Encontrar o GED mais adequado para suas necessidades pode ser um pouco difícil. Aqui estão os principais requisitos a serem observados.
Ao selecionar um sistema de gerenciamento de documentos para sua empresa, as variações em recursos e fornecedores podem parecer infinitas. Esse problema é ainda mais agravado pelo fato de que as necessidades exclusivas de sua empresa são únicas, e você precisa de uma solução que seja flexível e personalizável de acordo com sua forma de trabalhar.
Dito isso, um SOFTWARE DE GERENCIAMENTO DE DOCUMENTOS é inestimável para empresas que buscam melhorar a produtividade, aumentar a segurança e trazer flexibilidade às necessidades de sua equipe. O objetivo? Para liberar recursos e aprimorar os serviços que você oferece aos seus clientes. Aqui está o que procurar ao examinar soluções de gerenciamento de documentos:
Armazenamento de informações
Um software de gerenciamento de documentos de qualidade, deve ter recurso para armazenar informações em formatos variados.
O benefício é que todos os documentos são armazenados em um repositório central de onde podem ser recuperados conforme necessidade. Além disso, esses documentos podem ser acessados se sua equipe estiver em suas mesas ou trabalhando remotamente, o que significa que o fluxo de trabalho não é interrompido.
Segurança de dados
O uso de sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos também pode ser uma exigência legal para projetos. Se sua empresa armazena informações pessoais, financeiras ou médicas, cumprir determinados requisitos de segurança podem ser exigidos por normas governamentais. Ter um software de gerenciamento de documentos não apenas ajuda a evitar questões legais, mas também contribui para auditorias mais tranquilas. Isso significa que o provedor de software que você escolher deve garantir a segurança e proteção.
Indexação e organização
Depois que todas as informações são capturadas e armazenadas, o software de gerenciamento de documentos deve indexá-las claramente para que muitos usuários possam acessá-las sem esforço. Um software de gerenciamento de documentos flexível permitirá que você construa um sistema que se encaixa na estrutura da sua empresa e crie facilmente permissões para usuários e grupos de usuários, garantindo que os arquivos sejam visíveis apenas para as pessoas certas.
Suporte eficiente
O fator mais importante que não é discutido com frequência é o suporte fornecido pelo seu fornecedor de software de gerenciamento de documentos. Você vai querer ter certeza de que o software está sendo continuamente atualizado e melhorado para acompanhar as tecnologias emergentes e as regulamentações de dados. Revise seu histórico de lançamento para confirmar as melhorias anuais. Além disso, certifique-se de que sejam fáceis de entrar em contato e tenham uma equipe de suporte qualificada. Se você tiver um problema, precisa saber que pode resolvê-lo rapidamente.
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