Empresas estão constantemente tentando otimizar as operações e a produtividade. Uma das principais maneiras de melhorar o fluxo de trabalho e a eficiência é por meio da documentação digital. No entanto, existem várias maneiras de digitalizar um documento, incluindo digitalização e imagem.
Ter um documento digital pode melhorar o fluxo de trabalho e também a acessibilidade. No entanto, há uma diferença entre digitalização de documentos e geração de imagens de documentos.
Para a maioria das pessoas, digitalização e imagem são palavras similares, mas têm significados diferentes. Ambos os serviços digitalizam um documento, mas o que você pode fazer depois é diferente.
O que é a Imagem de um Documento
Ao escanear um documento, estamos convertendo em uma imagem digital. Isso significa que a imagem está acessível, mas o documento não pode ser manipulado ou editado.
Essencialmente, os serviços de imagem criam uma foto real em vez de um documento. Embora você ainda possa ler e indexar o documento, não é possível usar o reconhecimento óptico de caracteres (OCR) para pesquisar os documentos.
O que é digitalização de Documentos?
A digitalização de documentos converte um documento em papel em um documento digital. Este documento é editável e transferível. Além disso, este documento pode ser indexado para facilitar a acessibilidade.
Você também usa o reconhecimento óptico de caracteres para seus documentos. Isso permite que você manipule e edite certas partes do documento.
Você pode incorporar um todos estes documentos a um software de gestão de documentos para indexar e pesquisar arquivos. Esta é uma maneira fácil de gerenciar seus documentos digitais também. Os funcionários podem acessar, editar e transferir arquivos sem problemas.
Benefícios da digitalização de documentos em oposição à escanear
Existem vários outros benefícios na digitalização de documentos, incluindo:
Reconhecimento óptico de caracteres (OCR)
O reconhecimento óptico de caracteres (OCR) é a conversão de imagens digitadas, manuscritas ou impressas em texto codificado por máquina. Isso significa que os documentos são pesquisáveis e fáceis de encontrar.
O software analisa as imagens e extrai as palavras do texto. Você pode então, com um software capaz, pesquisar por palavras/conteúdos específicos e os documentos corretos serão exibidos. Isso aumenta drasticamente as operações de negócios, bem como a eficiência dos funcionários.
Supressão de documentos durante a digitalização
A supressão de documentos significa simplesmente remover texto ou imagens de um documento. Muitas empresas usam isso porque você pode remover informações privadas de um documento. Isso elimina o risco de roubo de identidade de dados pessoais em um documento eletrônico.
Indexação automática e capacidade de pesquisa
A indexação de documentos é o processo de agrupar ou marcar documentos com diferentes termos pesquisáveis. Esses termos são criados e definidos pela empresa e podem ser usados para agrupar documentos para facilitar o acesso.
A indexação de documentos elimina a confusão de arquivos e a frustração na pesquisa, ao mesmo tempo em que cria uma maneira fácil e inteligente de localizar arquivos em segundos.
Você precisa de digitalização ou de documentos? Podemos ajudar
Escanear documentos é útil se você precisar de algo rapidamente. No entanto, pode ser menos útil a longo prazo porque é mais difícil indexar ou localizar documentos específicos sem um sistema de nomenclatura de arquivo específico. Visto que a digitalização de documentos abre muitas oportunidades no local de trabalho e também em casa.
Podemos ajudá-lo nesse processo e ajudá-lo a determinar qual opção é melhor para você. Comece hoje o processo de conversão de documentos e deixe que a Profits Consulting te ajude nisso.
