O Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) é uma solução que transforma processos empresariais por meio da digitalização e organização de documentos. Essa tecnologia reduz custos, melhora a eficiência e garante acesso rápido às informações. Assim, sua implementação é fundamental para otimizar resultados e aumentar o retorno sobre investimento (ROI).
Redução de custos operacionais com o GED
O GED reduz custos eliminando a necessidade de armazenamento físico, como aluguel de espaços e manutenção de arquivos. Também, tarefas manuais passam a ser automatizadas, diminuindo o uso de mão de obra em atividades administrativas. Essa economia direta impacta positivamente no ROI.
Por exemplo, uma empresa pode reduzir até 70% dos custos relacionados à gestão de documentos ao adotar esse tipo de gerenciamento eletrônico. Ademais, essas economias são sustentáveis no longo prazo.
O que é o ROI e como ele auxilia na tomada de decisões?
O Retorno sobre Investimento (ROI) é uma métrica crucial para mensurar a lucratividade de iniciativas empresariais. Calculado ao dividir os lucros gerados pelos custos envolvidos, o ROI fornece uma visão clara sobre a eficiência de um investimento. Portanto,quando aplicado ao Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), o ROI permite identificar como essa tecnologia reduz despesas operacionais e aumenta a produtividade.
Além disso, essa métrica facilita decisões estratégicas, direcionando recursos para soluções que tragam maior impacto financeiro. O ROI, assim, é indispensável para monitorar e otimizar resultados empresariais.
Impacto do GED na produtividade
O uso do GED melhora significativamente a produtividade das equipes. Com a localização rápida de documentos, processos como revisão de contratos e auditorias tornam-se mais ágeis. Além disso, a centralização de informações reduz erros e retrabalhos, otimizando o tempo dos colaboradores.
Consequentemente, empresas que utilizam GED observam maior eficiência nos fluxos operacionais e um atendimento ao cliente mais eficaz, aumentando sua competitividade.
Como calcular o ROI do GED
Medir o ROI de um gerenciamento eletrônico de documentos é essencial para avaliar sua eficiência. Ele pode ser calculado dividindo os benefícios gerados pelos custos totais da solução. Entre os benefícios destacam-se:
- Redução de despesas com armazenamento;
- Diminuição de custos com retrabalhos;
- Incremento da produtividade.
Assim, é possível observar retornos financeiros significativos, muitas vezes em menos de um ano, comprovando o impacto positivo do GED no ROI.
Segurança e conformidade através do GED
O GED também oferece um alto nível de segurança para as informações corporativas. A digitalização e o armazenamento em sistemas protegidos evitam perdas, vazamentos e acessos não autorizados. Além disso, as soluções de GED incluem recursos como backups automáticos e trilhas de auditoria.
Esses aspectos também auxiliam empresas a se manterem em conformidade com regulamentações como a LGPD, agregando valor ao sistema e melhorando o ROI de forma indireta.
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