Para uma empresa, existem muitos motivos para utilizar um Gerenciador Eletrônico de Documentos. Essa mudança de hábito possibilita deixar para trás de vez o sistema manual e facilita a vida dos funcionários, otimizando seu tempo. Por isso, a Profits Consulting separou algumas razões para que você adote esse meio de gestão na sua companhia.
Confira os principais motivos para utilizar um gerenciador eletrônico de documentos
Visão cliente/assunto
Diversas companhias utilizam o Outlook como gerenciador eletrônico de documentos, fazendo com que o armazenamento ultrapasse os 10.000 e-mails. O grande problema é que o Outlook é baseado em e-mails. Por isso, não há uma forma automática para localizar todos os arquivos importantes para um determinado assunto de algum cliente.
Por outro lado, um dos motivos para utilizar um gerenciador eletrônico de documentos está no fato dele ter uma visão ampla sobre clientes e assuntos, realizando uma organização em torno desses itens. Assim, fica muito mais fácil fazer uma solicitação para o sistema. Por exemplo: “mostre-me todos os documentos do cliente X ou assunto Y”.
Base centralizada
Um dos principais motivos para utilizar um gerenciador eletrônico de documentos é a oportunidade de padronizar e centralizar o armazenamento dos mesmos. Isso porque, se todos os colaboradores irão usar o mesmo sistema, existe a garantia de que documentos do mesmo tipo serão organizados na mesma pasta.
Por exemplo: atas de reuniões serão armazenadas em “Ata de Reunião” em vez de “Atas” ou “Registro de reunião”. Assim, todos são obrigados a usar a mesma convenção. A ferramenta também garante que todos os documentos salvos sejam armazenados no mesmo lugar, em vez de alguns serem guardados no servidor e outros na área de trabalho local.
Além disso, todos os documentos são organizados utilizando o mesmo sistema, em vez de ter os documentos de algum cliente armazenados usando critérios diferentes – por usuário, por área, etc. Esse método vem se tornando cada vez mais importante. Isso porque ele facilita a recuperação rápida e completa de todos os documentos necessários.
Mais velocidade na recuperação de documentos
Sistemas manuais exigem que o usuário saiba onde um determinado documento foi armazenado e qual o seu nome. A maioria dos usuários pode até ser eficiente para localizar seus próprios documentos. Entretanto, a busca por um documento criado por outra pessoa pode ser bem prolongada, fazendo com que o funcionário perca tempo.
No geral, um colaborador pode gastar até 5 minutos ou mais procurando um documento, ou mesmo redigitando. Por isso, um dos motivos para utilizar um gerenciador eletrônico de documentos é a recuperação deles em apenas alguns segundos.
Redução de erro humano
Por causa de erros humanos, o tempo perdido em um sistema manual é relativamente grande. O usuário pode armazenar um documento no lugar errado, ou esquecer o nome que deu a ele, ou até mesmo “arrastar e soltar” um diretório inteiro para algum lugar novo, mesmo sem saber o que está fazendo.
Quando alguém que não seja o autor original tenta acessar o documento, as dificuldades aumentam ainda mais. Um usuário pode precisar verificar em quatro ou mais lugares até achar um documento, ou pode até nem o encontrar. Se o autor original está ausente por motivo de doença, férias, etc. isso pode ser uma grande complicação. Quando alguém muda de emprego ou atribuição, o problema é ainda maior.
Controle de acesso aos documentos
Outra razão entre os principais motivos para utilizar um gerenciador eletrônico de documentos é que ele, normalmente, fornece à empresa um controle efetivo sobre a segurança dos documentos e o acesso a eles. Assim, documentos confidenciais, por exemplo, podem ser disponibilizados somente para pessoas que precisam vê-los.
Quando são definidos os grupos de pessoas que poderão ter acesso a determinados tipos de documentos, o gerenciador eletrônico evita problemas referentes à proteção de arquivos utilizando senhas. As funcionalidades de segurança podem incluir também um mecanismo de auditoria. Assim, mostra quem acessou um documento, ou quem fez alterações, etc.
Dessa forma, ficam evidentes os motivos para utilizar um gerenciador eletrônico de documentos no seu negócio. Se você busca uma empresa especializada em soluções em tecnologia e gestão de documentos, entre em contato com a Profits Consulting e faça um orçamento.
