Ao longo dos anos, é impressionante a quantidade de papéis e documentos que uma empresa precisa manter seguro caso haja necessidade. E, muitas vezes, essa “necessidade” não aparece e a papelada acaba simplesmente se acumulando e ocupando espaço. É por isso que muitas empresas tem digitalizado seus documentos. Mas por que investir na digitalização de documentos?
Problemas de documentos físicos
Manter um arquivo de documentos em papel é algo extremamente trabalhoso e que pode ocupar um espaço enorme dentro de qualquer empresa. Além de ter que se usar os materiais adequados e da necessidade de dar atenção redobrada a higiene do espaço, nem todos podem dispor de um grande espaço para a montagem de um arquivo.
Outro problema comum com documentos em papel é conseguir manter sua integridade. Muitos papéis acabam apagando com o passar do tempo ou mesmo sofrem com a deterioração do próprio material, principalmente se o arquivo não for mantido da forma correta, o que acarreta gastos para a empresa.
Isso não acontece com documentos digitais, pois eles mantêm sempre a mesma integridade, apesar do tempo. Além disso, um banco de dados digital ajuda a empresa a economizar dinheiro, pois dispensa a criação de um espaço controlado para a armazenagem da papelada, que só aumenta conforme a empresa cresce.
Outra preocupação é quanto a organização e catalogação do material. É pouco provável que se encontre um documento com rapidez se tudo não estiver muito bem arrumado, e esta demora pode acarretar problemas para qualquer empresa, atrapalhando seus mais diversos processos internos (ou mesmo externos).
Vantagens da digitalização de documentos
É por isso que muitas empresas, dos mais diversos portes, têm investido na digitalização de seus documentospara a formação de um banco de dados digital. Assim, os documentos ficam armazenados num local seguro, o que não só facilita o acesso como torna fácil encontrar qualquer material de que se precise com bastante rapidez.
E é claro que rapidez na localização de qualquer documento pode ajudar um empresa a funcionar melhor. Se começarmos a contabilizar o tempo gasto na procura de papéis, logo podemos perceber que perdemos muito tempo fazendo isso ao longo dos anos. Tempo este que poderia ser muito mais bem empregado para ajudar a empresa a crescer.
Mesmo que nem todos os funcionários de uma empresa necessitem ter o mesmo nível de acesso aos mais variados tipos de documentos, isso não é um problema. Basta utilizar um bom software de gerenciamento de documentos. Desta forma, cada colaborador recebe uma senha que dá acesso apenas aos documentos que ele necessita para desenvolver seu trabalho.
No caso de empresas que possuem funcionários trabalhando remotamente, poder acessar o banco de dados para ter acesso aos mais variados documentos é algo fundamental para esta dinâmica de trabalho. Imagine se esta pessoa precisa requisitar a digitalização de um documento toda vez que necessita de um ou tenha que ir ao escritório apenas para acessá-lo.
Como digitalizar seus documentos
A digitalização de documentos é algo que pode tomar muito tempo, especialmente se a pessoa que irá fazê-lo não sabe bem como lidar com o material e este tiver muitas páginas. Além disso, o envio do arquivo pode tomar muito tempo, especialmente se ele for grande. Porém, se o material já estiver no banco de dados digital, o próprio funcionário pode acessá-lo de onde estiver.
Atualmente, há empresas que podem desenvolver não só este tipo de software de forma personalizada para que outras empresas possam armazenar e gerir seus próprios documentos da melhor forma possível, como também ajudar em todo este processo de passar documentos impressos para o universo digital.
Com mais de 10 anos de atuação tanto em empresas nacionais quanto internacionais, a Profits Consulting é uma empresa que fornece soluções para as áreas de tecnologia e gestão documental, atuando em parceria com seus clientes e buscando as melhores opções pata atender suas demandas, ajudando seu negócio a crescer.
