Existem muitas etapas da gestão de documentos. Esse modelo de gerenciamento ajuda de maneira significativa na otimização do espaço das empresas e facilita a busca e armazenamento dos arquivos. Por isso, neste artigo, você vai conhecer os métodos de arquivamento, que estão inseridos no processo de gestão de documentos.
Veja 4 métodos de arquivamento e suas variações
Método alfabético
Um dos principais métodos de arquivamento é o método alfabético. Como a própria denominação já indica, o elemento principal levado em consideração nesse esquema é o nome. Esse método é um dos mais usados nas empresas por apresentar o benefício de ser muito simples e rápido.
Entretanto, quando se armazena uma quantidade grande de informações, não é incomum que haja alguns erros. Isso ocorre devido ao cansaço visual do funcionário e também pela enorme variedade de grafia dos nomes.
Para que a localização e o armazenamento dos documentos sejam mais rápidos, o método alfabético pode ser combinado com cores. Assim, fica mais simples identificar a letra procurada. Esse método é chamado de Variadex e usa as cores como elementos auxiliares que facilitam a recuperação e localização dos documentos. Lembrando: essa é apenas uma variação do método alfabético.
Método geográfico
Entre os métodos de arquivamento, o método geográfico é aquele utilizado quando os documentos possuem sua organização através do local. Ou seja, ele é usado quando a empresa escolhe classificar os documentos através de seu local de origem. Porém, segundo a literatura arquivística, duas normas devem ser empregadas para que o método geográfico seja usado corretamente. Veja:
Norma do método geográfico 1
Quando os documentos são organizados por estado ou país, eles devem ser ordenados alfabeticamente. Assim, fica mais fácil localizá-los depois. O mesmo vale para as cidades de um mesmo estado ou país: sempre postas em ordem alfabética. Entretanto, nesse caso, as capitais devem aparecer no início da lista. Isso porque elas são, geralmente, as mais procuradas e possuem uma maior quantidade de documentos.
Norma do método geográfico 2
Ao fazer um arquivamento por cidades, quando não há separação por estado, não existe a exigência de que as capitais apareçam no início. A ordem será simplesmente alfabética. Mas, ao final de cada cidade, o estado a que ela corresponde deve aparecer na identificação.
Método numérico
Novamente como o nome indica, o método numérico é aquele utilizado quando os documentos são ordenados por números. Também é regularmente usado entre as possíveis opções dos métodos de arquivamento. É possível escolher três formas diferentes de usá-lo: numérico simples, dígito-terminal ou cronológico.
Método numérico simples
Usado quando a forma de organizar é feita pelo número do documento ou da pasta em que ele foi arquivado. Ele é muito utilizado na organização de prontuários médicos, processos, filmes e pastas de funcionários.
Método numérico dígito-terminal
A partir do momento em que se utiliza números maiores, com muitos dígitos, o método simples deixa de ser eficiente. Isso porque ele acaba tornando-se lento e trabalhoso. Portanto, nesse caso, o ideal é usar o método dígito-terminal. Nele, a ordenação é feita baseando-se nos dois últimos dígitos. Quando eles são idênticos, a ordenação é dada através dos dois dígitos anteriores. Isso torna o arquivamento mais eficiente e ágil.
Método numérico cronológico
Utilizado para fazer a organização dos documentos por data. Ele é amplamente usado para organizar fotos, documentos financeiros e outros arquivos em que a data é o elemento fundamental para buscar a informação.
Método temático
O método temático propõe a organização dos documentos por assunto. A classificação é feita pelos temas ou assuntos básicos que podem admitir várias composições.
Mesmo todos esses métodos de arquivamento sendo muito úteis para os negócios, o melhor e mais indicado é investir em um bom Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED). Ele, sim, será muito eficiente para organizar e encontrar os seus arquivos na hora em que precisar. Está buscando esse serviço? Entre em contato com a Profits Consulting, empresa especializada em gestão de documentos.
