A gestão de documentos digitais é uma forma moderna de organizar a documentação empresarial, sendo uma maneira segura e sustentável de manter os arquivos.

Fazer a gestão de documentos digitais é uma forma de organizar melhor os arquivos corporativos, além de modernizar a documentação.

Afinal, se tudo migrou para o formato digital – comunicação, sistemas operacionais, salas de reuniões – por que não os documentos?

Neste artigo, reunimos as melhores práticas da gestão digital de documentos, as vantagens e dicas de como a sua empresa pode adotar esse modelo.

O que é a gestão de documentos digitais e por que ela é importante?

A gestão de documentos digitais é uma prática fundamental para as empresas do século XXI. Consiste em organizar a documentação de um negócio, desde alvarás, passando por comprovantes contábeis, até autorizações específicas de determinado ramo de atuação.

Independentemente do tamanho da empresa, lidar com documentos é sempre uma tarefa complexa. Afinal, estamos falando de uma obrigação legal, já que a documentação funciona quase como a identidade de uma instituição.

Com a modernização e a digitalização dos processos de negócio, já é possível fazer essa organização por meio de sistemas virtuais. A gestão adequada dos documentos é importante para:

• Garantir mais eficiência na localização de documentos
• Eliminar o uso de papel
• Reduzir custos
• Proporcionar mais segurança aos dados da empresa.

Quais são os benefícios?

Um bom sistema de gerenciamento de documentos agiliza o dia a dia no negócio, tornando a procura por documentos um processo mais dinâmico e facilitado. Abaixo, você confere os principais benefícios de digitalizar a gestão de documentos.

• Segurança dos dados

Impossível falar em acesso e compartilhamento de dados sem pensar na segurança da informação. Usar uma plataforma de gestão de documentos, garante o sigilo e a segurança dos dados, evitando a perda e o acesso indevido de informações.

• Compartilhamento de informações

Com a digitalização, indexação e compartilhamento dos arquivos, a informação não fica presa em um único local ou departamento. É possível compartilhar documentos de forma inteligente, maximizando a eficiência de trabalho dos profissionais.

O acesso ainda conta com diferentes níveis de permissão, assegurando proteção e distribuição de dados a quem realmente necessita das informações.

• Organização e maior capacidade de armazenamento

As empresas que ainda usam a versão física dos documentos sabem o quanto isso pode se tornar um problema. Afinal, papel exige espaço! E se a empresa já atua há um tempo maior, a quantidade de arquivos é gigante.

Quem precisa de um documento antigo pode demorar bastante tempo para encontrá-lo, mesmo com uma boa estratégia de arquivamento.

O sistema digital organiza os dados em uma espécie de biblioteca virtual, reduzindo a necessidade de espaço físico. Além disso, os documentos ficam sistematizados e em poucos segundos é possível encontrar a informação desejada.

• Redução dos erros

A gestão digital reduz falhas humanas e outros erros comuns, como arquivos duplicados ou desatualizados.

• Agilidade e eficiência

Um dos maiores benefícios de trocar o ambiente físico pelo digital, é a agilidade e eficiência das operações.

O sistema de gestão de documentos permite o acesso de arquivos de forma muito mais rápida, e garante uma entrega muito melhor de resultados.

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