empresa encontre o que está perdido.
Se sua empresa usa um sistema de registros em papel, você pode esperar economizar ainda mais dinheiro. Você sabia que cada um dos funcionários do seu escritório pode usar até 10.000 folhas de papel por ano? Você pode cortar fortemente o custo do papel (e quaisquer custos de destruição) se mudar para um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos.
Você também pode considerar o fato de que não precisará de um local físico para armazenar seus arquivos. Quer isso signifique menos discos rígidos, armários de arquivos ou caixas de armazenamento, sua empresa economizará dinheiro devido à necessidade de menos espaço de armazenamento.
6. Aumento da produtividade no local de trabalho
O uso de um repositório central para seus documentos comerciais aumenta significativamente a produtividade no local de trabalho. Você se beneficia especialmente quando precisa encontrar um arquivo específico e não sabe que nome ele tem.
Os sistemas de GED corporativos organizam seus arquivos de uma forma que permite que você faça pesquisas otimizadas sem a necessidade de saber o nome do arquivo. Você pode encontrar arquivos específicos facilmente usando metadados relacionados aos documentos e até palavras do seu conteúdo.
Você também pode considerar a colaboração aprimorada obtida com um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos. Isso ajudará seus funcionários a concluir suas tarefas com mais rapidez.
7. Compliance com a regulamentação
Você também deve considerar a conformidade com as regulamentações quando se trata de documentos críticos/controlados.
Essas regulamentações geralmente têm a ver com a proteção, rastreamento, verificação e recuperação dos documentos.
Eles também têm a ver com manter backups de arquivos críticos que você pode restaurar mediante solicitação.
Cumprir todas essas regras podem se tornar uma dor de cabeça quando você não tem um sistema centralizado e tenta segui-las por conta própria. Portanto, mudar para um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos pode fornecer os controles necessários para tornar seu trabalho mais fácil.
Use um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos para sua empresa
Agora você conhece os benefícios de um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos. Portanto, você vê que faz sentido mudar de um sistema baseado em papel ou um sistema eletrônico feito pelo próprio que seja menos eficiente e seguro.
Você deve considerar recursos como recursos de pesquisa, configurações de segurança e ferramentas de controle de versão. Você também deve considerar o suporte móvel.
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