1.     Porque o GED é essencial para qualquer organização?

Organizações e equipes dependem cada vez mais da gestão de documentos para realizar negócios. Eles estão produzindo conteúdo a uma taxa cada vez maior, e os documentos de hoje, agora em sua maioria digitalizados, permanecem por muito mais tempo do que nos dias do papel. Quando não resolvidos, esses desafios podem resultar em:

• Áreas de trabalho isoladas
• Unidades de rede desordenadas
• Bancos de dados não organizados

Com informações espalhadas entre indivíduos e equipes, os documentos podem ficar ausentes, desatualizados, inseguros e, na pior das hipóteses, até mesmo comprometidos por uma parte não autorizada. Sendo assim, documentos não protegidos podem ser um risco de conformidade e um risco de segurança ainda mais sério, consequentemente, um passivo financeiro e criando a possibilidade de informações caírem em mãos erradas, respectivamente.

2.     O que é gestão de documentos?

O gerenciamento de documentos é um conjunto de práticas que definem como uma organização gerencia, armazena e rastreia seus documentos.

Os documentos vêm em uma ampla variedade de formatos, desde contratos e formulários até imagens e e-mails. No entanto, qualquer que seja a forma que os documentos assumam, os princípios do gerenciamento de documentos permanecem consistentes. Os componentes comuns do gerenciamento de documentos incluem:

• Armazenamento: forneça um local centralizado para documentos que seja fácil para as partes autorizadas acessarem e pesquisar.
• Anotações: adicione notas ou comentários a um documento sem precisar editar o próprio documento.
• Check-In e Check-Out: Assegure-se de que as alterações nos documentos feitas por usuários diferentes não se sobrescrevam, com um sistema que permite apenas que uma parte faça edições por vez.
• Segurança e controle de acesso: Faça todo o possível para garantir que o acesso aos documentos seja limitado apenas a pessoas autorizadas. Isso é especialmente importante em indústrias altamente regulamentadas.
• Controle de versão: acompanhe e registre as alterações em tempo real para que, a cada nova versão do documento, você possa visualizar o histórico de edições e reverter para uma versão anterior, se necessário.
• Trilhas de auditoria: dê suporte às suas iniciativas de conformidade permitindo que usuários autorizados visualizem um log de quem visualizou ou editou seus documentos e quando.

Esses componentes desempenham um papel importante na proteção das informações da sua organização. É por isso que é importante selecionar as ferramentas e tecnologias certas para aproveitá-las ao máximo. É nesse processo que entra um sistema de gerenciamento de documentos.

3.     Quais são os benefícios de um sistema de GED?

Um sistema de gerenciamento de documentos é projetado para tornar mais fácil e, de várias maneiras, automático, para você implementar práticas e procedimentos padrão de gerenciamento de documentos. Ao implementar um sistema de gestão documental , qualquer organização pode colocar os seus documentos em ordem e usufruir dos seguintes benefícios:

• Pesquise rapidamente em vários documentos: o sistema de gerenciamento de documentos correto pode tornar todos os documentos pesquisáveis. Isso permite que os funcionários encontrem as informações de que precisam, seja no título de um documento, em seus metadados ou no texto completo. Novas tecnologias, como inteligência artificial e aprendizado de máquina, podem aprimorar ainda mais a capacidade de um sistema de gerenciamento de documentos de extrair informações de documentos.
• Acompanhe as principais revisões: Os sistemas de gerenciamento de documentos ricos em recursos têm controle de versão integrado. Isso ajuda os funcionários a rastrear as alterações nos documentos e garantir que o documento com o qual estão trabalhando seja a versão mais atualizada existente. Sendo até mesmo possível, comparar as modificações sofridas no documento, através de comparações de versões.
• Proteja informações confidenciais: com um sistema de gerenciamento de documentos , os administradores podem conceder ou negar o acesso às informações conforme necessário. Isso ajuda sua organização a garantir que os documentos possam ser acessados por usuários autorizados e mais ninguém.
• Apoiar os esforços de conformidade: a maioria dos sistemas de gerenciamento de documentos fornece trilhas de auditoria – logs de atividade do sistema, incluindo edições de documentos, tentativas de login e alterações de permissão do usuário. Essa funcionalidade ajuda a mostrar aos auditores que sua organização está seguindo os regulamentos e que as medidas de segurança do sistema são eficazes.
• Acesse informações com segurança de qualquer lugar com gerenciamento de documentos na nuvem: com as tecnologias de nuvem atuais, os funcionários agora podem acessar os sistemas de gerenciamento de documentos de qualquer lugar do mundo. Essa facilidade de acesso, combinada com a segurança que os sistemas avançados de gerenciamento de documentos podem fornecer, oferece uma maneira segura e eficaz de garantir que as informações possam ser comunicadas entre as partes interessadas do projeto, não importa onde estejam.

Há muitas maneiras pelas quais um sistema de gerenciamento de documentos pode beneficiar as organizações e melhorar suas operações. Além disso, à medida que a digitalização e a adoção do gerenciamento de documentos em nuvem se tornam mais difundidas, há maneiras cada vez mais rápidas, eficientes e seguras de fornecer essa funcionalidade às organizações.

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