O impacto da Gestão de Documentos no trabalho remoto aconteceu por diversos motivos. Como resultado, os sistemas de gerenciamento de documentos tornaram-se críticos para as empresas que precisam encontrar maneiras de gerenciar seus documentos em tempo real, independentemente da localização.
Este artigo explorará o impacto do gerenciamento de documentos no trabalho remoto, examinando como ele mudou a maneira como nos comunicamos e colaboramos com outras pessoas, aumentou a produtividade e eliminou processos baseados em papel.
Leia:
- Como fazer a gestão de documentos digitais
- 4 bases fundamentais para a gestão de documentos digitais
1- Acesso e Colaboração Remota da gestão de documentos
O gerenciamento de documentos garante que os documentos importantes estejam seguros e facilmente acessíveis. Isso é especialmente importante ao lidar com informações ou dados confidenciais.
Os sistemas de gerenciamento de documentos fornecem medidas de segurança, como proteção por senha, criptografia e permissões de usuário para proteger os documentos contra acesso não autorizado.
Além dos benefícios de segurança, o gerenciamento de documentos agiliza os fluxos de trabalho, reduzindo os processos manuais, como a busca de arquivos ou o envio e recebimento de e-mails.
Com todos os documentos relevantes armazenados em um local centralizado, os funcionários podem localizar rapidamente as informações de que precisam, sem perder tempo vasculhando várias pastas ou segmentos de e-mail.
2- Organização e Produtividade na gestão documental
O gerenciamento eficaz de documentos é um fator crucial para manter a produtividade e a organização, especialmente para trabalhadores remotos. Com as ferramentas e estratégias certas, é possível criar um fluxo de trabalho eficiente que garanta que todos os documentos necessários sejam facilmente acessíveis e devidamente organizados.
Além do armazenamento em nuvem, a utilização de ferramentas de colaboração pode ajudar as equipes a manter o controle dos projetos e prazos. Essas ferramentas fornecem uma representação visual das tarefas que precisam ser concluídas, tornando mais fácil para os membros da equipe priorizar sua carga de trabalho.
Ao manter tudo em um só lugar, as equipes podem simplificar a comunicação e evitar confusão sobre quem é responsável por qual tarefa.
Utilizar as ferramentas e os processos certos pode fazer uma diferença significativa na simplificação dos fluxos de trabalho, na promoção da colaboração e, por fim, na obtenção do sucesso como equipe.
3- Segurança e Confidencialidade
Com recursos avançados de segurança, como criptografia e controle de acesso, os sistemas de gerenciamento de documentos podem proteger contra acesso não autorizado e violações de dados.
A criptografia fornece uma camada de proteção ao codificar as informações de forma que apenas as partes autorizadas possam lê-las. O controle de acesso permite que os administradores gerenciem permissões para diferentes usuários, restringindo o acesso a informações confidenciais com base na necessidade de conhecimento.
Os sistemas de gerenciamento de documentos também permitem o controle de versão, garantindo que apenas a versão mais recente de um documento seja acessível aos usuários que o solicitarem. Isso evita confusões e erros resultantes do uso de informações desatualizadas ou incorretas pelos funcionários.
4- Auditoria e Rastreabilidade
Com auditoria e rastreabilidade, os líderes de equipe podem monitorar facilmente as atividades dos membros de sua equipe, garantindo que eles estejam trabalhando de forma produtiva nas tarefas atribuídas.
Além disso, os sistemas de gerenciamento de documentos também fornecem uma trilha de auditoria que pode ser usada para verificar a autenticidade e precisão dos documentos. Isso é especialmente crucial para empresas que lidam com informações confidenciais, como documentos jurídicos ou financeiros.
O software de gerenciamento de documentos rastreia todas as atividades relacionadas a um arquivo, incluindo visualização, edição, upload ou download, permitindo que as empresas identifiquem qualquer acesso ou modificação não autorizado.
5️- Sustentabilidade e Responsabilidade Social
À medida que mais empresas fazem a transição para o trabalho remoto, a quantidade de desperdício de papel e o consumo de energia em escritórios tradicionais podem ser significativamente reduzidos.
Os sistemas de gerenciamento de documentos permitem o armazenamento eletrônico e o compartilhamento de documentos, reduzindo a necessidade de cópias físicas.
Além da sustentabilidade ambiental, é importante que as empresas também priorizem a responsabilidade social na implementação de sistemas de gestão documental. Recursos de acessibilidade, como leitores de tela e legendas ocultas, podem melhorar a inclusão de pessoas com deficiência.
Além disso, garantir que as informações confidenciais sejam devidamente protegidas por meio de criptografia e outras medidas de segurança pode proteger os direitos de privacidade dos funcionários.
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