Um projeto de engenharia de grande porte possui uma enorme complexidade. São muitas empresas envolvidas em um mesmo trabalho. Por isso, é necessário contar com uma gestão de documentos em projetos de engenharia que seja eficiente e desenvolva processos consistentes.
Por que ter uma gestão de documentos em projetos de engenharia
Para qualquer área que envolva projetos complexos, a comunicação e a organização são essenciais. Quem estiver gerindo esses trabalhos deve conseguir acessar dados a qualquer hora, seja para fazer o acompanhamento das tarefas ou para fazer uma prestação de contas. Os documentos em projetos de engenharia são os principais meios de trocar informações em empreendimentos extensos.
Antes de finalizar um projeto, cada uma de suas etapas são submetidas a processos rígidos de análise e revisão. Os documentos em projetos de engenharia devem existir devido a necessidade de seguir os parâmetros de compliance e segurança. Por isso a gestão de documentos se faz tão fundamental quando se trata desse tipo de trabalho.
Quando essa gestão não é implantada adequadamente, os gestores do projeto podem enfrentar diversos obstáculos. Podem haver custos desnecessários, pois algumas tarefas podem precisar ser refeitas, e informações podem ser perdidas devido à falta de segurança dos dados.
Ao automatizar as etapas dos documentos em projetos de engenharia, os gestores possuem muito mais controle sobre elas. Isso proporciona uma melhor otimização do trabalho de toda a equipe envolvida.
Documentação de Projetos e Engenharia
Um projeto é considerado eficiente quando ele atende seu objetivo dentro do custo previamente estipulado e desejado. Isso, claro, atendendo às limitações de segurança e tempo de realização.
A gestão de documentos em projetos de engenharia envolve, por exemplo, um desenho feito em 2D ou 3D. Esse desenho revela a estrutura física do trabalho, juntamente com as especificações que expõem o processo de instalação e produção. Porém, existem situações que podem gerar complicações. São elas:
- Informação incompleta das especificações;
- Métodos de produção não possíveis e a fabricação requer o uso de soluções alternadas;
- Informações necessárias faltando nos desenhos de projeto;
- Discrepâncias entre o desenho do projeto e os detalhes, ou entre o projeto e as especificações.
Isso é o que acontece quando não há uma gestão adequada dos documentos em projetos de engenharia. Quando esses problemas surgem, é preciso fazer uma reelaboração para corrigi-los. Tanto a produção da reelaboração e os procedimentos de produção geram um atraso para a chegada do produto ao mercado. E isso, obviamente, acaba tendo influência direta no valor total da produção.
Principais benefícios da gestão de documentos em projetos de engenharia
Automatiza o fluxo de trabalho
Para obter sucesso em um mercado que está cada vez mais competitivo, as empresas precisam se reinventar e mostrar as melhores soluções. Ao automatizar o fluxo de trabalho com um gerenciador eletrônico de documentos (GED) a companhia já está dando um grande passo na direção certa. Isso porque as rotinas da empresa são agilizadas e tarefas supérfluas podem ser descartadas.
Melhora a comunicação
No setor de engenharia, a troca de informações é associada aos documentos gerados em cada fase. A gestão eficaz desses dados é fundamental para ter sucesso na comunicação durante a realização do projeto.
Diminui erros e custos
O grande objetivo dos processos de melhoria contínua é fazer uma redução dos gargalos nas operações. Reduzir trabalhos manuais é uma ótima forma de diminuir a margem de erros. O GED permite que o andamento das fases do projeto seja notificado automaticamente. Dessa forma, é possível ter uma noção do tempo gasto em cada etapa e de quais processos estão em atraso.
O E-CLIC é ótimo para fazer a gestão de documentos em projetos de engenharia. O gerenciador eletrônico guarda sempre a versão atualizada de cada arquivo em sua organização. Além disso, oferece vários outros benefícios para a área de Engenharia.
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