1. O que é gerenciamento de documentos?
A sigla GED significa Gerenciamento Eletrônico de Documentos ou Gestão Eletrônica de Documentos.
A gestão de documentos é uma área da administração geral relacionada com a economia e eficácia na produção e utilização dos documentos, dos quais a informação deve estar disponível no lugar certo, na hora certa, para as pessoas certas e com o menor custo possível.
O gerenciamento de documentos (GED) é o processo de salvar, localizar, editar e compartilhar diferentes tipos de documentos eletrônicos de forma mais eficaz e eficiente para as organizações.
Um elemento vital da gestão de documentos é que os documentos são armazenados em um local centralizado para que todas as partes interessadas com o direito de acessar esses arquivos possam localizá-los rapidamente. No GED, os programas de computador são usados para armazenar, mas também para proteger dados.
Uma organização sem um sistema de gestão de documentos eficaz deve armazenar todos os arquivos criados diariamente manualmente na pasta certa e no disco correto. O processo de armazenamento manual de dados é um processo demorado que pode ser evitado preferencialmente com um GED.
Esse tipo de sistema pode automatizar o processo de organização, digitalização, edição, aprovação, compartilhamento, controle de versões, fluxos de trabalho de documentos e garantia. Os documentos são armazenados em uma nuvem segura, e apenas membros autorizados têm acesso a esses arquivos.
Por essa razão, a implementação de um sistema de gerenciamento de documentos economiza tempo e, portanto, dinheiro que pode ser investido em outros lugares.
2. Para quem é o gerenciamento de documentos?
Independentemente do tamanho das organizações, muitas empresas têm um conjunto de documentos separados. Esses documentos podem ser tanto digitalmente quanto baseados em papel, mas todos precisam ser empilhados e armazenados juntos.
Os documentos podem incluir arquivos eletrônicos, mas também planilhas, imagens, documentos em papel digitalizados. Esses documentos são armazenados em uma rede pública ou privada em unidades ou arquivos compartilhados.
Na sociedade atual, está se tornando uma obrigação das empresas privadas armazenar informações confidenciais adequadamente com o mais alto nível de segurança. Independentemente do tamanho da organização, o direito se aplica a todas as empresas que trabalham com dados que devem ser protegidos.
Ao integrar um sistema de gestão de documentos, ele economiza custos, mas, mais importante, todos os arquivos armazenados em um local centralizado e seguro.
A gestão de documentos não é nova, mas com o surgimento de novas tecnologias, a gestão de documentos tem oferecido novas possibilidades para qualquer organização. Quando um sistema de gestão de documentos é integrado a uma empresa, os funcionários ou o empreendedor podem trabalhar em qualquer local e a qualquer momento. Mais importante, o tempo que geralmente é investido na edição e armazenamento de arquivos agora pode ser investido nas atividades mais essenciais.
De fato, se uma empresa estiver acostumada a gerenciar a gestão de documentos da maneira tradicional, a mudança que ocorreria com um sistema de gestão de documentos digitalizado será significativa. O estresse diminuiria drasticamente, e os negócios potencialmente cresceriam devido ao tempo adicional que pode ser usado para ideias inovadoras e criativas que melhoram a empresa.
3. Conclusões sobre o gerenciamento de documentos.
A utilização de um sistema de gestão de documentos está se tornando mais popular. Mas integrar um sistema de gerenciamento de documentos sem a ajuda de um especialista vai ser difícil. Felizmente, hoje, existem vários provedores que podem ajudar a criar softwares que melhor se adaptem ao seu negócio.
Uma vez que uma empresa efetivamente faz uso desse sistema, a empresa tem um armazenamento centralizado e os documentos são corretamente protegidos e contra intrusos relutantes.
Além disso, ele vai ajudar a empresa a compartilhar arquivos rapidamente com qualquer pessoa ou organização, e elimina o processo físico de digitalização, edição e economia. Uma coisa é certa, o processamento de arquivos será automatizado, e o tempo será economizado.
Podemos ajudar a transformar e proteger sua empresa!
Depois de implantar o GED mais aderente em sua empresa, você verá que ele é realmente transformador, facilitando os recursos remotos, e aumentando sua própria tranquilidade sobre a capacidade de sua empresa de perseverar em quase todas as condições de negócios e mitigar seus riscos de segurança.
Conheça o E-CLIC, o GED da Profits Consulting que garante toda segurança e confiança em sua base de arquivos e projetos. Entre em contato conosco!
