Não é nada fácil fazer uma boa gestão de documentos jurídicos. Se houver qualquer erro no prazo de um processo, perda de informações importantes ou mistura de dados de clientes, toda a saúde da atividade é colocada em risco. Por isso, esse tipo de documentação exige uma atenção maior para evitar complicações inesperadas. Sendo assim, encontrar formas de gestão eficazes é fundamental.
Conheça os conceitos básicos para Gestão de Documentos Jurídicos
A gestão de documentos jurídicos é uma metodologia que possibilita aos escritórios de advocacia gerirem toda a informação não estruturada (documentos). Informação que, por sua vez, é um fator importante e decisivo para esse tipo de negócio. Veja os conceitos básicos dessa gestão:
Digitalização – os documentos em formato de papel são digitalizados. Assim, os documentos eletrônicos são produzidos e podem ser classificados e disponibilizados de acordo com um determinado critério.
Redução de custo – a diminuição dos custos se dá através do aumento da produtividade em relação à procura, reencaminhamento e gestão de documentos jurídicos. Além disso, há também uma economia com custo de cópias e necessidades de espaço de arquivo;
Indexação – classificar e catalogar os documentos eletrônicos. Essa fase é semelhante ao processo de arquivo físico, mas potencializando as vantagens dos sistemas de informação. Assim, garantindo a gestão integrada do arquivo físico e eletrônico;
Padrões – de todos os tipos de documentos do escritório, métodos de classificação e de entidades; uniformização de processos utilizando sempre os mesmos procedimentos;
Pesquisa – em uma gestão de documentos jurídicos, é preciso contar com um motor de busca que seja capaz de pesquisar arquivos a partir dos seus atributos ou conteúdos. Permitindo, assim, localizá-los e disponibilizá-los de forma imediata sempre que for preciso;
Workflow – é a definição dos diferentes estados pelos quais um documento passa, incluindo publicação, aprovação, distribuição e circulação do arquivo. Dessa forma, é possível fazer o controle dos fluxos de circulação de documentos.
Como a tecnologia estimula a inovação na advocacia
Idealizar novas formas de se relacionar com clientes e novas práticas de trabalho colaborativas são ótimas maneiras de inovar no ramo da advocacia. E isso, claro, deve procurar sempre promover a agilidade nos processos. Tudo isso sem dispensar a segurança exigida no relacionamento entre advogados e clientes.
O conceito de inovação pode ser entendido como a atribuição de uma nova perspectiva para algo que já existe. Redação, procurações, aprovação e assinatura de contratos são alguns exemplos de atividades que fazem parte do dia a dia dos profissionais da advocacia. Essas tarefas podem ser privilegiadas a partir do momento em que é adotado um software de gestão de documentos jurídicos.
No âmbito jurídico, as novas tecnologias ajudam na otimização desses e diversos outros processos, buscando mais agilidade e cumprimento eficiente dos prazos. Afinal, tempo é algo muito valioso para qualquer profissional, especialmente para os advogados.
Tenha o auxílio terceirizado para fazer uma gestão de documentos jurídicos com eficiência
Atualmente, o mercado já conta com empresas especializadas em gestão de documentos para auxiliarem nessa atividade, seja no armazenamento físico ou online. Portanto, por que não considerar fazer esse tipo de contratação para fazer a gestão de documentos jurídicos do seu escritório?
Busque por uma companhia especialista em tecnologia empresarial que possa atender às suas necessidades. Além disso, ela deve fornecer, sempre que necessário, os dados físicos armazenados ou disponibilizar as cópias de documentos digitalizados.
Com a gestão adequada dos documentos jurídicos, é possível economizar espaço no seu negócio, além de manter a segurança e a integridade de todos os seus arquivos. Com soluções inovadoras nas áreas de tecnologia e gestão documental, a Profits Consulting pode exercer esse papel no seu escritório de advocacia.
Há mais de 10 anos no mercado nacional e internacional, a Profits atua em parceria com o cliente. Assim, apoiando na busca por soluções que maximizem o valor agregado à estratégia traçada. Entre em contato e faça um orçamento.
