Um sistema de gerenciamento de documentos (GED – Gerenciador Eletrônico de Documentos) é um software robusto projetado para centralizar os documentos relevantes de uma organização, substituindo sistemas desatualizados, díspares ou manuais. O objetivo? Para fornecer uma fonte única e consistente de verdade que pode agilizar a colaboração, facilitar a conformidade, simplificar o controle de versão do documento e, finalmente, levar a maior eficiência e ROI.
Um sistema robusto de gerenciamento de documentos de permitirá aos usuários:
- Eliminar impressões e processos manuais
- Obter acesso instantâneo a informações e documentos relevantes diretamente em dispositivos móveis
- Navegar e manter a relação entre documentos
- Acesso preciso e documentação completa – independentemente da fonte e do formato – com apenas alguns cliques
- Controle de versão do documento e gerenciamento de conteúdo para evitar que os usuários trabalhem em versões incorretas ou desatualizadas
- Manter a qualidade, precisão e integridade dos dados e metadados em um sistema unificado
E não se engane – um Sistema de Gerenciamento de Documentos é mais do que um arquivo digital. É um organizador, distribuidor e integrador de documentos que simplificará processos e permitirá que sua equipe use seus dados, em vez de simplesmente se atrapalhar com eles.
Na engenharia e arquitetura, um Sistema de Gerenciamento de Documentos, como o E-CLIC, pode se conectar e informar as ferramentas de modelagem de informações de construção (BIM) para melhorar a conectividade operacional e garantir que dados importantes sejam acessíveis à empresa
Principais recursos de Sistema de Gerenciamento de Documentos a serem observados
Ao escolher um Gerenciador Eletrônico de Documentos (GED) para sua organização, tenha em mente que os melhores softwares de gerenciamento de documentos incluem os seguintes recursos:
Fluxos de trabalho fáceis de configurar
Controles de revisão e processos de aprovação ajudarão a otimizar as informações do fluxo de trabalho. Isso pode basicamente simplificar a colaboração e garantir que todos estejam trabalhando no documento certo, no momento certo.
Controle intuitivo de versão de documento
O controle automático de versão de documento e auditoria ajudam a garantir que todas as versões e rascunhos de um documento sejam registrados e gerenciados com precisão entre os membros da equipe e dispositivos. Este tipo de gerenciamento de conteúdo pode ajudar a conformidade regulatória e garantir que todos os usuários tenham acesso às informações atualizadas e precisas para maximizar a produtividade, permanecer seguro e garantir a integridade dos dados.
Compliance
Manter a conformidade contínua com os órgãos reguladores requer trilhas de auditoria fáceis de seguir. O software de gerenciamento de documentos certo pode ajudar a definir permissões e controlar o acesso aos documentos para facilitar a conformidade contínua.
Mobilidade
Em um mundo modificado pela pandemia de COVID-19, organizações e membros da equipe são forçados a trabalharem remotamente mais do que nunca. O E-CLIC oferece implantações em nuvem e recursos móveis, os quais podem ajudar a garantir a integridade dos dados, gerenciamento de conteúdo e controle de documentos em dispositivos e locais.
Entrada de dados simplificada
Se os dados corretos estão faltando ou são difíceis de encontrar, pode ser difícil executar ordens de serviço ou fluxos de trabalho completos. O Gerenciador Eletrônico de Documentos certo pode exigir o preenchimento de certos campos e organizar documentos relevantes para garantir que as informações corretas estão no lugar certo na hora certa.
Ferramentas de colaboração
Um sistema robusto de gerenciamento de documentos fornecerá os recursos e ferramentas de que sua equipe precisa para verificar / comentar documentos de forma eficaz, inclusive de forma simultânea, em paralelo, agilizando as atualizações ou tomadas de decisão. Isso inclui ferramentas de marcação, como anotações e consolidação dos comentários.
Fácil localização de documentos e Pesquisa
Encontrar a informação certa no momento certo é mais fácil do que nunca com a estrutura hierárquica do GED, metadados, pesquisa e funcionalidades de arquivamento. Essas ferramentas o ajudarão a rastrear marcos importantes, como datas de criação, modificações, revisões e status de aprovação, ao mesmo tempo em que procura e localiza facilmente os arquivos de que precisa em pastas e repositórios. Incluindo a possibilidade de pesquisa pelo conteúdo dos arquivos.
Os benefícios de um Sistema de Gerenciamento de Documentos
Melhor controle de custos
Muitos fatores – incluindo documentos incompletos e desatualizados – podem levar a custos de manutenção e ineficiências disparadas. Isso é insustentável no ambiente enxuto de hoje. Os Gerenciadores Eletrônicos de Documentos (GED) podem reduzir esses custos de manutenção e, ao mesmo tempo, garantir um local de trabalho mais seguro.
Integridade de dados aprimorada
Um software de gerenciamento de documentos eletrônicos pode manter a integridade de seus dados e ajudar a criar uma fonte única de verdade para suas informações de missão crítica. Isso pode resolver pontos problemáticos comuns, como informações desatualizadas, informações incompletas ou versões ativas incorretas.
Redução do tempo de pesquisa de documentos
Ao oferecer versões simultâneas de documentos e desenhos, uma solução de gerenciamento de documentos como o E-CLIC torna as informações, documentação e esquemas facilmente acessíveis. O E-CLIC também mantém a integridade dos dados, criando assim uma única fonte de verdade para todas as informações importantes.
Menos erros humanos dispendiosos
Erros e redundâncias causados por informações ausentes ou controle de documentos podem custar tempo, eficiência e produtividade. Um GED abrangente irá facilitar a pesquisa de documentos e oferecer atualização e preenchimento de dados de documentos automatizados para reduzir esses erros e aumentar o ROI.
Funcionários e departamentos conectados
O E-CLIC ajuda profissionais a manter sua documentação crítica atualizada. Ele também garante que os dados sejam facilmente acessíveis pelas pessoas certas, maximizando a produtividade da equipe, garantindo a organização entre departamentos e apoiando a segurança do pessoal.
Esse tipo de informação abrangente e amplamente disponível pode preencher a lacuna de habilidades e permitir um melhor treinamento e gestão do conhecimento dentro de uma organização.
Aumente a transparência
Para aumentar os processos e melhorar a produtividade, um Gerenciador Eletrônico de Documentos pode fornecer uma visão ampla de como os documentos estão sendo usados e como seus processos orientados a documentos estão funcionando. Use essa visão para recompensar funcionários, reestruturar processos e gerar retorno sobre seu investimento.
Custos reduzidos de armazenamento e arquivamento
Elimine a necessidade de dedicar espaço físico, largura de banda de funcionários e orçamentos operacionais para manter o armazenamento e a organização de arquivos.
Segurança aprimorada
Violações de dados, perda de documentos e problemas de conformidade são pontos problemáticos muito reais, especialmente em um ambiente digital desorganizado. Ao controlar o acesso às informações e oferecer atualizações de segurança consistentes, um Gerenciador Eletrônico de Documentos pode ajudar sua organização a abordar e contornar com eficácia essas preocupações.
Eficiência aumentada
A extração de dados automatizada de um GED, recursos de pesquisa e modelos de fluxo de trabalho podem reduzir esses gargalos melhorando assim a eficiência e o tempo de atividade em toda a empresa.
Para sobreviver em uma indústria global competitiva, em rápida mudança, as organizações devem olhar continuamente para saber como aumentar sua eficiência operacional.
Flexibilidade para alocar o orçamento
Imediatamente após a implementação, um Sistema de Gerenciamento de Documentos pode substituir os arquivos em papel atuais, reduzindo drasticamente o tempo e o orçamento gastos no gerenciamento de registros em papel. A longo prazo, a pesquisa mais eficaz e o gerenciamento automatizado de documentos podem aumentar a eficiência e liberar fundos para outras demandas do negócio.
Quem pode usar um Gerenciador Eletrônico de Documentos (GED) ?
Setores e tipos de negócios que o Sistema de Gerenciamento de Documentos pode ajudar
Um GED pode ser usado em uma variedade de ativos ou setores com muitas informações. É também uma ferramenta ideal para empresas que dependem de operações baseadas em papel (e percebem as ineficiências e gargalos resultantes) ou para aquelas que têm documentos digitais em muitos sistemas ou repositórios desconectados (ou seja: em documentos do Word, PDFs, planilhas do Excel, PowerPoints , e-mails, documentos móveis, etc.)
Pontos problemáticos que o Gerenciador Eletrônico de Documentos (GED) pode resolver:
Para profissionais dessas indústrias e situações, um Sistema de Gerenciamento de Documentos pode ajudar a resolver os pontos comuns, incluindo:
- Custos de armazenamento físico / terceirizado de documentos fora de controle
- Atrasos e ineficiências consistentes relacionados a dados
- Processos frustrantes de pesquisa, atualização e recuperação de documentos
- Informações isoladas e desconectadas que dificultam a tomada de decisões baseadas em dados e vulnerabilidades de segurança
- Baixa capacidade de recuperação de desastres
- Erro humano
Problemas:
Como funciona um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos para solucionar problemas?
Ao centralizar informações díspares e fornecendo uma ferramenta simples para procurar documentos, manter a conformidade e mais, um GED pode ajudar os usuários de todos os setores e mercados verticais:
- Proteger seus documentos contra ameaças de segurança e preocupações de conformidade
- Converter documentos em papel para eletrônico e consolidar informações díspares
- Compartilhar todas as informações relevantes com as pessoas certas na hora certa
- Simplificar a organização e padronização de documentos enquanto adiciona contexto e aprimoramentos às informações importadas
- Consolidar e conectar informações para obter uma visão geral e melhorias operacionais
Um Sistema de Gerenciamento de Documentos também pode ser um componente essencial de uma transformação digital mais ampla e pode informar estratégias e processos mais amplos – como manutenção preventiva, automação de processos de negócios – que irão modernizar seu ambiente empresarial.
