Neste artigos, abordaremos sobre o que é um GED ou sistema de gerenciamento eletrônico de documentos, recursos comuns e os benefícios para as empresas.
Pergunta rápida:
Como sua empresa gerencia a quantidade de documentos e papelada que flui constantemente?
Se você não tem certeza de como responder a isso, você não está sozinho.
Com certeza, não é incomum que startups menores adotem uma abordagem menos estruturada para o gerenciamento de documentos. Infelizmente, esse tipo de abordagem “improviso” para gerenciar documentos pode causar vários problemas em sua organização.
De acordo com o Relatório de Benchmark de Gerenciamento de Informações Inteligentes de 2019:
- 86% dos funcionários entrevistados enfrentam dificuldades ao localizar arquivos específicos do escritório
- 46% dizem que localizar arquivos do escritório é um desafio e demorado
- 83% acabam recriando um documento existente porque não conseguiram localizar o original
- 65% acham difícil verificar, aprovar e utilizar arquivos e documentos do Office.
Esses problemas podem causar uma perda de produtividade de até 21%.
O prejuízo fica ainda mais alto quando você leva em consideração as perdas potenciais, como perda de clientes e oportunidades perdidas.
Para ser franco:
Se você não tem uma abordagem clara e padronizada para o gerenciamento de documentos, seu negócio provavelmente está perdendo capital – e deixando uma tonelada de receita potencial na mesa também.
É por isso que você precisa de um GED ou sistema de gerenciamento eletrônico de documentos.
O que é um GED?
Um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos, ou GED, é um sistema no qual os documentos e arquivos de uma organização podem ser armazenados, recuperados, gerenciados e utilizados conforme necessário.
Mas, há muito mais para o que torna um GED adequado do que isso.
Um GED abrangente atende a uma série de funções, desde gerenciamento de registros e gerenciamento de conteúdo até imagens digitais e conversão de arquivos.
Agora, vamos examinar mais de perto algumas das principais funções a serem procuradas em um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos.
Recursos do GED
Agora, vamos examinar mais de perto algumas das funções-chave a serem procuradas em um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos.
Observe que os GEDs individuais diferem em termos de foco, cada um oferecendo vários graus de funcionalidade em certas áreas. Ainda assim, a maioria dos sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos modernos geralmente vêm com os seguintes recursos como parte do curso.
Armazenamento de documentos
Em sua essência, um GED atua como um hub centralizado para toda a papelada que entra e sai de sua empresa.
De planilhas de horas, solicitações de férias e recibos de depósito direto a contratos de clientes, faturas e recibos, os sistemas de gerenciamento de documentos eletrônicos são feitos para armazenar todos os arquivos (digitais e físicos) sob o mesmo teto.
Os provedores de GED normalmente oferecem níveis hierárquicos de armazenamento para organizações com necessidades variadas.
Embora você não queira gastar demais com o armazenamento de que não precisa atualmente, é importante pensar em suas necessidades futuras relacionadas ao armazenamento ao escolher um GED.
Captura de informações
Os sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos também automatizam o processo de captura de documentação digital e física.
A captura de informações digitais é bastante simples: o GED replica os documentos recebidos em preparação para o armazenamento. Em alguns casos, esse processo pode envolver a conversão de arquivos de entrada em formatos de arquivo mais apropriados ou eficientes.
A captura de informações físicas requer o uso de tecnologia de reconhecimento óptico de caracteres e leitura óptica de marcas. Combinado com a tecnologia de digitalização em massa, as organizações podem capturar rapidamente grandes volumes de documentação manuscrita ou impressa com quase precisão.
Os sistemas de gerenciamento de documentos eletrônicos também criam metadados para documentos digitais e físicos ao capturá-los. Isso fornece informações de identificação adicionais para arquivos individuais, como a data de criação, data das edições mais recentes e muito mais.
Estruturação e indexação de documentos
Ao capturar um documento ou arquivo, um GED irá indexá-lo de acordo com uma estrutura hierárquica gerada automaticamente.
No lado mais simples, isso pode envolver a criação de nomes de arquivos sequenciais para documentos dentro de uma série (por exemplo, Arquivo 001, Arquivo 002, etc.). O GED também pode automatizar ou agilizar o processo de criação de árvores de pastas navegáveis e intuitivas.
Olhando novamente para os metadados, seu GED deve indexar arquivos com base em como e quando eles foram usados. Isso pode permitir a recuperação fácil de documentos usados recentemente ou comumente, ou arquivos que se enquadram em determinados critérios.
Localizando e recuperando documentos
Quanto mais eficientemente seus arquivos forem indexados e armazenados, mais fácil será localizá-los e recuperá-los para uso. A maioria dos GEDs tornam esse processo ainda mais fácil, fornecendo funcionalidades de navegação e pesquisa fáceis de usar.
Em termos de navegação por arquivos, é uma questão de navegar pelas árvores de pastas certas. Isso significa que uma IU intuitiva é essencial para o GED moderno – junto com um sistema automatizado intuitivo para estruturação de arquivos, é claro.
As funções de pesquisa estão se tornando mais avançadas no GED de várias maneiras. Novamente, nomes de arquivos gerados automaticamente, metadados, etc., todos levam a resultados de pesquisa mais precisos dentro do sistema. A maioria das funções de pesquisa dos sistemas de gerenciamento de documentos também leva em consideração o conteúdo dos arquivos ao pesquisar um termo consultado.
Concessão de permissões
Nem todos os documentos que saem de sua organização devem ser vistos por todos dentro de sua empresa.
Com um GED, você pode definir facilmente permissões para arquivos individuais, bem como para arquivos que atendam a determinados critérios. Isso pode significar permitir que algumas equipes façam alterações em um determinado documento, enquanto outras só poderão visualizá-lo – e outras talvez não consigam acessá-lo.
Isso mantém suas equipes focadas apenas nos arquivos e documentos que importam para eles – e minimiza as chances de arquivos serem perdidos ou danificados por aqueles que não precisavam acessá-los em primeiro lugar.
Comunicação e colaboração
Seu sistema de gerenciamento eletrônico de documentos deve permitir que sua equipe se comunique remotamente e faça alterações colaborativas em documentos.
Em geral, o GED permite que os proprietários e gerentes de documentos façam comentários sobre certas partes do documento e editem o documento conforme necessário.
Você também pode censurar ou ocultar informações de colaboradores específicos com base em suas permissões e liberações – novamente permitindo que eles se concentrem apenas nas informações que importam para seus propósitos.
É vital que o GED que você escolher seja independente de plataforma, pois isso permitirá que suas equipes colaborem em documentos de desktops, celulares e tablets.
Controle de versão
Com o tempo, vários documentos da sua empresa passarão por uma série de alterações.
É vital que seu GED mantenha um registro claro dessas alterações e também que mantenha cópias de cada versão separada do documento ao longo de seu ciclo de vida. Os administradores também devem ser capazes de reverter para iterações anteriores de um documento, se necessário.
Além disso, o controle de versão atua como uma prova registrada de que certas alterações foram feitas em um momento específico (e que todas as partes interessadas estavam envolvidas com a alteração). Isso pode ajudar a aliviar a confusão ou mal-entendido que pode surgir entre as pessoas envolvidas com o arquivo em questão.
Segurança e conformidade
O GED moderno oferece uma série de recursos focados em manter seus dados protegidos, seguros e em conformidade.
Como mencionamos, recursos como permissão e controle de versão atuam como protetores contra falhas. Por um lado, eles minimizam as chances de um documento cair nas mãos erradas em primeiro lugar. Se um arquivo for acidentalmente acessado e alterado (ou, pior, excluído), os gerentes poderão facilmente recuperar o documento em sua forma correta.
Com relação à conformidade, muitas leis e regulamentos (HIPAA, GDPR, LGPD, etc.) exigem que as empresas mantenham um registro de seus documentos do início ao fim. Portanto, não é apenas o controle de versão, etc. que pode ajudar a fornecer prova de conformidade – é, na verdade, um componente necessário de conformidade em si.
Benefícios do uso de um GED
Com base nas funções que acabamos de discutir, você provavelmente pode descobrir alguns dos principais benefícios de migrar para um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos.
Ainda assim, vamos aprofundar um pouco mais em como, especificamente, um GED pode permitir que sua organização prospere.
Maior produtividade e lucro
Como mencionamos anteriormente, a quantidade de recursos gastos na captura, armazenamento e recuperação de dados pode ser substancial.
Como o GED torna esses processos muito mais fáceis e eficientes, ele reduz o trabalho braçal envolvido. Por sua vez, você gastará menos tempo localizando documentos importantes e mais tempo realmente usando-os para a finalidade pretendida.
Então, logo de cara, você verá um aumento em sua margem de lucro. Na verdade, algumas empresas estimam que reduzem os custos relacionados ao gerenciamento de documentos em até 40%.
Dando um passo adiante, você poderá reinvestir o capital economizado em seu negócio. Isso leva a processos mais simplificados, um maior foco na inovação e melhor atendimento ao cliente e suporte.
Tudo isso, é claro, resulta em ainda mais lucro e crescimento – em um período de tempo ainda mais curto.
Melhor adesão aos processos
Sem um sistema centralizado para operar, é difícil (senão impossível) sistematizar seus processos de gerenciamento de documentos.
(E, lembre-se: a abordagem “jogar no momento” provou ser ineficaz até mesmo para as menores organizações.)
No entanto, um GED amigável será exatamente isso: uma ferramenta facilmente acessível que permite suas equipes deve seguir os procedimentos operacionais padrão e as melhores práticas de gerenciamento de documentos em todos os momentos.
Em alguns casos – como na nomenclatura e indexação de arquivos – esse processo é quase automático. Em outras palavras, seguir o protocolo envolve simplesmente colocar o processo em movimento e deixar o sistema fazer sua mágica.
Em casos mais práticos, seu software GED pode garantir que o usuário (seus funcionários) siga o caminho de menor resistência ao concluir certas tarefas.
Alguns exemplos:
- Envio de atualizações de arquivos por meio do GED, em vez de por e-mail
- Criação de novas faturas com base no modelo definido
- Envio e registro de documentos ao longo da cadeia de comando adequada
É de seu interesse sistematizar esses e outros processos – quer você use um GED ou não. No entanto, será muito melhor para os negócios.
Compartilhamento aprimorado de conhecimento
A adoção de um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos permite que você controle o fluxo de informações em toda a organização. Com exceção das restrições baseadas em permissão, isso geralmente significa permitir que os dados e a documentação fluam livremente de equipe para equipe.
Devido à natureza centralizada de um GED, seus funcionários sempre terão acesso imediato à versão mais atualizada de qualquer arquivo de que possam precisar.
Portanto, não há mais necessidade de enviar e receber arquivos (ou esperar que isso aconteça) após cada edição ou alteração.
Em vez disso, o arquivo atualizado é carregado no servidor em tempo real, o que significa que sua equipe nunca terá que esperar o envio do arquivo certo quando for necessário.
Também vale a pena mencionar que o GED moderno normalmente se integra bem com ferramentas e softwares de terceiros. Isso torna a comunicação e a colaboração -portanto, a transferência de conhecimento- muito mais fácil, uma vez que os membros da equipe poderão fazer isso diretamente na interface do seu GED.
Melhor preservação do conhecimento
Além de tornar mais fácil o compartilhamento do conhecimento, o GED também garante que o conhecimento organizacional e os dados sejam preservados ao longo do tempo.
Em termos de conformidade, isso remete à importância do controle de versão e manutenção de registros. Um GED de qualidade será construído para que você cumpra os regulamentos necessários simplesmente durante o uso da ferramenta. Em contraste, seguir a rota menos sistematizada deixa você aberto a possíveis violações o tempo todo.
Um GED também pode ajudá-lo a preservar os dados organizacionais depois que um funcionário deixa a empresa. Embora o conhecimento implícito e tácito seja mais comumente alojado em bases de conhecimento internas, o conhecimento explícito (ou seja, informações tangíveis em arquivos e documentos) é mais importante para os processos de gerenciamento de documentos.
Basicamente, seu GED garantirá que você ainda possa localizar, acessar e usar quaisquer documentos que seus ex-membros da equipe possam ter deixado para trás. Por sua vez, o resto da sua equipe pode continuar de onde parou – e manter a bola rolando na direção certa.
Garantia de qualidade
Tudo o que discutimos até agora leva a um grande benefício:
Garantia de qualidade, para sua equipe e para seus clientes.
Para sua equipe, eles podem operar com confiança, sabendo que têm controle total sobre os arquivos com os quais trabalham, ao mesmo tempo que mantêm as medidas de segurança e conformidade adequadas.
Para seus clientes, você também terá garantido a segurança de seus dados – o que significa que eles também se sentirão confiantes ao interagir com sua empresa.
Além do mais, otimizar seus processos de gerenciamento de documentos terá um efeito cascata que, em última análise, afeta a experiência do cliente em termos de velocidade e capacidade de resposta.
Como você será capaz de encontrar, localizar e usar os documentos conforme necessário, inevitavelmente acabará atendendo seus clientes com mais rapidez e eficiência.
Fazendo seus funcionários comprarem a ideia de um GED
Agora, se você ainda não fez muito em termos de sistematizar seus processos de gerenciamento de documentos, provavelmente não será tão simples quanto apertar um botão e observar sua equipe começar a trabalhar.
Em vez disso, você precisará aquecer seus funcionários com a ideia para que possam aproveitar ao máximo a mudança a ser realizada.
Veja como fazer isso acontecer.
Foco nos benefícios
Até agora, falamos sobre como o uso de um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos pode beneficiar sua organização.
Mas, o que é importante neste estágio é ajudar suas equipes e funcionários individuais a ver como isso os beneficiará. Se eles não entenderem como um GED irá permitir que sejam mais produtivos, enfrentem menos frustração, etc., você provavelmente enfrentará uma série de dificuldades ao fazer com que eles o adotem.
A chave é ser específico aqui. Fale sobre as diferenças tangíveis que um software de GED fará em suas operações do dia-a-dia. Estabelecer KPIs pelos quais se esforçar – apoiando sua lógica com estudos de caso de organizações semelhantes que realizaram objetivos semelhantes. Aborde reclamações anteriores de sua equipe, explicando como um GED ajudará a aliviar o problema em questão.
Quanto melhor você conseguir convencer sua equipe sobre os benefícios do uso de um GED, mais fácil será passar pelas próximas etapas do processo. Envolva-os com a mudança e comece a prepará-los para sistematizar seus processos.
Desenvolva e sistematize processos de forma colaborativa
É importante envolver seus vários funcionários na criação de seus processos sistemáticos de gerenciamento de documentos.
A razão é:
A experiência e o conhecimento que cada um deles traz para a mesa são vitais para determinar como sua organização deve abordar o gerenciamento de documentos em primeiro lugar.
Aqui, sua equipe de nível C pode coletar informações valiosas de sua equipe gerencial e de nível básico, como:
- O que (se houver alguma coisa) a equipe está fazendo atualmente em termos de gerenciamento de documentos sistematizado
- Quais processos de gerenciamento de documentos precisam ser criados e / ou resolvido
- Qual ferramenta de sistema de gerenciamento eletrônico de documentos é a certa para sua organização
Embora o gerenciamento de documentos gire em torno de processos semelhantes em todas as organizações, ele parece muito diferente de uma empresa para a outra.
Dito isso, você desejará manter em mente as questões mais urgentes para a sua organização enquanto sistematiza seus próprios processos de gerenciamento de documentos.
Desenrole seu plano e integre seus funcionários gradualmente
A sistematização de seus processos de gerenciamento de documentos não vai acontecer com o toque de um botão.
Em vez disso, vai exigir uma quantidade razoável de tempo e esforço de todos os envolvidos.
É essencial, então, que você crie tempo para que seus funcionários se esforcem para adotar os novos processos em suas operações gerais.
Isso significa fornecer sessões de treinamento agendadas, facilitando a cocriação de materiais instrucionais e outros esforços colaborativos, e permitindo a prática simulada antes de trazer os processos para o “mundo real”.
Além disso, seus funcionários também devem ter acesso aberto a todo o conhecimento organizacional que gira em torno de seus processos de gerenciamento de documentos.
De guias de procedimentos a instruções para software e outros equipamentos, suas equipes sempre devem ser capazes de encontrar as informações de que precisam para aprofundar o entendimento dos processos de gerenciamento de documentos.
Reforçar e melhorar os processos de gerenciamento de documentos ao longo do tempo
Depois de criar e otimizar seus processos de gerenciamento de documentos, você precisará manter seus funcionários focados nesses processos com o passar do tempo.
(Caso contrário, eles são suscetíveis a simplesmente voltar à “velha maneira de fazer as coisas” muito rapidamente – tornando todos os seus esforços até então discutíveis.)
Portanto, é importante reconhecer e mostrar apreço pelos esforços de seus funcionários, e para celebrar todas as conquistas obtidas por meio de tais esforços.
Isso pode ser feito de forma mais estruturada (como apontar o crescimento da produtividade durante as reuniões trimestrais), ou pode ser feito espontaneamente (por exemplo, quando um gerente percebe um funcionário exibindo as melhores práticas absolutas).
Além de reforçar seus processos sistematizados de gerenciamento de documentos, você também deve revisitar seus processos definidos com o passar do tempo.
Aqui, você e sua equipe podem identificar o que está funcionando bem, o que precisa ser melhorado e o que precisa ser totalmente reformulado.
A ideia aqui é fazer com que sua equipe adote totalmente processos sistemáticos de gerenciamento de documentos, a ponto de o “jeito antigo” realmente se tornar uma coisa do passado.
Por sua vez, seus processos de gerenciamento de documentos permitirão que sua organização funcione a todo vapor – abrindo a porta para um grande crescimento no futuro.
Fonte: Helpjuice. Traduzido e adaptado por Profits Consulting.
