Antigamente, os sistemas de gerenciamento de documentação (GED) de engenharia eram caros e complexos, impedindo que empresas de médio e pequeno porte pudessem ter acesso aos seus benefícios. Porém, atualmente a realidade é diferente, sendo possível encontrar solução robusta, prática e acessível.
O controle da documentação é de fundamental importância para o projeto de engenharia. Projetos de engenharia possuem documentos com estruturas complexas e são criados por grupos de profissionais trabalhando em ambientes de cooperação.
Mas afinal, o que são os Gerenciadores Eletrônicos de Documentos (GED) de Engenharia?
Esses sistemas, também conhecidos como EDMS (engineering document management system – Traduzido para o português) servem para auxiliar a gestão eletrônica dos documentos de engenharia, através do controle e da colaboração dos documentos e informações do empreendimento de engenharia. De forma prática, esses softwares conseguem reduzir erros relacionados à documentação dos projetos e facilitar o acesso dessa documentação, de forma prática.
Neste artigo, vamos abordar uma comparação entre os GED de Engenharia da nova geração e os antigos, passando por suas principais características de preço, funcionalidade e usabilidade.
Comparativo:
Funcionalidades
Além das funcionalidades existentes antigamente, os softwares atuais possuem novidades como:
- Mobilidade: permitem acessar aos documentos de qualquer computador, tablet e smartphone com internet.
- Pesquisa avançada de documentos: permitem pesquisar pelo conteúdo dos arquivos, além de criar pesquisas com quaisquer atributos.
- Visualização e anotações: permitem a visualização e a realização de anotações de vários tipos de arquivos (DWG, DOCX, XLSX, JPG, TIFF, dentre outros) dentro do próprio EDMS.
- Comparações de versões: permitem que o usuário selecione mais de uma versão de um arquivo e compare as alterações realizadas.
- Checklist de verificação: permitem o controle de qualidade dos documentos elaborados e a identificação dos erros recorrentes de cada profissional, facilitando o processo de melhoria contínua.
- Predição de erros: permitem antecipar possíveis falhas na elaboração de documentos, a partir das respostas dos checklists;
- Relacionamento automático de documento: permitem a criação automática (pelo sistema) de um link entre documentos, facilitando o controle de mudanças e de interferências entre disciplinas.
- Assinatura digital: permitem realizar assinatura de documentos, com certificado digital, em lote.
- Consolidação de comentários: permitem sobrepor vários comentários em um mesmo arquivo, facilitando a criação de versões consolidadas de comentários.
- Arquivos com QR Code: permite a geração de um QR Code no documento, que será impresso, para que seja possível verificar pelo celular, através de leitura de QR Code, se o documento está na revisão atual.
Custos e prazos de implantação do GED de Engenharia
Custos
Os softwares Gerenciadores Eletrônicos de Documentos (GED) da nova geração possuem um custo de implantação cerca de 3 vezes menos que os antigos, isso se deve a evolução tecnológica que acaba tornando suas tecnologias mais acessíveis.
Além disso, os GED de Engenharia novos são softwares com arquitetura e modelos de dados pré-configurados. Com isso, dizemos que esses sistemas de Gestão Eletrônica de Documentos são Plug and Play, basta instalar e usar o sistema. Resumindo, são sistemas de configuração bem simples e de fácil configuração inicial. Já os softwares mais antigos, possuem arquitetura e modelos de dados abertos, ou seja, eles precisam ser configurados do zero.
Ainda, como o pagamento dessas implantações serem usualmente feitos em dólares, devido ao fato da maioria desses Gerenciadores Eletrônicos de Documentos (GED) serem desenvolvidos por empresas internacionais, os custos de implantação serão maiores que os softwares mais atuais, principalmente, por conta da agilidade de configuração, pois quanto maior é o seu tempo de configuração, maiores são seus custos com esse desenvolvimento e com perdas devido à falta do sistema.
Prazo
Um software GED da nova geração como o E-CLIC, por exemplo, foi construído para ter uma interface amigável que seja de fácil uso para o usuário além de ser pré-configurado. Mas o que isso quer dizer? Simplesmente que esses softwares mais atuais já vêm com vários atributos e padrões de configurações, além de inúmeras funcionalidades já voltadas para o mercado de engenharia. Os softwares mais antigos, por exemplo, precisavam ser configurados quase que do zero, sem padrões de configuração e atributos. Era necessário desenvolver os modelos e bancos de dados, por exemplo, por isso vemos casos de implantação que levam mais de 6 meses para ficarem prontos, o que gerava um custo bastante elevado, como citamos anteriormente.
Custo de manutenção e suporte técnico
Talvez a parte mais sensível da contratação de um sistema de Gestão Eletrônica de Documentos são os custos com suporte e manutenção. Sabemos que o suporte técnico é importantíssimo para o uso recorrente.
Softwares GEDs mais antigos são desenvolvidos, majoritariamente, por empresas internacionais. Com isso, os custos de suporte, são mais elevados devido ao fato de seus custos serem em dólares. Além disso, esses sistemas possuem uma arquitetura e tecnologia muito mais complexa do que os sistemas mais atuais, resultando em um custo operacional bem mais elevado, que por fim também gerava um custo maior para o cliente.
Agilidade do suporte técnico
A agilidade de resposta do suporte técnico é um fator crucial, que muitas vezes evita que a empresa contratante perca tempo e até mesmo evita perdas financeiras. Muitas vezes esse suporte pode levar dias para serem atendidos, isso é muito evidente em empresas que comercializam versões antigas dos Gerenciadores Eletrônicos de Documentos (GED), visto que esses empresas muitas vezes são internacionais, fazendo com que o processo de suporte seja muito mais burocrático, complexo e demorado.
Além disso, a complexidade da arquitetura e tecnologia desses sistemas GEDs mais antigos resultam em tempo de resolução mais lento.
Já as empresas de sistemas de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) da nova geração possuem uma agilidade muito maior nesse atendimento, onde geralmente se leva apenas algumas horas para atender os chamados. Isso evita gerar um mal-estar entre as empresas, além de evitar, como foi dito anteriormente, perdas financeiras e de tempo.
Flexibilidade de adaptação
Outro fator importante são as customizações desses sistemas. Apesar das empresas atuarem no mesmo ramo que é engenharia, cada empresa é única e possui sua própria forma de trabalhar. Muitas vezes essas empresas precisam de adaptações no seu sistema para torna-lo mais adequado às características da empresa. O principal problema é que a maioria das empresas fornecedoras de softwares Gerenciadores Eletrônicos de Documentos (GED) antigos não realizam essas customizações e quando aceitam desenvolve-las, seu custo e seu prazo são em média 3 vezes maiores que as empresas que comercializam os sistemas GED da nova geração, como no caso do E-CLIC.
É muito importante estar sempre atento a esta questão para acabar não tornando o projeto de implantação uma dor de cabeça, uma vez que o software poderá não se adequar às necessidades da empresa.
Praticidade (Uso e Configuração)
Como citado anteriormente nesse artigo, os sistemas de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) da nova geração, são mais focados na usabilidade e experiência do usuário. Com isso, comparado com os sistemas antigos de Gestão Eletrônica de Documentos (GED), o E-CLIC, por exemplo, conseguiu reduzir muito o tempo de implantação, chegando a cerca de 2 a 3 dias de treinamento e configuração do sistema.
No caso dos softwares Gerenciadores Eletrônico de Documentos (GED) mais antigos, muitas vezes vemos situações onde é necessário envolver a equipe de desenvolvimento do sistema para realizar a configuração do software. Isso acaba gerando vários problemas como, por exemplo, a disponibilidade de agenda e principalmente a demora na configuração, o que geralmente acarreta a perdas financeiras ou até mesmo atraso em projetos dessas empresas.
Conheça os Softwares GED da Nova Geração!
Um sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) é capaz de gerar inúmeros benefícios para as empresas de engenharia, como:
SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO:
- Permissão detalhada de acesso para cada tipo de documento, evitando o acesso indevido de informações e permitindo que a empresa fique aderente à nova Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD);
- Registro (log) de todas as ações realizadas nos documentos, permitindo rastrear os responsáveis por cada atividade;
QUALIDADE DA INFORMAÇÃO:
- Controle automático de revisão dos documentos, bloqueando a inclusão de documentos desatualizados no sistema;
- Acesso aos documentos via tablet ou smartphone, permitindo que a obra e a equipe de manutenção confirme que está utilizando a revisão atualizada do documento;
MAIOR PRODUTIVIDADE:
- Fornecedores, engenharia interna, equipe de obra e equipe de manutenção passam a compartilhar os documentos pela internet, evitando trocas de documentos por e-mail, aumentando o controle e a produtividade das equipes;
- Fluxos de documentos permitem monitorar os prazos das atividades, com alertas que antecipam o tratamento de potenciais atrasos;
- Verificadores podem verificar os documentos digitalmente, tornando o processo mais ágil e prático, principalmente com o trabalho remoto neste período de pandemia;
- Assinatura dos documentos, com certificado digital, incluindo a possibilidade de assinar documentos em lote.
Estes benefícios se traduzem em maior lucratividade para as empresas, por isso, recomendamos que conheça os Gerenciadores Eletrônicos de Documentos (GED) da nova geração e comprove o fato de que estão cada vez mais ágeis e acessíveis.
