Você já deve saber o que é um EDMS. A sigla se refere a um Engineering Document Management System – ou, traduzindo do inglês para o português, um sistema de gerenciamento de documentos de Engenharia. Mas você já se perguntou o que não pode faltar no seu EDMS?
Essa é uma pergunta que deve ser colocada. Afinal, existem muitos sistemas de gestão de documentos no mercado. Como diferenciar cada um e descobrir o melhor para você?
O primeiro passo é descobrir o que é indispensável para a organização de arquivos da sua empresa. Assim, saber o que não pode faltar no seu EDMS é essencial para determinar qual é o EDMS que você está procurando.
Mas como responder essa dúvida? Nesse texto, vamos trazer alguns elementos que podem alavancar o seu conhecimento sobre o assunto.
Qual é a função de um EDMS
Esse ponto pode parecer óbvio, mas é necessário ilustrá-lo para darmos prosseguimento ao tópico principal. É preciso ter em mente para que serve um EDMS para poder avaliar suas funcionalidades da melhor maneira possível.
Então, qual é a função de um EDMS? Bem, quando falamos de gerenciamento de documentos, falamos, antes de mais nada, de organização.
Todo o objetivo de um sistema de gestão é ajudar a administrar os seus arquivos de maneira organizada. Essa é, inclusive, a maior vantagem do EDMS sobre o armazenamento de documentos físicos: é muito mais fácil organizar algo digitalmente do que numa caixa ou numa sala.
O outro princípio que deve reger um EDMS é o da otimização de trabalho. O tempo que um EDMS pode poupar, para a empresa, é um tempo precioso que deve ser valorizado.
Afinal, estatísticas mostram que 30% do tempo dos funcionários em posição de gestão é gasto com pesquisa ou distribuição de informação. Reduzir esse tempo é aumentar a produtividade desses funcionários.
Por fim, um bom EDMS deve prezar pela segurança da empresa. Documentos podem carregar todo tipo de informações confidenciais sobre os seus negócios. Logo, o seu EDMS deve melhorar a privacidade desses documentos, permitindo maior controle do seu acesso.
O que não pode faltar no seu EDMS
Tendo em vista tudo isso, resta citar o que não pode faltar no seu EDMS. Lembre-se: a falta dessas funcionalidades poder vir a custar muito caro para a sua empresa.
Controle automático de versões
Um projeto de Engenharia trabalha com diversas versões de um mesmo documento. Assim, é preciso que o sistema permita o acesso e o controle dessas diferentes versões, facilitando o processo de trabalho.
Revisões e comentários no navegador
Essa talvez seja a principal função que não pode faltar no seu EDMS. Durante um projeto, é necessário debater cada mudança que é feita com todos os envolvidos. Por isso, é crucial que o sistema deixe você fazer comentários num documento sem editá-lo.
Pense assim: se você examina um arquivo e acha que algo está faltando, você pode acrescentar no texto original sem checar com ninguém. Mas alguém pode olhar a sua mudança depois e achá-la desnecessária. Isso iria gerar uma discussão, e depois o documento poderia ter que ser alterado de novo. Seria um atraso que prejudicaria o andamento do serviço.
Acesso controlável e rastreável
Fundamental para a segurança de informações da empresa. Cada usuário deve ter suas permissões definidas de acordo com a sua função, e o gerente do projeto deve poder rastrear todas as ações que forem realizadas.
Total mobilidade
Nos dias de hoje, é preciso permitir que os documentos sejam acessados em computador com acesso via internet.
Esses são alguns dos elementos que não podem faltar no seu EDMS. O E-CLIC, sistema desenvolvido pela Profits Consulting, oferece todas essas funcionalidades. Quer saber mais? Entre em contato com a gente!
