Mais de um milhão empresas utilizam a norma ISO-9001. A ISO-9001 é o padrão mundial para a manutenção de um Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ). Um software de controle de documentos ajuda as organizações a atender a esses padrões com maior facilidade e eficácia.
Gerenciar a documentação para conformidade com a ISO-9001 não é uma tarefa fácil.. Nos primeiros dias da ISO-9001, o controle de documentos era realizado com uma máquina de escrever e uma pasta de três argolas. Hoje, a maioria dos documentos ISO são gerenciados eletronicamente em uma unidade de rede compartilhada. Isso é infinitamente melhor do que um processo em papel, mas existem muitas limitações no uso de unidades de rede para gerenciar documentos ISO. As três principais são:
- Controle de Versões
Uma unidade de rede compartilhada é incapaz de dizer qual versão de um documento é a mais recente e não consegue rastrear as alterações feitas em um documento ao longo do tempo. - Automação de Fluxos de Trabalho
Drives de rede compartilhados simplesmente armazenam seus arquivos. Não há inteligência embutida para encaminhar documentos automaticamente, marcá-los como aprovados e disponibilizá-los aos usuários apropriados. - Auditoria inteligente
Para conformidade com a ISO-9001, é importante saber quem editou e acessou os arquivos e as ações executadas nos arquivos ao longo de seu ciclo de vida. Unidades de rede compartilhadas não têm esses recursos.
É aqui que entra o software de controle de documentos. O controle de documentos resolve esses problemas, reforçando a consistência e a responsabilidade em todos os documentos do sistema. Ele agiliza os processos e ajuda a garantir que apenas usuários autorizados possam criar, editar, revisar e aprovar documentos controlados.
A importância do software de controle de documentos
Para obter a certificação ISO-9001, uma organização deve demonstrar a um auditor independente as capacidades de seus processos e provar a eficácia de seu sistema de gestão da qualidade. O software de controle de documentos ajuda a fazer isso com o seguinte:
- Segurança baseada em funções
É importante controlar quem pode acessar e fazer alterações nos arquivos do sistema. Com a segurança baseada em funções, os usuários (individualmente ou em grupos) recebem permissões apropriadas para acesso a arquivos e recursos de edição. Por exemplo, funções podem ser criadas para usuários que precisam fazer alterações em um documento, enquanto outros usuários têm a capacidade de aprovar ou simplesmente visualizar esse documento. Isso pode ser aplicado não apenas a documentos individuais, mas também a estruturas de pastas inteiras. - Segurança em primeiro lugar
Segurança é vital em qualquer sistema, e isso é especialmente verdadeiro para sistemas que mantêm a conformidade com a ISO-9001. O software de controle de documentos pode ajudar a garantir que apenas os usuários apropriados possam acessar, editar, adicionar e remover arquivos do sistema. Também permite determinar quais usuários acessaram e modificaram arquivos no passado. - Gerenciamento de pastas
Geralmente, as pastas no sistema têm seu próprio conjunto de regras e requisitos com base nos arquivos e subpastas que contêm. É aqui que o gerenciamento de pastas é útil. Não apenas pode ajudar a controlar o acesso e os privilégios, mas também pode controlar como os documentos são criados e gerenciados dentro desse ambiente de pasta. Por exemplo, uma pasta específica pode exigir que certas convenções de nomenclatura ou modelos sejam aplicados automaticamente a documentos recém-criados. Certos valores de metadados também podem precisar ser aplicados conforme os arquivos são criados ou importados para a pasta. Por fim, os arquivos criados ou importados para a pasta podem ser encaminhados automaticamente por meio de processos de fluxo de trabalho predeterminados. - Gerenciamento de modelos de documentos
Fazer alterações em modelos de documentos pode ser problemático porque é difícil garantir que todos os usuários estejam aplicando a versão mais recente do modelo. O software de controle de documentos pode resolver esse problema aplicando automaticamente a versão mais recente de um modelo aos documentos apropriados. - Controle de versão
É importante rastrear as alterações em um documento ao longo do tempo. O controle de versão no software de controle de documentos cria automaticamente novas versões de um arquivo sempre que são feitas alterações. Isso fornece um histórico completo do documento e permite aos usuários reverter para a versão anterior, se necessário. - Auditoria registrada
Para conformidade com a ISO-9001, é importante manter um registro completo das mudanças e ações que ocorrem em um arquivo. O software de controle de documentos mantém um registro detalhado para cada documento e rastreia todos os eventos que ocorreram. - Fluxos de trabalho automatizados
O software de controle de documentos melhora drasticamente a eficiência e garante que cada etapa do fluxo de trabalho seja executada na sequência correta por usuários autorizados. Aqui estão alguns exemplos de fluxos de trabalho de controle de documentos para conformidade com a ISO-9001:- Solicitações de mudança e ações corretivas: Os responsáveis pelo fluxo de trabalho podem automatizar uma solicitação de mudança e a documentação necessária para declarar o motivo e o impacto da mudança.
- Revisões: o fluxo de trabalho automatiza os processos de revisão de documentos e atribui revisores a um documento.
- Aprovações: o fluxo de trabalho garante que todos os revisores estejam de acordo por meio de aprovações eletrônicas e envia notificações automaticamente aos usuários após a aprovação.
- Publicação: o fluxo de trabalho cria automaticamente versões finais de documentos aprovados e os disponibiliza para aqueles com acesso.
- Gerando alertas para verificação
Quando arquivos importantes são atualizados ou adicionados ao sistema, como políticas e procedimentos, pode ser difícil garantir que todos sejam informados dessas alterações. O software de controle de documentos com gerenciamento de alertas envia notificações aos usuários apropriados informando-os sobre as alterações e exigindo que leiam documentos específicos. Os usuários devem então confirmar que leram as informações, garantindo que todos os usuários relevantes sejam informados das alterações. - Pesquisando de maneira inteligente e prática
Com tantas pastas e arquivos no sistema, encontrar o documento de que você precisa rapidamente pode consumir muito tempo em um ambiente de servidor manual e compartilhado. O software de controle de documentos com pesquisa avançada de documentos integrados pode reduzir significativamente o tempo necessário para localizar documentos. - Relatórios
O software de controle de documentos com relatórios fornece aos usuários autorizados uma visão geral rápida de quais documentos estão no sistema e como estão sendo acessados e usados. Isso fornece um alto nível de compreensão de como o sistema está funcionando e fornece uma visão das melhorias que podem ser feitas.
O que procurar em um sistema de software de controle de documentos para conformidade com a ISO-9001
Aqui estão algumas perguntas a serem feitas ao selecionar o software de controle de documentos:
- Quão fácil é pesquisar documentos e navegar no software?
- É fácil importar arquivos para o sistema e organizá-los de maneira significativa?
- O sistema oferece suporte a todos os tipos de documentos necessários, como arquivos PDF, documentos do Office, vários tipos de arquivo de imagem e arquivos XML?
- O software oferece suporte a tarefas de controle de documentos, como check-out de arquivos, controle de versão, automação de fluxo de trabalho, ferramentas de relatório, relacionamento de documentos e assinaturas digitais?
Introduzindo a ISO-9001
Um software de controle de documentos de controle de documentos estabelece a base para um programa de qualidade ISO-9001 de sucesso. A capacidade de acessar e gerenciar rapidamente documentos digitais localizados em um local centralizado e seguro oferece uma grande vantagem para garantir consistência e responsabilidade.
Embora a seleção do software de controle de documentos correto possa ser uma tarefa desafiadora, é uma parte importante da criação de um eficaz sistema de gerenciamento de qualidade compatível com a ISO-9001.
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