Autoria: Ana Araújo (CEO da 4A Consultoria e Gestão de Documentos e Informações)
Vamos por partes.
Neste artigo vamos falar de mapeamento de processos e transformação digital, mas antes precisamos entender estes dois conceitos.
O mapeamento de processos trata-se um instrumento de gerenciamento. Serve para mapear informações e atividades que interagem no fluxo de trabalho, para alcançar os objetivos da empresa. O foco do mapeamento de processos é sempre buscar o melhor resultado para o negócio.
Do ponto de vista da gestão da informação, o mapeamento de processos deve responder: Qual é melhor caminho que a informação deve percorrer.
O mapeamento de processos auxilia empresas e pessoas a entender:
- Como fazemos?
- Como fazer melhor?
- Como fazer com mais eficiência?
- Como fazer com mais agilidade?
O segundo conceito que precisamos entender é o conceito de transformação digital, que frequentemente é confundido com digitalização e indústria 4.0. A transformação digital está suportada em três pilares: tecnologia, processo e cultura organizacional que juntas impactam o modelo de negócio da empresa.
Com base neste conceito inicial de transformação digital, fica claro que a transformação digital não acontece sem um mapeamento de processos. Como seria possível buscar melhorar o modelo de negócio e os seus resultados sem conhecer o próprio processo da empresa? E preciso identificar, mapear para depois melhorar e automatizar.
Percebemos no nosso dia a dia nas consultorias em diferentes cidades do país e com tipos de negócios diversificados um ponto em comum: a busca das empresas por eficiência e automação. Esta é a busca das empresas que querem manter-se competitivas no mercado, entretanto, nos deparamos com situações e relatos do tipo: “ implantamos um sistema mas não conseguimos atingir o nosso objetivo”, “automatizamos o processo errado”, “não dimensionamos de forma correta o processo”, “não escolhemos uma boa tecnologia” e o pior caso “ não conseguimos implantar o sistema por resistência das pessoas”. Todas estas dificuldades se resumem na questão principal e conceitual da transformação digital: pessoas, processos e tecnologia.
O mapeamento de processos é parte relevante da transformação digital. Ela precisa ser aplicada nos processos do negócio em sí, mas poder ser usada para influenciar a cultura da empresa e mapear as tecnologias do mercado. Agora, você pode estar se perguntando, como usar o mapeamento de processos para atuar nos pilares de cultura organizacional e tecnologia? Vamos listar algumas dicas:
1 – Comunicar a todos os colaboradores que a empresa busca a transformação digital e conta com todos para isso.
2 – Efetivamente envolver as pessoas. O mapeamento de processos é uma boa oportunidade para isso, colocando as equipes de trabalho juntamente com um consultor, informando como o processo é realizado e como poderia ser melhorado. O envolvimento das pessoas traz o sentimento de pertencimento e gera engajamento no processo de transformação digital, consequentemente gera mudança na cultura organizacional.
3 – Buscar as tecnologias no mercado e fazer uma análise crítica a tecnologia já utilizada pela empresa, com base nos processos mapeados como críticos para o contexto do negócio. Hoje temos muita tecnologia disponível, mas neste ponto é importante questionar, será que esta tecnologia está adequada ao meu negócio? este é o processo mais crítico da minha empresa? Qual é o retorno do meu investimento? É este o processo que preciso de tecnologia para gerar valor ao meu negócio e manter competitividade?
Em síntese, a bússola da transformação digital é o mapeamento dos seus processos, afinal com os processos mapeados seguimos um direcionamento dentro da empresa. A transformação digital gera vantagem competitiva para o seu negócio, provoca alteração nos processos tornando-os mais inteligentes e automatizados, reduz custos, melhora significativamente os resultados, traz novas tecnologias e a inovação se torna uma constante no negócio. Sua empresa já está pronta para todos estes benefícios?
